淺談如何科學(xué)管理地方高校招標(biāo)檔案

李詩(shī)吟 彭臻

摘 要 地方高校招標(biāo)檔案一直是反映高校建設(shè)的第一手資料，招標(biāo)檔案作為高校招標(biāo)活動(dòng)的全程記錄，對(duì)高校招標(biāo)工作有重要影響。但地方高校招標(biāo)檔案管理工作一直是檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)。本文以在高校招標(biāo)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，提出科學(xué)管理招標(biāo)檔案的措施。只有招標(biāo)檔案管理工作順利開(kāi)展，才能給高校的教學(xué)、課外活動(dòng)、科研環(huán)節(jié)提供優(yōu)質(zhì)的后勤保障，對(duì)于相關(guān)部門(mén)的審計(jì)工作也能給予足夠的支撐材料。

關(guān)鍵詞 地方高校 招標(biāo)檔案 科學(xué)管理

一、引言

我國(guó)地方高校是具有獨(dú)立的法人資格以及能夠承擔(dān)民事活動(dòng)的個(gè)體單位。在高校發(fā)展過(guò)程中，各類(lèi)招標(biāo)活動(dòng)越來(lái)越多，招標(biāo)已然成為高校基礎(chǔ)建設(shè)和物資提供的重要來(lái)源。隨著招標(biāo)活動(dòng)的增多，招標(biāo)檔案也隨之增加，科學(xué)管理招標(biāo)檔案，能夠?yàn)楦咝n案管理的規(guī)范化起到良好作用。如何科學(xué)管理招標(biāo)檔案，是目前急需解決的問(wèn)題，也對(duì)高校發(fā)展有重大意義。

二、招標(biāo)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

由于高校招標(biāo)工作在我國(guó)的發(fā)展時(shí)間較短，檔案管理的工作還不夠完善，以致高校的檔案管理工作開(kāi)展不順，重點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）招標(biāo)檔案管理的意識(shí)薄弱

在很多地方高校中，招標(biāo)檔案的收集工作往往側(cè)重于招標(biāo)收尾階段，忽視了整個(gè)招標(biāo)過(guò)程中的檔案收集和整理。而管理招標(biāo)的相關(guān)部門(mén)往往對(duì)招標(biāo)的前期準(zhǔn)備以及招標(biāo)的過(guò)程更加上心，將檔案管理的征集工作放在最后進(jìn)行，體現(xiàn)了其對(duì)招標(biāo)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，有可能在招標(biāo)過(guò)程中因?yàn)闄n案的收集不齊全，使招標(biāo)工作的開(kāi)展大多比較盲目。

（二）制度缺失致使招標(biāo)檔案管理者的職責(zé)不清晰

由于高校招標(biāo)發(fā)展時(shí)間短，招標(biāo)檔案的管理制度不健全，導(dǎo)致管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不清晰。在招標(biāo)過(guò)程中，部分招標(biāo)管理人員對(duì)招標(biāo)檔案管理的歸屬認(rèn)識(shí)不足，以為其工作歸屬于高校的檔案機(jī)構(gòu)管理，缺乏有效的溝通，使得在實(shí)際工作中檔案收集較為困難，項(xiàng)目資料的完整度不高。

（三）招標(biāo)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)

高校對(duì)招標(biāo)檔案管理的重視度不夠，有很大一部分原因是檔案管理人員對(duì)其工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。高校招標(biāo)檔案管理人員有很多都是身兼數(shù)職，缺乏固定的專(zhuān)業(yè)管理人士，導(dǎo)致招標(biāo)檔案管理的隨意性。

三、高校招標(biāo)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

（一）建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)管理制度

根據(jù)國(guó)家相關(guān)文件以及有關(guān)單位對(duì)檔案管理的實(shí)際要求，結(jié)合高校招標(biāo)特點(diǎn)，制定出一套合理、完善的管理?xiàng)l例，使招標(biāo)管理工作有條理性。對(duì)于檔案管理應(yīng)該做到歸檔范圍確定、立卷標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定、查詢(xún)有據(jù)可依、復(fù)制有限制、保密更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)榷鄠€(gè)方面，有效減少檔案管理中的隨意性，以此幫助招標(biāo)檔案管理工作有效開(kāi)展。

第一，招標(biāo)的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循招標(biāo)流程進(jìn)行有序的排列歸檔，根據(jù)招標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行劃分，對(duì)于不同招標(biāo)項(xiàng)目編寫(xiě)目錄，使每一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目都能夠一目了然，要清楚標(biāo)記檔案的頁(yè)號(hào)，更要做好檔案保密工作。

第二，要重點(diǎn)收集每一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目的原始材料，對(duì)于起始材料要做到及時(shí)歸檔、科學(xué)分類(lèi)、立卷清晰。保證招標(biāo)項(xiàng)目檔案的完整性，其使用起來(lái)也更加便捷，杜絕出現(xiàn)臨時(shí)找材料的行為。

第三，招標(biāo)管理者也應(yīng)對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的核查、歸檔、保存以及管理，將所有招標(biāo)檔案進(jìn)行分類(lèi)收藏，并對(duì)其存放位置用表格記錄下來(lái)，使借閱和使用起來(lái)更加方便。

（二）科學(xué)管理招標(biāo)檔案，做好高校項(xiàng)目歸檔

招標(biāo)檔案一定要齊全，包括在整個(gè)招標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的圖紙、文字、表格、CD等所有載體記錄，都應(yīng)該納入檔案管理中，從而確保招標(biāo)檔案的完整性和真實(shí)性。高校招標(biāo)檔案的內(nèi)容較多，總體歸納起來(lái)包括立項(xiàng)報(bào)告及學(xué)校批復(fù)、采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)文件、采購(gòu)委托文件、相關(guān)職能部門(mén)的招標(biāo)申請(qǐng)表、招標(biāo)公告、評(píng)標(biāo)文件、招標(biāo)文件、采購(gòu)人推薦名單、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)、成交確認(rèn)、資料移交表、合同和復(fù)件的確認(rèn)、其他補(bǔ)充（或者改正）的材料。其中有一些問(wèn)題需要注意：一是立項(xiàng)報(bào)告的收集工作，作為整個(gè)招標(biāo)工作中重要的一環(huán)，資料收集一定要全面。要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全方面考量，其中項(xiàng)目的必要性、項(xiàng)目具體時(shí)間要求以及項(xiàng)目總體預(yù)算都要核對(duì)，在所有內(nèi)容都完整、準(zhǔn)確以后才能開(kāi)展招標(biāo)具體實(shí)施工作。二是招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等多項(xiàng)內(nèi)容都必須遵守國(guó)家的法律法規(guī)。三是以上所有14項(xiàng)內(nèi)容中涉及相關(guān)人員簽名的有關(guān)文件都必須是原始手寫(xiě)文件，復(fù)印件只能作為參考依據(jù)，并不具備所有的檔案價(jià)值，不只是文件中的簽名，在涉及印章文件時(shí)也需要原始印章文件。

（三）提高招標(biāo)管理人員的專(zhuān)業(yè)性

高校招標(biāo)檔案管理工作由于涉及面廣，對(duì)于管理人員的專(zhuān)業(yè)性有很高的要求。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)招標(biāo)工作特點(diǎn)，提高檔案管理人員的聘請(qǐng)門(mén)檻，減少兼職現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理人員也應(yīng)提升自身的綜合素質(zhì)，豐富知識(shí)面，學(xué)習(xí)特殊領(lǐng)域的知識(shí)，使視野開(kāi)闊，以此提升專(zhuān)業(yè)技能。要有良好的職業(yè)操守，還要了解基本法律法規(guī)進(jìn)行，因?yàn)樵谖募芾砉ぷ髦薪?jīng)常會(huì)涉及一些政府采購(gòu)法規(guī)，熟悉這方面知識(shí)，能夠掌握采購(gòu)尺度，做到不越雷池，恪守紀(jì)律。

四、結(jié)語(yǔ)

招標(biāo)檔案管理工作科學(xué)化任重道遠(yuǎn)。如何提高高校招標(biāo)檔案管理水平以及檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性，是擺在檔案管理人員面前的具體問(wèn)題。根據(jù)相關(guān)問(wèn)題，制定一系列針對(duì)性措施，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理招標(biāo)檔案的重要途徑。

（作者單位為山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院）

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