人事檔案管理的信息化建設研究

【摘要】本文主要闡述的方向注重在于當下人事檔案信息化建設的現(xiàn)狀，將未來的人事檔案管理信息化建設分為了三個方面進行討論，這其中包括：將原有檔案材料進行規(guī)范、將信息化技術應用于數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)中、強化檔案管理隊伍的專業(yè)性質(zhì)。同時本文針對這三方面，也進行了相應的人事檔案的信息化具體措施。

【關鍵詞】人事檔案;信息化;數(shù)據(jù)庫

伴隨著社會的發(fā)展以及科技的進步，信息技術已經(jīng)成為各大行業(yè)在未來發(fā)展的必用技術。對于檔案工作來說，原有的紙質(zhì)檔案有著很多的不便性，因此對于人事檔案管理的信息化就成為了未來檔案工作的發(fā)展趨勢。無論對于什么單位來說，人事檔案都是非常重要的工作部分，而在未來的發(fā)展中，人事檔案的信息化已經(jīng)成為順利開展工作的保障。而對于我黨和我國來說，信息化也一直受到了相當大的重視。相關部門應該把握住信息化發(fā)展的機遇，將我國人事檔案的發(fā)展全面推向信息化建設。

一、人事檔案信息化建設的現(xiàn)狀

在我國當前的發(fā)展過程中，對于人事檔案信息化建設已經(jīng)有了一定程度的發(fā)展。這種發(fā)展由于需要進行相應的實驗，因此開展過程中主要是通過實驗點而逐漸進行擴散。在20世紀的90年代，一些條件好的單位就已經(jīng)開始了使用信息化的人事檔案。發(fā)現(xiàn)對于原本的紙質(zhì)檔案來說，信息檔案不僅僅擁有著便于查閱的便捷性，更有著相當程度地保存時效性。

而在發(fā)現(xiàn)了信息檔案的好處后，我國有關單位就公布了相應的人事檔案信息化建設所需要的軟硬件標準。在一些經(jīng)濟發(fā)展較快的地區(qū)，率先進行了人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設。在發(fā)展過程中，將相關工作人員的素質(zhì)得到充分的提升，而所使用的軟硬件也按照我國有關部門的標準進行了相應的革新。人事檔案信息化建設在得到了初步的建設，實現(xiàn)了人事檔案的快速查閱、長期保存。

二、產(chǎn)生人事檔案信息化建設問題的主要成因

在對以往的人事檔案信息化建設進行了相應分析后，對于人事檔案信息化建設產(chǎn)生影響的原因主要有兩點，分別是：

（一）檔案材料內(nèi)容復雜

檔案材料對于一個人來說，是長時間的信息累計，這其中包括了很多方面，而檔案的填寫者有本人、單位以及一些管理部門。檔案的涉及面如此之廣，就很容易出現(xiàn)相應的信息雜亂。除了一般的特殊情況，一個人的檔案包含的信息幾乎可以說是包羅萬象。這其中有：出生年月日、參加工作時間、參加工作情況、黨派以及宗教信仰情況、學習情況、家庭情況以及工資情況等等。在如此之多的信息中，如果沒有錯誤都需要進行較長時間的辨認，一旦某處發(fā)生錯誤，就需要工作人員耗費極大的時間進行對比查閱。

（二）人事檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高

在當下，依舊有很多人對于檔案工作有一些偏見，那就是認為檔案工作普遍沒有什么難度。甚至許多單位的領導對于這項工作也并不認為有什么難度，認為什么人都能勝任這項工作。造成這種印象的不僅僅是由于人們對于檔案工作不了解，更是因為在以往很長一段時間內(nèi)，我國有關部門對于檔案部門的工作人員沒有進行嚴格約束。大量的人員涌入這一行業(yè)，自然也就無法保證整體的水平素質(zhì)，而加上一些領導對于檔案工作并不看重，檔案工作的工資低、發(fā)展不好，也就又流失了很多人才。長此以往，也就形成了人們對于檔案工作的錯誤認識，那就是檔案工作沒有難度、工作人員普遍素質(zhì)偏低、檔案工作沒有發(fā)展等等，這些印象的存在也影響的人事檔案的信息化發(fā)展。

三、人事檔案信息化推進策略

所謂的認識檔案信息化，也是將計算機技術、網(wǎng)絡技術、通信技術進行綜合后，最終將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，能夠極大的方便查閱與儲存。當人事檔案信息化得到了相應的建設發(fā)展后，對于檔案來說能夠儲存的信息種類也就隨之變多了，其中包括：聲音、音頻、視頻甚至是虹膜與DNA。那么當人事檔案信息化建設得到了良好發(fā)展后，就應當加強對于以上信息的采集力度，同時還應該組織專人進行管理。

（一）完善人事檔案的內(nèi)容以及形式

伴隨著信息技術的發(fā)展，人事檔案從以往的單純紙質(zhì)性質(zhì)中又演變出了視頻與音頻等等形式。這種形式的人事檔案又被稱為多媒體資料，多媒體資料的出現(xiàn)是信息化發(fā)展的必然影響結(jié)果，在未來的發(fā)展中，這種多媒體信息化資料還會越來越豐富。那么對于人事檔案的信息化建設來說，就需要不斷的將人事檔案的內(nèi)容與形式進行豐富，在信息化人事檔案中，視頻與圖片都能進行相應查看。只有保持這樣的發(fā)展勢頭，人事檔案的信息化發(fā)展才能真正實現(xiàn)跟上信息化的腳步。

（二）重視人事檔案信息化建設過程中的軟硬件更新

之所以實行人事檔案的信息化建設，首要目的就是為了在未來進行人事檔案的管理時能夠更加方便與快捷。在未來的信息化建設過程中，人事檔案的信息化建設必須依靠軟硬件來進行。軟件的優(yōu)良能夠進一步的幫助檔案管理人員實現(xiàn)針對網(wǎng)絡的檔案保護，同時良好的軟件也有更多更好的檔案管理功能，而優(yōu)良的硬件能夠保證檔案儲存量更大、儲存更安全、儲存速度更快。在信息化時代，唯一的制約就是網(wǎng)絡，在沒有網(wǎng)絡的地區(qū)無法實現(xiàn)信息化建設。那么想要全面推行人事檔案信息化建設，就需要進行更為豐富、更為廣泛的網(wǎng)絡鋪設。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

在信息化時代，很多工作已經(jīng)不需要人力進行完成，但工作人員的存在依舊是必要的。而想要將很多人對于檔案管理工作的刻板印象進行扭轉(zhuǎn)，首先也必要培養(yǎng)出高素質(zhì)的工作人員。在未來的人事檔案信息化建設過程中，還要將是否掌握信息化技術設定為人事檔案工作人員是否合格的主要要求。

四、結(jié)束語

綜上所述，在當下我國的人事檔案信息化建設已經(jīng)取得了一定的成就，各大企業(yè)都建立了相應的人事檔案系統(tǒng)，而在長時間的使用過程中，人事檔案信息系統(tǒng)也得到了相應的考驗。但將眼光放長遠后，發(fā)現(xiàn)當下人事檔案信息化建設依舊存在著一些不足。在今后的發(fā)展中需要著手于這些不足，進行不斷的查漏補缺。長此以往，才能夠有效地幫助人事檔案信息化工作實現(xiàn)不斷地提升。

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作者簡介：

羅紅陽（1989-），女，漢族，河北灤州人，本科，灤州市交通運輸局，研究方向：人事檔案管理。