淺談如何應用好網絡會議數字化辦公載體

謝永樑

摘 要：信息化經濟時代，越來越多企業關注利用互聯網工具提升辦公和管理效率，各類數字化辦公載體及方式猶如雨后春筍，正悄然走近職場人的工作中，職場人的管理思維和處事方式也隨之需重新檢視。本文主要以網絡會議的數字化辦公載體為研究對象，探討網絡會議應用基本思考點、過程組織中可能存在的問題及應對措施，為會議組織者提供參考。

關鍵詞：數字化;辦公載體;網絡會議

會議作為企業部署工作、反饋問題、凝聚共識的重要協同工作載體，很多企業都在嘗試使用各種各樣以文檔共享、語音視頻為傳輸方式的網絡會議軟件，但無論使用何種軟件，如何盡可能與線下會議效率效果保持一致是會議組織者最關心的問題。

一、網絡會議應用基本思考點

會議區別于個人事務性工作，從協同視角要充分考慮參會人員的體驗性和價值性。網絡會議是信息化和辦公個性化雙重發展的產物，它較少受制于時空限制，一定程度提高了會議組織效率，但網絡智能化并非能完全替代人工智能化，沒有人為科學合理的干預，效果可能會大打折扣。組織者在策劃網絡會議，應圍繞會議價值創造，從會議的性質、任務、要求、內容、人員等五個方面進行充分考慮，把握好應用基本思考點。

（一）根據會議性質評估召開必要性

網絡會議在空間上雖然較少受約束，但是仍受制于基本信息化條件。網絡會議一定程度上受限于軟件功能和網速環境，從實踐中無法完全與線下會議對比。基于此，要從重要性、及時性、可行性多維度的會議性質，進行會議召開的必要性評估。

（二）根據會議任務評估議程最優性

任務是會議的靈魂，每個會議都有其核心任務主題，目的是讓參會人能把專注力聚在一起。網絡會議是在虛擬空間舉行，參會人所處環境無法受控，其專注力是否持久決定于自身價值，因此會議議程必須充分圍繞核心任務主題進行設計，在時間長短和內容取舍進行把控，盡量把議程排到最優，價值發揮到最大。

（三）根據會議要求評估組織復雜性

會議是多人協作的辦公平臺，通常情況有發言、演示、互動等形式。網絡會議從普遍性而言，主要是利用手機端、平板端或是PC端來完成文檔共享、語音視頻傳輸，演示、互動的體驗性比較弱，因此要從組織復雜性進行評估，從體驗性上盡量優先保證以文檔共享和語音傳輸為主。

（四）根據會議內容評估軟件功能性

內容決定了網絡會議軟件需要承載的功能，通常會使用的是文檔共享、語音視頻傳輸等基本功能。當前學習強國、企業微信、騰訊會議、釘釘、WPS等多款免費軟件較受各企事業單位青睞，從功能性上各具特點。因此要在充分了解各網絡會議軟件兼容性、共享性、協作性等方面特點的基礎上，結合會議內容，尋找最佳平衡點，選擇最合適軟件。

（五）根據會議網絡評估信息流暢性

預判網絡信息傳遞流暢性是策劃網絡會議的重要思考點，雖然大公司網絡會議軟件在服務器配置和信息流處理都有較好的支撐，都設計了較高的網速或用戶理論極限值，但從時空視角看，理論和實踐往往會出現較大的偏差。因此充分考慮諸如參會人員數、網絡使用量等時空因素，來科學評估網絡會議的信息流暢性。

當然網絡會議的召開方式因各企業實際情況不同，會議策劃者在考慮以上五個思考點的基礎上，選擇何種會議軟件，何種流程召開，還要根據企業經營性質、文化、技術和管理者偏好等方面進行綜合考慮，但其核心歸根結底是要讓參會人員能感受對自身的價值，進而給企業帶來價值。

二、網絡會議過程組織中可能存在的問題及應對措施

任何會議都包括會前策劃、會中組織、會后落實等三個基本程序。科學策劃是成功召開會議的前提，而過程組織妥當是保證會議效果、效率的關鍵。網絡會議雖然是一種很好的數字化辦公載體，但在會中組織中對會議主持人控場及應對能力和參會人員數字化辦公協作能力提出更高的要求。對比線下會議，網絡會議組織過程中可能存在著會場環境失控、發言銜接不暢、網絡傳輸中斷等三個主要問題。

（一）會場環境失控方面

在網絡虛擬化會場環境下，沒有現場氛圍監督和面對面溝通條件，致使出現賬號在線人不在線、發言分散目標偏離、話筒未關雜音不斷等會場環境失控問題。因此，會議組織者在會前策劃階段，必須把會議要求清楚傳達到每個參會人員，確保所有人會基本使用會議軟件。

（二）議程銜接不暢方面

網絡會議的其一弊端，就是主持人無法有效察看發言人言行舉止，來基本判斷是否發言結束;同時，會議文檔等支撐材料缺乏統一管理，致使出現會場靜默、搶占發言、文檔切換不及時等議程銜接不暢問題。因此，會議過程中最好設置網絡主持人，并由會議組織者來擔任，進行會議文檔等支撐材料切換和下發發言指令。

（三）網絡傳輸中斷方面

各企業在使用公共網絡會議軟件時，網絡傳輸技術通常無法進行把控，只能盡可能去適應，網絡傳輸中斷的現象在所難免。因此，會議組織者應提前做好預案，制定涵蓋諸如切換wife網絡、重新建立會議房間等措施的應急處理機制，確保在異常問題處理上，會議組織者和參會人員在思想上能統一，避免煩躁和焦慮情況。

當然問題本身就是一種風險，存在著隨機性特點，風險評估中無法完全窮盡其可能存在的所有問題，以上所總結的三個方面問題是根據數字化辦公特點，在實踐中得出，并未詳盡。因此，網絡會議組織者要正確看待問題，擁抱隨機性，把問題想得充分一些，把隨機性問題變成可控性問題。

總體上說，網絡會議形式對于很多企業還很陌生，但只是一個過程，只要能從摸索中不斷總結經驗，發現規律，也許網絡會議的數字化辦公載體會隨時代工作節奏的加快，變得更加頻繁和普及，并創造更大的價值。

參考文獻：

[1]彭慧英.企業辦公應用數字化模式淺析[M].電腦知識與技術，2011，07（5）：1201.

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