現代人事檔案管理存在的問題及對策探討

何維智

摘要：現代人事檔案建設，要適應網絡環境下市場經濟主體的發展趨勢，應積極建立和完善適度透明的人事檔案內容體系。以互聯網為媒介，開展網絡化、數字化管理和服務。如果人事變動通過微博發布，不僅可以提高社會關注度和知名度，還可以提供一個全新的展示平臺。創新人事檔案管理模式，建立和完善人事檔案信息適當披露制度，將更有利于人事檔案的規范化管理、網絡化服務和現代化建設，從而更好地為社會服務。

關鍵詞：現代;人事檔案;管理;對策

1人事檔案的特點及重要性

人事檔案是檔案中一個重要分類，在干部動議、考察、任前公示、綜合考核和干部錄用、人才引進等工作環節具有重要參考價值。尤其黨的十八大以來，人事檔案工作受到各級組織的重視，在中組部會議中提出："干部人事檔案是黨的重要執政資源，也是干部隊伍建設的重要基礎”。在互聯網、大數據、人工智能的時代條件下，推動人事檔案管理的制度化信息化建設，科學管理檔案、高效利用檔案是現階段重要課題。在總臺建立、三臺融合的大背景下，建立總臺的數字化科技化檔案管理系統也是當前重要課題。

2當前人事檔案管理存在的問題

2.1重視程度不足

目前檔案管理部門對檔案管理工作的重要性還沒有深刻認知，首先，現代人事檔案管理人員的專業能力相對不足，在不具備精深的專業素養的情況下開展人事檔案管理工作，很容易導致相關人事檔案丟失的現象出現。同時，一些單位的人事檔案管理人員并未將把檔案管理視為自身主要職業，因此在這方面投入的時間與精力相對較少，這對現代人事檔案管理實際功能的發揮形成了較大阻礙，也對人事變動方面造成不良影響。另外，不少人事檔案管理人員沒有較強的安全意識，無法有效保護各項人事檔案材料，從而給人事檔案帶來較多的火災、丟失或潮濕等風險。

2.2現代人事檔案管理方式不規范

人事檔案具有真實性、保密性、嚴謹性的特點，高質量現代人事檔案管理工作，能夠為人事檔案的利用做好鋪墊工作，企業在日常的管理工作當中應當予以高度重視。但是不可忽略的是現階段企業在現代人事檔案管理工作中仍存在很多的疏漏之處?，F代人事檔案管理理念較落后，比如在管理過程中未做好檔案的分類工作，對檔案的管理目錄設置不合理，在檔案使用、借閱的過程中未做好相應的記錄，諸多管理方式上的微小漏洞，都可能降低檔案得利用率，甚至影響檔案存放安全，出現疏漏、丟失現象。其次，管理方式也包括硬件上的支持，檔案存放需要適宜的溫度環境，部分企業管理方式不夠專業，未能做好檔案的管理防潮、防水、防火等措施，危機了檔案的完整性，一旦發生事故可能造成檔案損毀[2]。

2.3 檔案管理隊伍建設不足

很多單位對于檔案管理隊伍都缺乏建設，甚至一些單位還割舍掉了專職的管理人員，采用兼職的模式來對檔案進行管理，這樣一崗多職將會導致檔案工作不能順利和專注。而且兼職情況下，很多管理人員會被頻繁的進行更換，這樣人員的頻繁更換也不利于整體檔案工作的開展。因為檔案是一類復雜的文件，需要長久的進行保存，如果沒有系統的管理模式，將會很快就陷入到混亂。兼職情況很難兼顧完全，就會出現檔案管理整體呈現混亂的情況。而且檔案的歸類和排放也都需要固定的一種模式，才有助于查閱和提取。管理隊伍的建設缺失導致根本沒有專員來進行管理。

2.4人事檔案現代化水平低

隨著現代化信息的快速發展，科技信息手段在檔案管理工作中得到了廣泛運用，但是，實體管理仍然是部分單位人事檔案管理工作的重心，還存在著大量紙質檔案的管理工作，工作人員對檔案電子信息化建設沒有得到重視導致信息化水平低，造成工作效率不高，對人事檔案的利用帶來負面影響。同時，檔案管理硬件設施的缺乏也給工作帶來了諸多不便。傳統紙質檔案存在很多缺點，比如不易保存、極易丟失等。人事資料的記錄、復印、掃描有難度，各種資料不能常年有效保存。

3現代人事檔案管理問題的解決對策

3.1完善人事檔案管理制度

正所謂沒有規矩不成方圓，構建科學完善的人事檔案管理制度，才能夠使管理人員的工作有章可循。構建完善的檔案管理制度，主要是將管理機制與管理人員進行結合，管理人員必須要有較強的責任心，能夠對檔案的源頭、交接與轉移工作進行統一的管理，并且要做好日常維護和人員登記，對于長期借閱檔案的必須進行存檔，且上報上級人員。要做到對人事檔案絕對保密，不向無關緊要的人員透露信息。構建科學完善的獎懲機制與監督機制，對于違反機制的檔案管理人員進行嚴肅處罰，同時結合信息化發展需求，進一步明確檔案信息化建設工作流程，構建科學完善的工作機制。

3.2吸引專業人才，建設高效隊伍

可以引進高學歷與豐富經驗并存的專業人才，幫助本單位建立高效的人事檔案管理室。而且要對本單位的人事檔案的工作人員定期舉行業務培訓，建立科學的考核制度。對于考核成績優秀的員工應該進行物質獎勵，最大限度的激發員工的學習意識，提升自身的專業素養。企業在進行業務培訓時，應該幫助工作人員與時俱進，熟練地操作各現代化的辦公設備，加強人事檔案管理人員的業務能力。只有這樣才能保證本單位的人事檔案管理部門的專業性與高效性，給各個部門提供高效的信息查詢服務。

3.3建立現代化人事檔案管理系統

伴隨科學技術的發展，現代企事業單位可以建立一套完善、人性化且符合自身發展的人事檔案管理系統，為使單位內部人事檔案管理工作更為便捷，可將先進的科學技術以及網絡信息技術融入工作中。不斷提高人事檔案管理的連續性以及可查閱性，進而拓寬人事檔案管理的使用范圍，以科學化、信息化檔案管理模式為基準，建立一套現代化人事檔案管理系統，以滿足進一步提升人事檔案管理實效性的要求。

3.4增強流動人員檔案管理

由于事業單位面臨的項目較多，在人手不足的情況下，會招聘一些臨時工幫助事業單位完成相關事務，事業單位稱他們為流動人員。在人事檔案管理過程中，流動人員檔案的確定成為了檔案管理人員的難點，由于流動人員具存在不確定性的因素，因此，人事檔案管理人員必須在短時間內完成這類人員的檔案收集、歸納工作，使其在有效的時間內能夠為相關單位提供優質的服務。在流動人員離開相關單位之后，不得透露該人員的個人信息，不得扣押該人員的檔案。國家針對流動人員檔案的整理工作提出了“集中統一、歸口管理”的體制，為流動人員提供了保障，使相關單位不敢再扣壓流動人員的檔案。

4結語

改進人事檔案管理工作其實最重要的一點就是要與社會的發展同步。社會的發展與人事檔案管理工作的發展有著直接的聯系。我國社會的發展促進了人事檔案管理制度的發展。從商朝的譜牒（類似于人事檔案管理）一直到現在。人事檔案管理制度越來越健全，而且人事檔案管理的內容越來越多，涉及的范圍也越來越廣。社會的不斷進步也促使了人事檔案管理的發展。同樣，人事管理制度依賴于社會的發展，是社會發展的產物。我們堅信，在不遠的將來，我國在人事檔案管理工作上也可以做到更加規范，更加全面，更加實用。那時網絡化的廣泛應用與普及將成為人事檔案管理工作中一項重要管理手段。我國人事檔案管理制度的改革與發展將向著更高層次的信息化大步邁進。

參考文獻：

[1] ?趙洋.論現代人事檔案管理存在的問題與策略[J].清遠職業技術學院學報，2017，10（03）：69-71.

[2] ?劉濤.現代人事檔案管理存在的問題及解決措施[J].辦公室業務，2017（07）：119.

[3] ?高薪.現代人事檔案管理初探[J].現代經濟信息，2017（04）：118.

[4] ?陳秀潔.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].辦公室業務，2017（03）：157.

（作者單位：淄博市政務服務中心）