基于信息化背景談檔案工作創(chuàng)新發(fā)展

王俊英

摘 要 現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)信息技術(shù)與信息成果處于較為成熟的發(fā)展階段，創(chuàng)新思潮與大數(shù)據(jù)趨勢(shì)的影響力越來越大。然而，基于當(dāng)前的發(fā)展格局，檔案管理工作正面臨著一個(gè)重大的發(fā)展挑戰(zhàn)。考慮到檔案管理工作的特殊性質(zhì)，若想豐富檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)職能和服務(wù)效果，必須抓住信息化發(fā)展優(yōu)勢(shì)，吸收新型檔案管理工作辦法，創(chuàng)設(shè)新的檔案管理系統(tǒng)。本文主要研究了信息時(shí)代背景下的檔案管理工作，闡述了部分有效的創(chuàng)新發(fā)展途徑。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新

1檔案管理信息化概述

從理論上看，檔案管理信息化是傳統(tǒng)的實(shí)體保管型管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?shù)字化管理模式的一個(gè)過程。在集中統(tǒng)一的檔案管理單位的運(yùn)行模式下，把現(xiàn)代信息技術(shù)融入了檔案管理與規(guī)劃活動(dòng)里面，能夠從根本上滿足了信息資源接收、搜集、存儲(chǔ)和提檔利用等服務(wù)需求。通常情況下，檔案的信息化管理活動(dòng)具備三個(gè)基本特征：第一，檔案管理行政部門統(tǒng)一制定實(shí)踐管理工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和政策。第二，檔案管理信息化是政府、企事業(yè)單位走向信息化管理的重要體現(xiàn)。第三，檔案管理信息化發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)提高管理效率，又能構(gòu)建數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)[1]。

2檔案管理信息化的必要性

越來越多的信息資料和信息使用需求，使得檔案信息化管理越來越重要。所謂的信息化創(chuàng)新，首先，在信息化模式下，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)非常方便，基于信息化技術(shù)可以快速采集并處理相關(guān)數(shù)據(jù)，規(guī)范信息管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)采集流程，推動(dòng)建成可靠的、連貫的智能服務(wù)體系。其次，信息化能夠強(qiáng)化電子文件的保管技術(shù)，特別是云儲(chǔ)存方式。在這樣的模式之下，檔案管理人員不用再承受過大的工作量和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)處理壓力，檔案管理機(jī)構(gòu)也不用再畏懼限制訪問、審核數(shù)據(jù)安全的重壓[2]。

3信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 檔案管理現(xiàn)狀

一方面，管理體制不規(guī)范。雖然當(dāng)然管理融入了信息化的技術(shù)和理念，但是信息化管理約束制度并不健全。工作流程也沒有通知到每一位工作人員，實(shí)踐管理行為存在極大的盲目性。雖然國(guó)內(nèi)推出了部分具體的檔案管理法規(guī)，投入使用后也取得了部分成就，但是仍然存在部門立卷制度不完備、權(quán)責(zé)分配不合理等諸多問題。另外，高層管理者并不了解基層職工的能力，工作團(tuán)隊(duì)多是抽調(diào)早期部門和管理人員組成的，人員配置規(guī)范性較低，未能做到與時(shí)代需求同步調(diào)整、同步更新。另一方面，檔案載體保存存在安全問題。在信息化的管理模式下，大多數(shù)檔案都以電子文件的形式儲(chǔ)存，而信息材料則是以光盤和磁性存儲(chǔ)方式被保存下來，不過磁盤容易因物理反應(yīng)而導(dǎo)致卷曲，甚至是出現(xiàn)由磁粉脫落引發(fā)的文件損壞現(xiàn)象。其實(shí)，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，它的存儲(chǔ)期限較短，數(shù)據(jù)只能維持十年左右。因?yàn)殡娮訖n案具有這種脆弱性，所以更容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)無法讀取的結(jié)果。總之，檔案管理需要信息化技術(shù)開發(fā)檔案信息資源、優(yōu)化基本管理模式、提高信息服務(wù)效能，具體的，需要優(yōu)化微縮技術(shù)服務(wù)、光盤存儲(chǔ)服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)及視聽傳播服務(wù)能力，爭(zhēng)取全面建成計(jì)算機(jī)管理服務(wù)系統(tǒng)，并且加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)與周邊系統(tǒng)的集成，通過系統(tǒng)之間的無縫鏈接達(dá)到電子檔案及時(shí)、準(zhǔn)確的歸檔至云存儲(chǔ)服務(wù)器中。一方面，必須借助信息化技術(shù)建成檔案編目、數(shù)據(jù)檢索、收集整理、存儲(chǔ)共享為一體的信息產(chǎn)業(yè)體系，另一方面，加大檔案管理工作改革力度，在承擔(dān)復(fù)制加工及傳輸責(zé)任的基礎(chǔ)之上，必須嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇Ｗo(hù)信息產(chǎn)權(quán)。

3.2 檔案管理工作的創(chuàng)新策略

從事物的發(fā)展規(guī)律上看，檔案管理工作的創(chuàng)新是信息時(shí)代和人類工作的迫切需求，檔案管理體系前進(jìn)與發(fā)展的必經(jīng)之路。也正因如此，廣大科研工作者深入研究管理工作體會(huì)，并提出以下可行的創(chuàng)新策略。第一，建立健全法律法規(guī)體系。不論是生活在哪一個(gè)發(fā)展時(shí)期，不論是哪一種工作活動(dòng)，都需要健全的法律保障體系來維持其正常運(yùn)行的穩(wěn)定性、安全性與機(jī)密性。就國(guó)家級(jí)的機(jī)密檔案而言，不僅需要利用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)去監(jiān)督，而且需要利用法律法規(guī)去管理。就普通的檔案而言，國(guó)家也應(yīng)該出具相應(yīng)的法律條例，并要求各個(gè)檔案管理單位結(jié)合實(shí)際情況設(shè)立有效的法規(guī)。只有這樣，才能保障實(shí)踐工作的質(zhì)量和效果，進(jìn)一步證明創(chuàng)新型管理方法的優(yōu)勢(shì)。第二，吸收新的理念，創(chuàng)新管理概念。現(xiàn)階段，若想從根本上改變信息化管理觀念，使其為長(zhǎng)期管理工作提供幫助，需先調(diào)整指導(dǎo)模式，糾正日常管理環(huán)境下工作人員的錯(cuò)誤態(tài)度或思想，從而構(gòu)建現(xiàn)代化、數(shù)字化、高質(zhì)量的管理模式。與此同時(shí)，一線管理人員應(yīng)該秉承著科學(xué)的工作態(tài)度，充分理解信息化與管理活動(dòng)之間的聯(lián)系，認(rèn)真發(fā)展信息化管理模式;應(yīng)該學(xué)習(xí)創(chuàng)新精神、奮斗精神，不斷更新自身的服務(wù)理念，進(jìn)一步提高管理行為的實(shí)效性，從而達(dá)成檔案服務(wù)效果更上一層樓的目標(biāo)。第三，全面優(yōu)化信息化管理模式。檔案管理工作者應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注管理需求的動(dòng)向，不斷調(diào)整管理模式，爭(zhēng)取為人們提供更多的服務(wù)和幫助。檔案室高層必須要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)模式服務(wù)職能單一的弊端，從而依照不同部門的實(shí)際需求劃定管理模塊，同時(shí)配備相應(yīng)的管理程序，及時(shí)備份重要資料，進(jìn)一步優(yōu)化檔案資料管理體系。在此期間，工作人員應(yīng)該遵循具體細(xì)則處理管理系統(tǒng)，規(guī)范各項(xiàng)實(shí)踐管理工作，完成基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)、技術(shù)指標(biāo)革新等重要任務(wù)。第四，推動(dòng)建立信息化管理平臺(tái)。其實(shí)，盡早構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，不僅能夠拓寬信息搜集共享渠道，而且能夠簡(jiǎn)化檔案資源管理工作，完成統(tǒng)一搜集與處理任務(wù)。在建立新的信息管理平臺(tái)時(shí)，可以先建立綜合性管理與分級(jí)管理資料庫(kù)，這種資料庫(kù)融合了檔案管理理念與科學(xué)技術(shù)，符合檔案管理單位的管理實(shí)況。基于此，可以構(gòu)筑高質(zhì)量的信息化管理平臺(tái)，特別是融入創(chuàng)新思想構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)和管理效果反饋平臺(tái)[3]。

4結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代化的發(fā)展需要的是高質(zhì)量的信息與信息存儲(chǔ)及處理辦法，而構(gòu)筑優(yōu)質(zhì)的、信息化的檔案管理體系，唯有融入創(chuàng)新思想調(diào)整檔案信息化管理系統(tǒng)，才能突破管理局限，令檔案管理工作走向開放共享之路。

參考文獻(xiàn)

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[3] 于華，張璐.示范引領(lǐng) 推動(dòng)數(shù)字檔案資源建設(shè)——豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）室藏檔案數(shù)字化實(shí)踐研究總結(jié)[J].北京檔案，2019，（2）：39-41.