檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

【摘要】數字化技術的發展和通信技術的應用，使得檔案實現了遠程傳輸和共享體系，為了促進檔案的信息化建設，要加強檔案管理工作，本文簡述了信息化檔案管理內容，并對檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施進行了研究，希望可以為提升檔案的管理水平提供一份參考。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;數字檔案

隨著科學技術的進步，社會生產力也在迅猛的發展，信息技術帶來的信息化時代更是對各行各業都產生了巨大的影響，檔案管理工作也因此進入到一個全新的發展階段，檔案管理工作是以各種形式儲存社會有價值的信息，對促進社會進步有著重大意義，所以要不斷創新管理模式與方法，提高管理的效率。

一、信息化檔案管理內容

（一）信息化檔案資源技術

是指在進行檔案管理的過程中采用信息技術將檔案轉為信息資源，包括檔案的傳輸、分類以及儲存等，傳統的管理方式是將檔案呈現于不同載體之上，而信息化檔案資源技術是利用科技手段將檔案進行分類，從而使得檔案資源能夠準確、有序的進行儲存，也方便日后的查找以及使用。在這一過程中，信息技術起到了一定的促進和支撐作用，能夠根據檔案的具體情況及時、準確的建立相關目錄，在管理時具有一定的便捷性，并且還可以通過建設相應的平臺對檔案資源進行有效的儲存，其相應的輸出技術手段在一定程度上促進了檔案管理行業的發展。

（二）科學的檔案管理方法

是指在當今信息化社會環境下，根據實際的檔案管理情況進行科學的規劃和設計，既要保證檔案能夠被有效的保管和應用，又要使社會新技術、新研究成果能夠及時的得到錄入，為實踐工作和業務提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專業化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經濟手段，適當的選擇行政手段、經濟手段能夠對檔案管理發展產生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應用，從這個層面出發，科學化的檔案管理方式是發展檔案事業的關鍵環節。

（三）專業化檔案人才

是影響檔案管理信息化發展的重要因素，因為即使擁有先進的技術、科學的管理模式，但如果沒有專業化的檔案人才，那么技術和方法都不能得到有效的利用，所以，為了實現檔案管理信息化一定要增強檔案管理相關工作人員的業務知識，這是發展的必然需求，只有具有充分的業務知識才能很好的適應現代化技術提出的要求，所以，無論是知識技能還是道德素質建設都要符合檔案管理信息化的發展要求。

二、檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

（一）建立數字檔案館

互聯網技術、人工智能技術和自動化技術的發展與完善，使得各企業的電子文檔變得越來越多，所以建立數字檔案館會是未來進行檔案管理的發展趨勢。首先，需要從統一管理、統一規劃的角度出發，進行系統性的思考，企業可以將紙質的檔案掃描處理，然后運用相關的軟件將電子檔案進行統一處理，要使紙質檔案與電子檔案的格式相統一，建立相應的數字檔案。其次，要根據企業的具體生產和運行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據選取相應的檔案管理軟件，為建立數字檔案館奠定堅實的基礎。最后，檔案管理部門要能充分的了解自身特點，根據優勢制定出比較全面的管理機制，建立管理系統，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩定的進行，也能推動檔案管理工作向著更加標準化、更加智能化以及更加規范化的方向發展。

（二）做好基礎工作，創造信息化條件

在檔案管理信息化視角下有效的進行檔案管理需要得到一定的信息化條件作為支撐，所以一定要做好基礎性工作。基礎性工作主要包括以下幾個方面：一是建立相應的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開展的重要基礎，所以要建立和完善相應的檔案管理制度，并且不斷的創新管理方法，在保證不影響工作順利進行的情況下，進行程序簡單化，但要有原則的簡化，而且要嚴格控制檔案資源的質量。二是要注重檔案管理重點環節的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環境基礎上，加大對新增設施設備的管理和更新力度，保證檔案室的建設標準符合要求，還要重點關注檔案審核審批的管理工作。三是加大檔案管理隊伍的建設力度，通過各種培訓教育提升相關管理人員的專業知識和道德素養，例如：進行崗前培訓和繼續教育，定期組織崗位技能培訓，開展專題講座活動，加強各企業間的交流與合作等，借助培訓轉變管理人員的傳統觀念，引導其思想更加信息化，進而提高整體的管理水平。四是強化檔案管理信息化意識，各部門領導要重視檔案管理信息化工作，并采取相關措施使全員樹立管理信息化意識，可以制定相應的鼓勵機制，鼓勵員工積極的掌握信息化技術并歡迎提供建議。

（三）明確信息檢索，提高安全意識

檔案管理工作簡單來說就是對檔案進行有序的分類和歸檔，但也正是由于工作的基礎性使其不引起重視，從而無法達到良好的管理效果，為了使檔案管理工作更加規范、有序的開展，提升其檢索的準確率是比較重要的，檢索工作作為檔案管理的一個組成部分，要得到一定的重視。檔案管理部門要從實際特點出發建立規范化的檢索流程，使檢索結果更加準確，例如：通過對某一項目進行分析，找出其存在的短板，進行相應的優化，提高檢索工作的針對性以及科學性，還可以與新型管理系統相匹配，利用信息化檢索特點，建立完善的管理規范，為管理工作提供便利。另外，網絡技術的發展與進步會帶來一些網絡安全問題，所以在進行檔案信息化管理時要提高安全管理意識，采取相關的防范措施，避免由于網絡病毒等因素造成資源破壞現象，所以在信息化視角下進行檔案管理工作，不能盲目的使用計算機技術，要按照流程下載相關殺毒軟件，例如：360殺毒系統、騰訊殺毒、防火墻等，及時更新計算機的病毒庫，采取有效措施防止病毒以及黑客的攻擊，還需要對檔案數據進行備份處理，以備不時之需。

三、結束語

總而言之，檔案作為重要的信息資源，涵蓋了各種珍貴的經驗，在信息化時代背景下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足管理需求，所以為了使檔案管理工作得到更優的效果，要從轉變管理理念開始，不斷的創新管理方式和管理技術，使檔案管理在信息化視角下實現最大價值、發揮出最大作用。

參考文獻：

[1]劉嵐萍，曠文俊.檔案管理，“安全”為主——“互聯網+”視域下檔案信息化安全建設思路[J].電腦知識與技術，2019，15（34）：25-26.

[2]胡程.大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].中國管理信息化，2019，22（23）：158-159.

作者簡介：

李曄（1982-），女，漢族，河北灤南人，本科，唐山市水利規劃設計研究院，研究方向：檔案管理信息化。