淺析民辦中學檔案管理工作的現狀與對策

摘要：作為教育市場化的產物，民辦中學發展迅猛，富有活力;作為社會活動的參與者，民辦中學檔案管理工作的水平關系著萬千教職工和學子的切身利益。本文通過剖析民辦中學檔案管理工作的現狀和存在問題，闡述提高民辦中學檔案管理水平的對策。

關鍵詞：民辦中學;檔案管理;對策

近年來，隨著《民辦教育促進法》的出臺，我省民辦中學借助于市場經濟的加快推進和教育服務市場構建的勢態，借助于旺盛的教育需求和有力的政策扶持，呈現了迅猛發展的態勢。

民辦中學是貫徹實施國家義務教育方針、政策的個體，與國家、社會和學生的利益息息相關。在學校管理和教學過程中形成各類檔案，是一種寶貴的信息資源和財富，它在學校的內部管理、教育教學和教學研究等各方面具有重要的憑證和信息價值，它的質量和完整程度將影響到民辦教育事業的發展。因此，加強和改善民辦中學檔案管理工作，是依法治教需要，也是規范民辦教育發展的重要手段。

一.現階段民辦中學檔案管理工作現狀

現階段民辦學校檔案管理工作相對滯后，主要呈現以下三種狀態：一是原公辦中學轉制為民辦中學，其檔案管理工作有一定基礎，檔案管理管理人員具備一定的專業知識，學校各部門檔案意識較強;二是由公辦中學集團化辦學創辦的民辦中校，其檔案管理工作借鑒母校的經驗，雖有各方面的不足但初具規模，在摸索中前進;三是完全新辦的民辦中學，其主要精力放在教育教學業務和吸引生源上，缺乏長遠眼光，將檔案管理工作放在極次要的位置上，缺乏檔案管理經驗和專業人才，檔案管理呈粗放型的狀態。

二.現階段民辦中學檔案管理工作存在的主要問題

（一）. 未建立完善檔案工作體系。民辦中學由于對檔案管理工作缺乏經驗，各類檔案文件材料大多散落在各處室、各部門，未能實現綜合檔案集中統管;學校將主要精力集中在教學業務上，對檔案工作缺乏重視，未能有效開展對各部門檔案工作的監督指導檢查，未能完全建立部門立卷歸檔制度;學校片面追求教職工的教學業績，未將文件形成積累和歸檔要求納入教職工有關職責及其考核，未開展檔案工作獎懲。

（二）.未建立完善檔案管理制度。主要表現為：各項工作制度，管理制度及業務規范有待完善，尤其是包括檔案實體分類、歸檔范圍、保管期限等業務規范急需根據國家檔案局8號令、財政部2016年新頒布的《會計檔案辦法》等規范，結合民辦中學實際修訂。同時按要求制定檔案管理應急預案、檔案工作責任追究制度、電子檔案管理制度等制度。

（三）.缺乏檔案管理專業人才。由于體制原因，我國專業的檔案管理人才多集中在各級機關、國有企事業單位，與之相比，民辦中學在薪資福利和職業發展方面上處于完全劣勢，因此，民辦中學大多只能聘任普通文員來負責檔案管理工作。普通文員具備一定的檔案管理專長后，容易跳槽到待遇和發展更好的單位工作，而由于檔案管理人員頻繁流失，民辦學校不愿意投入人力財力，讓其參加專業的檔案管理技能培訓，這就陷入了惡性循環。

（四）.檔案信息化水平低，檔案利用效果不足，檔案保管條件較差。民辦中學的創辦多以盈利為最終目標，這導致其片面追求短期成績，追求社會效應以吸引生源，追求財力賬面上的投入產出比。大多數民辦中學不愿意在檔案軟、硬件方面有過多的投入，造成檔案信息低使用率，檔案保管條件惡劣，實體檔案易損毀。檔案信息化建設有待完善，主要表現為：大多數民辦中學沒有購買檔案管理軟件，或購買傳統的單機版檔案軟件，依靠紙質的檔案目錄進行查閱利用，這浪費了大量的人力和時間卻無明顯效果，造成檔案信息低使用率。檔案庫房建設同樣需要資金投入，而部分民辦中學為了節約成本，使用小面積的課室或房間作為檔案庫房，經過較短時間的積壓，庫房飽和，有無法滿足新增檔案的存放需求;部分檔案庫房因為面積不足，無法合理劃分，將辦公、閱覽和儲存檔案的區域混為一體，造成檔案散溢;部分庫房缺少相應的祛濕、消毒、防火、防磁等檔案保護設施和技術設備，導致檔案因為受潮或蟲蛀而損毀。

三.加強民辦中學檔案管理工作的對策

（一）.建立完善民辦中學檔案管理體系框架

建立完善民辦中學檔案管理體系框架，主要包含三層內容：

1.建立檔案工作體系。建立民辦中學檔案工作體系，關鍵是領導重視和責任落實，即建立學校統籌——辦公室主管——各處室落實和分管校領導——辦公室分管負責人——專職檔案員——各部門兼職檔案員的雙層管理體系。切實落實檔案工作“三納入”、“四同步”，即將學校檔案管理工作納入到本單位工作計劃，納入到領導工作議事日程，納入到學校教職工的崗位責任制中，同時，把學校的各項重要管理活動和常規教學與檔案工作同步布置，同步落實，同步檢查，同步考核。

2.完善檔案管理制度建設。俗話說“無規矩不成方圓”。規矩也就是規章制度，用來規范我們行為的規則、條文，它保證了良好的秩序，是各項事業成功的重要保證，對于民辦中學的檔案管理工作也是如此。因此，以省、市各級檔案局和教育局的業務規范為依據，結合民辦中學實際情況，修訂檔案管理工作有關規章、標準和制度，提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求，尤為重要。具體為制定學校文件與檔案管理的崗位責任制、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案、檔案工作年度評估辦法與考核體系等整體規章;制定文件歸檔制度、檔案保管、鑒定銷毀、統計、利用、保密等具體業務制度;制定學校各門類檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范等業務規范。

（二）吸引人才，加強檔案專、兼職檔案員的培養。與公辦中學相比，民辦中學雖然無法提供事業單位編制吸引高素質檔案管理人才，但具有靈活的特點。民辦中學可根據自身特點，為專、兼職檔案管理員制定多勞多得、與業績考核掛鉤的薪酬制度，如設立專、兼職檔案員工作補貼和多等級的考核獎勵;民辦中學可尋求與各級檔案局進行溝通，推薦具備條件的檔案管理員參加專業技術資格審定，解決其職稱晉升和職業發展問題，鼓勵專、兼職檔案員到各級檔案主管部門舉辦的短期培訓班學習，邀請檔案局專家到校開展檔案工作監督指導;有條件的民辦學校可派檔案員到公辦中學或校本部進行跟崗學習，例如廣東實驗中學合作創辦的附屬天河學校、順德學校、南海學校等三所民辦學校在創辦之初，均多次派遣專職檔案員到校本部綜合檔案室進行跟崗學習。三所分校的檔案員通過跟崗，掌握了中學檔案工作從制度搭建、具體業務到庫房建設的全流程管理技能，均能獨立開展檔案工作。經過經驗和知識轉移，目前這三所民辦學校的檔案工作已初具成效。

（三）重視軟、硬件投入，推進檔案信息化建設。檔案是一筆重要的信息財富，安全重于泰山。民辦中學應具備前瞻眼光，投入一定資金，按照檔案庫房“八防”（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）的要求，建設標準化檔案庫房。檔案庫房必須至少滿足本單位未來15—20年的檔案保管需求，還要合理布局，做到辦公、閱覽、庫房三分開。此外，有條件的民辦中學可購買網絡版的檔案管理系統，與本單位OA系統進行對接，初步實現文檔一體化管理，開展檔案目錄及傳統載體檔案數字化;制定電子檔案管理制度和檔案管理系統操作制度，開展電子檔案的保管與利用工作，為全校教職工設置相應權限的檔案查詢利用賬戶，開展檔案利用網絡化服務。

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作者簡介：張偉城，1985年7月出生，男，漢族，廣東揭陽，大學本科，檔案館員，研究方向：檔案管理理論與應用。

（作者單位：廣東實驗中學）