信息化時代檔案管理的必要性

摘要：隨著社會的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理方法已經(jīng)無法滿足經(jīng)社會發(fā)展的需要，檔案信息正在廣泛地應(yīng)用于檔案管理工作中，檔案管理的信息化建設(shè)是我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，推動檔案現(xiàn)代化建設(shè)具有重大意義，本文闡述了現(xiàn)代化社會檔案管理的重要性，并從我國檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，提出了加強檔案管理信息化建設(shè)的具體策略和手段。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化;必要性

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，世界也進(jìn)入了一個全新的發(fā)展階段-信息化時代，人們也重新認(rèn)識到檔案管理也應(yīng)適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展，管理部分必須學(xué)會創(chuàng)新，積極促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化和合理化，重視互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及服務(wù)平臺的建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)上強化檔案信息科學(xué)化，讓檔案的價值得到充分的體現(xiàn)和利用，更好地服務(wù)社會。

一.檔案管理實現(xiàn)信息化的重要性

1、適應(yīng)社會現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已普遍應(yīng)用于各個行業(yè)，因此應(yīng)推進(jìn)我國檔案管理的信息化建設(shè)，檔案管理工作也適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形勢，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，讓檔案發(fā)揮積極作用，為生產(chǎn)經(jīng)營工作提供決策依據(jù)。

2、適應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要

互聯(lián)網(wǎng)時代信息的更新速度更快，傳播更便捷，檔案管理也應(yīng)融入聯(lián)互聯(lián)網(wǎng)，運用信息化的技術(shù)來整理歸檔，現(xiàn)代化的檔案管理有利于發(fā)揮信息，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的積極作用。[1]比如，紙質(zhì)檔案后期借閱和查找，以手工翻包和檢查為主要方式。但信息化網(wǎng)絡(luò)就可以通過網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行文件緩和傳輸，更方便快捷。信息化的檔案管理以電子文件方式存儲在計算機(jī)里，能夠有效保存檔案信息，避免檔案信息的丟失和損壞。

3、檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

檔案管理工作中承載大量的信息，紙質(zhì)存檔需要人工整理、查找和歸檔，會占用很多的人力、時間以及存放空間，也會消耗很多的物資，查閱或者更新工作也會勢必變得繁瑣。利用互聯(lián)網(wǎng)建立檔案管理系統(tǒng)，才能適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)社會的變化和發(fā)展，提高對檔案價值的開發(fā)利用，加強檔案管理的服務(wù)功能，加快信息更新的速度，資源的共享。

二.現(xiàn)階段我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前而言，檔案管理仍以紙質(zhì)存檔，人工整理、查找、歸檔，這種以人管理檔案的方式已不能滿足互聯(lián)網(wǎng)下的需求，且對檔案管理人員身的素質(zhì)水平、業(yè)務(wù)能力、工作習(xí)慣等都有要求，影響檔案信息的適應(yīng)與共享，影響單位工作效率，然而在檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展過程中還存在許多問題。

1、檔案管理觀念相比較滯后

檔案管理實現(xiàn)信息化后，服務(wù)層面迅速擴(kuò)展，服務(wù)對象也發(fā)生了相應(yīng)變化，然而人們對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，檔案管理工作的構(gòu)建針對性較差，缺乏檔案管理意識，思想陳舊，服務(wù)觀念滯后。另外，在研究中發(fā)現(xiàn)部分檔案管理工作者在實際工作過程中存在責(zé)任意識不強，工作效率低，工作比較敷衍等問題，進(jìn)而影響檔案管理工作的效率和水平。檔案主要還是以紙質(zhì)文件為主，需要人工逐份打印留存，量大且查找麻煩，且許多珍貴的有價值的檔案材料常年無人問津，造成資源浪費、時間浪費。

2、檔案管理人員的專業(yè)化程度不高

部分檔案管理者以往的傳統(tǒng)檔案管理工作中，積累了較豐富的工作經(jīng)驗，取得了一定的成績，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方法足以應(yīng)對檔案管理事務(wù)。②認(rèn)為信息化檔案管理沒有必要。檔案管理信息化需要檔案管理人員具有較高的素質(zhì)，目前我國檔案管理人員在知識結(jié)構(gòu)以及專業(yè)性問題方面難以具備實現(xiàn) 網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展需要。專業(yè)化人才缺少成為制約信息化管理檔案的一大障礙。

3、檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)水平較低

在信息化時代，檔案管理工作現(xiàn)代化水平十分重要，通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一是檔案管理中相關(guān)技術(shù)仍處于較低水平，隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)手段日益發(fā)展和運用，現(xiàn)有的檔案整理分類方法著錄標(biāo)準(zhǔn)以及有關(guān)規(guī)定，未能及時跟上現(xiàn)代技術(shù)和社會發(fā)展的腳步。二是檔案管理系統(tǒng)的軟件不統(tǒng)一。缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，不同的檔案管理單位，使用的檔案管理系統(tǒng)軟件不能互用，導(dǎo)致大量信息無法共享，影響了檔案的使用效率。

4、信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全性弱

檔案的安全性很重要，一些檔案涉及保密信息，因此，在檔案保存時需要正確處理其保密性和開放性，在網(wǎng)絡(luò)下的終端設(shè)備和中間設(shè)備，任何一個部分受到電腦病毒和電腦黑客的攻擊和入侵，都會對檔案管理造成致命侵害。

三.加強檔案管理信息化的具體策略

1、轉(zhuǎn)變并提升檔案管理人員的管理理念

檔案管理應(yīng)給予高度的重視，在互聯(lián)網(wǎng)的時期下，檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，才能將檔案管理工作落實到實處，才能從根本上提高檔案管理工作的水平。第一，檔案管理者加強自身素質(zhì)提高，樹立正確的檔案管理理念，明確崗位內(nèi)容及職責(zé)，健全責(zé)任制度，開展基礎(chǔ)學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員通過學(xué)習(xí)強化工作操作，使工作具備標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。③第二，檔案管理人員應(yīng)加強檔案管理工作的規(guī)范化，提高檔案權(quán)威性，以此來促使檔案管理者認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。

2、重視檔案管理人員素質(zhì)的提升

檔案管理人員素質(zhì)的提高對于檔案管理水平提高也有重要的作用，具體來說，應(yīng)主要從以下幾個方面進(jìn)行完善。第一，通過考核制度、激勵制度等，加強對檔案管理人員管理，提高對檔案管理的重視和責(zé)任意識，提高檔案工作人員的積極性。第二，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期舉辦相關(guān)的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員了解信息化檔案管理對其工作的有力因素，也讓檔案管理人員通過所學(xué)理論知識指導(dǎo)實踐，提高其檔案管理工作水平。

3、加強檔案管理工作的信息化建設(shè)

信息化檔案管理應(yīng)實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。第一，應(yīng)加強檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，制定適應(yīng)現(xiàn)代化規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。綜合考慮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛運用，檔案儲存載體多樣化等情況，對現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定及時更新，以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的需要。④第二，加快相關(guān)軟件的研發(fā)與使用，各檔案管理單位可以統(tǒng)一采購檔案管理軟件，軟件的統(tǒng)一更有利于檔案管理信息的共享。

四.結(jié)語

深入思考，信息化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然結(jié)果。檔案管理工作要實現(xiàn)自身價值的提升，就要認(rèn)清現(xiàn)狀，與時俱進(jìn)，科學(xué)管理，努力形成社會檔案觀，為電子文件管理開辟新途徑。只有這樣，檔案信息才能被充分的利用和開發(fā)，為國家社會作出重大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] ?薛四新，現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ) [M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2006：14-15.

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[3] ?李曉輝，信息化背景下檔案管理改革初探[J].信息記錄材料，2018，19（3）：199-201.

[4] ?張曉光，新時期檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新與發(fā)展[J]黑龍江科技信息，2013（6）：142.

作者簡介：于萌萌（1993—），女，山東省青島市，中國航空規(guī)劃設(shè)計研究總院有限公司，助理工程師，2018碩士，研究方向：美術(shù)學(xué)。

（作者單位：中國航空規(guī)劃設(shè)計研究總院有限公司）