論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理

孔靜靜

【摘要】隨著我國科技的快速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在多個領(lǐng)域占據(jù)重要地位，這是其自身優(yōu)點(diǎn)以及時代發(fā)展的雙重作用，尤其是信息系統(tǒng)的引入，在時代發(fā)展潮流中不斷深入。對于多個主體，加強(qiáng)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理是科學(xué)與時代的發(fā)展要求，具有舉足輕重的影響。基于此，本文主要對相關(guān)問題進(jìn)行分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);項(xiàng)目工程;管理

2017年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，參與了XX市檔案館智能綜合管控平臺項(xiàng)目的建設(shè)工作。該項(xiàng)目總投資800萬元，建設(shè)工期為一年，主要功能包括云數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)、檔案環(huán)境保護(hù)系統(tǒng)、智慧檔案存儲系統(tǒng)、安全防范系統(tǒng)、庫房消防系統(tǒng)、信息交互系統(tǒng)。通過該項(xiàng)目的建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)具有智能感知與處置檔案信息能力的新型檔案管理模式，對各子系統(tǒng)進(jìn)行全局化的集中監(jiān)控和管理。撤底擺脫了之前檔案操作流程繁瑣低效，整理耗時的狀況，有效提高了管理效率、安全等級和群眾的滿意度，為檔案館樹立了良好的形象。2018年5月，該項(xiàng)目順利完工并通過建設(shè)方的驗(yàn)收，運(yùn)行后獲得了一致好評。本文結(jié)合我的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，主要從規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認(rèn)范圍、控制范圍幾個方面對項(xiàng)目實(shí)施過程中的范圍管理進(jìn)行論述。

一、工程概況

2017年5月，我公司中標(biāo)XX市檔案館智能綜合管控平臺項(xiàng)目，本人在該項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。該項(xiàng)目是基于物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)構(gòu)建的智能管理、多元化檔案管控平臺，旨在搭建具有智能感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息服務(wù)的新型檔案管理模式。項(xiàng)目總投資800萬元，其中軟件部分為380萬元，建設(shè)工期為一年。包含軟、硬件研發(fā)設(shè)計，設(shè)備采購和工程施工、升級、安裝調(diào)試、售后維護(hù)等內(nèi)容。主要功能包括云數(shù)據(jù)檔案管理平臺、檔案環(huán)境保護(hù)系統(tǒng)、智慧檔案存儲系統(tǒng)、安全防范系統(tǒng)、庫房消防系統(tǒng)、信息交互系統(tǒng)等各個子系統(tǒng)。通過該項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和智能聯(lián)動、全方位的服務(wù)檔案管理工作以及保障庫房和實(shí)體檔案的安全，撤底擺脫了之前檔案操作流程繁瑣低效，整理耗時和諸多安全隱患的狀況，有力提升檔案館管理水平和群眾的滿意度，為傳統(tǒng)檔案館面向社會服務(wù)和檔案資源面向社會利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，樹立了良好的形象。基于檔案管理的保密性與資源共享方面的需求，本項(xiàng)目采用C/S和B/S混合模式構(gòu)建系統(tǒng)，使用Python作為開發(fā)語言，提高了該系統(tǒng)的易用性和兼容性。數(shù)據(jù)庫采用SQLserver2000，服務(wù)器操作系統(tǒng)采用了比較通用的WindowsServer2008。

二、信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容

就當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本問題，各領(lǐng)域十分重視對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響作用，并且在其凸顯出的特點(diǎn)上，明顯看出計算機(jī)的影響力。換言之，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在的因素多是以信息的形式存在的，這些信息需要有規(guī)律的被儲存和有價值的使用。這些問題直接性的體現(xiàn)出計算機(jī)技術(shù)信息系統(tǒng)的關(guān)鍵特點(diǎn)，必然的驅(qū)使下，各領(lǐng)域使用信息系統(tǒng)。然而對于使用這些項(xiàng)目的人群，必須有著科學(xué)的管理方式，即引入了信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理。就其管理過程，主要包含啟動、計劃、執(zhí)行以及控制結(jié)束等步驟，在領(lǐng)域上，涉及綜綜合管理、范圍管理、時間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險管理、溝通管理、采購管理等。

三、信息系統(tǒng)在項(xiàng)目管理中的具體應(yīng)用

由于該項(xiàng)目涉及業(yè)務(wù)多，功能復(fù)雜，我們采用項(xiàng)目型的組織結(jié)構(gòu)，從各部門中抽調(diào)主干人員組成了高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，以確保項(xiàng)目能在約定時間內(nèi)順利完成。本文將結(jié)合我的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以本項(xiàng)目為例，主要從規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認(rèn)范圍、控制范圍幾個方面對項(xiàng)目實(shí)施過程中的范圍管理進(jìn)行論述。

（一）規(guī)劃范圍管理

項(xiàng)目范圍管理是項(xiàng)目管理中的一個重要組成部分，只有進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃，才能給項(xiàng)目以后的執(zhí)行、控制方面的工作提供依據(jù)，使團(tuán)隊(duì)成員有一個明確的指導(dǎo)方針。在項(xiàng)目啟動之初我就組織團(tuán)隊(duì)成員依據(jù)項(xiàng)目章程和項(xiàng)目管理計劃制訂了范圍管理計劃。主要包括如何收集、管理需求，如何定義范圍、創(chuàng)建WBS、如何確認(rèn)范圍、控制范圍以及如何管理范圍變更等方面的內(nèi)容。

（二）收集需求

收集需求就是要挖掘用戶的準(zhǔn)確期望，確定、記錄用戶需求的過程。我將項(xiàng)目成員分成幾個調(diào)研組，分別對檔案館領(lǐng)導(dǎo)、綜合業(yè)務(wù)部門及檔案管理員等的直接使用者進(jìn)行訪談，征求他們對系統(tǒng)模塊的期望意見，如果有的使用者意思表達(dá)模糊就觀察其工作流程或是親自跟隨體驗(yàn)，進(jìn)行深層次的需求挖掘。經(jīng)過幾次深入的調(diào)研之后，我們匯總、記錄所有需求并按優(yōu)先次序排列出需求清單，提出系統(tǒng)構(gòu)架草案。然后設(shè)計出系統(tǒng)原型向檔案館領(lǐng)導(dǎo)、館員及相關(guān)干系人進(jìn)行演示，讓大家在系統(tǒng)架構(gòu)、視覺創(chuàng)意界面設(shè)計等方面達(dá)成共識，經(jīng)大家確認(rèn)后形成了系統(tǒng)需求規(guī)格說明書，為后期的設(shè)計和代碼開發(fā)確立基線。

（三）定義范圍

由于用戶的需求可能不會全部都包含在項(xiàng)目的范圍內(nèi)，所以就需要在項(xiàng)目啟動之初就建立一個明確的范圍邊界，這是項(xiàng)目是否成功的關(guān)鍵。因?yàn)槿绻?xiàng)目范圍定義不明確，用戶頻繁提出的新要求會造成不斷返工、工期延誤、成本增加等不利后果。我召集業(yè)務(wù)專家、相關(guān)干系人及團(tuán)隊(duì)成員一起，共同確認(rèn)收集的需求哪些包含在項(xiàng)目范圍內(nèi)，哪些排除在項(xiàng)目范圍外，從而明確產(chǎn)品、服務(wù)的邊界、最終要交付哪些成果以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，最終確定了項(xiàng)目范圍說明書，以防止范圍蔓延和鍍金現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）創(chuàng)建WBS

工作分解結(jié)構(gòu)WBS是組織、管理項(xiàng)目工作的主要依據(jù)和基礎(chǔ)。WBS的精度和粒度決定了項(xiàng)目進(jìn)度和成本規(guī)劃的準(zhǔn)確率，由于該項(xiàng)目涉及的環(huán)節(jié)多而復(fù)雜，需要做的工作很多，為了詳細(xì)描述項(xiàng)目所要完成的工作，避免應(yīng)該做的工作被遺漏掉，我邀請了業(yè)務(wù)專家、及所有團(tuán)隊(duì)成員參與WBS分解，借鑒了以往的同類項(xiàng)目的分解模板，并結(jié)合當(dāng)前項(xiàng)目的實(shí)際情況做了改進(jìn)，根據(jù)滾動式規(guī)劃及8/80原則，對檔案庫房綜合布線等不需要在當(dāng)前完成的工作進(jìn)行粗略的分解。但是在兩周內(nèi)需要開始的工作如概要設(shè)計等工作必須分解到工作包的水平，工作包的工作量安排在兩周內(nèi)完成為宜。對于該項(xiàng)目中的工作包都指定唯一的負(fù)責(zé)人和其負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。并且保證相同層次的工作包性質(zhì)相同;一個單元只從屬于某個上層單元不會交叉從屬;在WBS分解過程中范圍說明書中不明確的方面又得到了進(jìn)一步確認(rèn)，例如檔案館備用庫房的防潮監(jiān)控系統(tǒng)的溫濕度感應(yīng)設(shè)備安裝工作沒有得到明確。我們又與檔案館領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)干系人溝通確認(rèn)后最終將WBS分解完成并得到了公司高層及相關(guān)干系人的一致認(rèn)可，由此我們確立了范圍基線。

（五）確認(rèn)范圍

確認(rèn)范圍就是正式驗(yàn)收項(xiàng)目已完成的可交付成果，需要審查可交付物和工作成果，以保證項(xiàng)目中所有工作都能順利完成。在本項(xiàng)目中我們采取階段交付確認(rèn)的方法，完成一部分確認(rèn)一部分。例如首先完成檔案采集功能，如標(biāo)記資料、掃描資料等;然后是檔案歸檔功能，如待歸檔檔案查詢、修改、作廢、確認(rèn)歸檔和生成目錄封面等。階段工作完成后我們先對其進(jìn)行測試，然后邀請業(yè)務(wù)專家、用戶代表及相關(guān)干系人進(jìn)行階段評審，對于評審過程中的偏差和問題馬上投入代辦事項(xiàng)清單進(jìn)行解決，評審過程產(chǎn)生的意見都會形成評審意見表并請雙方代表簽字確認(rèn)以形成正式書面記錄。并告知用戶，雖然經(jīng)過了正式驗(yàn)收也是可以修改的，如果涉及到范圍變更可以走變更流程解決，通過了階段性的范圍確認(rèn)，給項(xiàng)目的最終順利驗(yàn)收奠定了基礎(chǔ)。

（六）控制范圍

范圍控制就是監(jiān)督范圍的狀態(tài)，管理范圍變更的過程，如果不控制好項(xiàng)目范圍將會使項(xiàng)目在進(jìn)度、成本、質(zhì)量方面受到嚴(yán)重影響。為了減少范圍變更的頻率，我們首先建立變更控制委員會與變更控制流程。然后在范圍管理計劃中對范圍變更控制進(jìn)行規(guī)定，盡量在滿足用戶需求的前提下縮小范圍變更的幅度。例如在建設(shè)方要求增加檔案綜合查詢平臺的手機(jī)APP功能時，首先評估變更對項(xiàng)目進(jìn)度、成本方面的影響，然后經(jīng)CCB審批通過后對進(jìn)度和成本等計劃做出了相應(yīng)的調(diào)整，后續(xù)工作按計劃執(zhí)行。對于用戶提出的增加監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)備等要求，我們先確定設(shè)計的監(jiān)控系統(tǒng)是否已經(jīng)覆蓋了所有區(qū)域，然后與建設(shè)方溝通后最終取消了此項(xiàng)任務(wù)，同時得到了客戶的理解和贊同。

（七）合理考慮信息系統(tǒng)項(xiàng)目用戶需求

就當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本態(tài)勢看，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的存在是為各用戶提供信息管理的基本方式，以及后期進(jìn)行信息升級和創(chuàng)新管理的重要措施。我國各領(lǐng)域?qū)π畔⑸婕昂徒?jīng)濟(jì)發(fā)展的根本性方式都是與信息有關(guān)的，對于用戶本身的基本需求是息息相關(guān)的，有著前所未有的發(fā)展速度。針對用戶的信息要求，要積極滿足，不斷朝著用戶個性化需求以及信息管理模式創(chuàng)新。就總體發(fā)展感受上，在信息系統(tǒng)項(xiàng)目用戶需求上體現(xiàn)出特色性，以及全面參與的信息系統(tǒng)創(chuàng)新力，在整體過程的監(jiān)理上有著關(guān)鍵性作用。相信我國所面對的信息系統(tǒng)項(xiàng)目用戶不僅僅有著自身需求，也有著整體上的承接作用。

（八）夯實(shí)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的技術(shù)基礎(chǔ)

就單一領(lǐng)域的發(fā)展與前進(jìn)，有著一定技術(shù)要求的發(fā)展措施和技術(shù)基礎(chǔ)是不言而喻的，以技術(shù)進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目的質(zhì)量評估，這是發(fā)展必不可少的階段，也是挖掘問題的有效途徑。針對信息系統(tǒng)項(xiàng)目中出現(xiàn)的綜合性問題，積極進(jìn)行管理體現(xiàn)在兩個方面，必然對技術(shù)基礎(chǔ)著重分析。從一定程度考慮，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的技術(shù)支撐應(yīng)當(dāng)與時代發(fā)展相符合，實(shí)現(xiàn)我國層面所講的技術(shù)驅(qū)動發(fā)展。一方面，是主體必須積極挖掘自身的技術(shù)潛力，在響應(yīng)多數(shù)管理水平要求的同時做到這些，以技術(shù)基礎(chǔ)的支撐作為全面的根本支撐，即夯實(shí)信息系統(tǒng)項(xiàng)目技術(shù)基礎(chǔ)有著必然的決策和急迫的進(jìn)行背景。我國在技術(shù)上的發(fā)展背景呈現(xiàn)出了不同于過往的態(tài)勢，各領(lǐng)域進(jìn)行的技術(shù)措施一片大好，因而在進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理上，及時管理戶主的信息系統(tǒng)情況，為建設(shè)成果提高使用感受。

（九）有效地評估風(fēng)險

系統(tǒng)集成項(xiàng)目的運(yùn)行具有較高的風(fēng)險性，任何工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對企業(yè)和用戶的產(chǎn)品造成一定的影響。因而，整個系統(tǒng)集成項(xiàng)目應(yīng)貫穿風(fēng)險管理內(nèi)容。在實(shí)際工作過程中，項(xiàng)目管理人員應(yīng)合理預(yù)測項(xiàng)目運(yùn)行可能面臨的風(fēng)險，合理劃分風(fēng)險級別，并制定有效的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于已經(jīng)存在的風(fēng)險，管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄與分析風(fēng)險發(fā)生的主要因素，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為日后管理工作提供借鑒。同時，有效預(yù)防項(xiàng)目中的不確定因素，制定完備的應(yīng)急方案，有效規(guī)避項(xiàng)目管理風(fēng)險，最大程度降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

三、結(jié)語

綜上，2018年5月，在我和團(tuán)隊(duì)成員的共同努力下，XX市檔案館智能綜合管控平臺項(xiàng)目建設(shè)順利完工并通過用戶驗(yàn)收，獲得了一致好評。本項(xiàng)目在范圍管理方面總體比較順利，但也出現(xiàn)一些小問題，例如在創(chuàng)建WBS時，由于對卷宗查詢系統(tǒng)模塊的編碼工作量估計過于樂觀，造成了幾天的工期延誤，我調(diào)用經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目成員及時修正了偏差之后，問題很快得以解決。在今后的學(xué)習(xí)和工作中，我將吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、注重項(xiàng)目的需求調(diào)研、建立問題跟蹤機(jī)制、嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理的要求管理每個過程并重視高效的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。不斷提升自己的管理水平更好的管理各個項(xiàng)目。不忘初心，為我國的信息化建設(shè)事業(yè)貢獻(xiàn)力量！

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