淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性

摘 要 在檔案管理中通過應用計算機技術，能夠對各類檔案資料進行快速整理分析，進而提高檔案管理工作效率以及檔案資料查閱速度。對此，本文首先對檔案管理工作內容進行介紹，然后對計算機技術在檔案管理應用中的必要性進行分析，并對計算機技術在檔案管理中的應用要點進行詳細探究。

關鍵詞 檔案管理;內容;計算機技術

引言

現如今，計算機技術已被推廣應用于檔案管理中，與傳統的檔案管理方式相比，計算機技術能夠有效保證數據錄入準確性，數據錄入方式快速便捷，同時還可對檔案資料進行拷貝、輸入、打印、查找等，便于檔案管理人員對檔案資料進行高效管理。因此，亟須對計算機技術在檔案管理中的應用進行深入研究。

1檔案管理工作內容

在檔案管理中，要求對檔案進行收集整理分析，并提供檔案資料利用服務功能。在收集到各類檔案資料后，要求管理人員度然后根據實際需要合理保存，便于后續使用。在整個檔案管理全過程中，檔案資料分類至關重要，各行各業檔案資料逐漸增多，只有對檔案資料進行科學合理的分類，便于后續快速查詢使用[1]。

2計算機技術在檔案管理應用中的必要性

檔案管理工作難度較大，復雜程度較高，在檔案資料管理中，需保存大量信息數據，對于工作人員工作精確度的要求比較高，另外，在檔案資料管理中需耗費大量時間和精力，并且很難保證工作效率，將計算機技術應用于檔案管理中，可促進檔案管理方式轉變。在計算運行過程中能夠創建分類儲存程序，對檔案資料進行精確化分類，在利用計算機技術對檔案資料進行科學分類后，還可創建檢索窗口，檔案資料使用人員可根據實際需要通過檢索功能找出所需檔案內容[2]。

3計算機技術在檔案管理中的應用

3.1 利用計算機技術設計多樣化檢索工具

在計算機技術的實際應用中，可通過多媒體顯示數據內容，在利用計算機技術進行檔案管理后，通過利用計算機技術，可設計檔案資料檢索工具，然后再利用多媒體技術顯示出檔案內容。比如，在創建網絡虛擬檔案時，可準確提取檔案資料的分類以及關鍵詞信息，然后據此進行檔案篩選。另外，對于實體檔案文件，可采用計算機技術進行位置導航，及時找出檔案資料的存放位置，在計算機技術的實際應用中，還可詳細記錄檔案取閱者的詳細資料，如果檔案出現安全問題，則可及時找出責任人。

3.2 創建檔案網絡化平臺

在創建信息化檔案管理模式時，可采用計算機技術提供豐富的信息資源，創建網絡信息化管理平臺，檔案管理人員、使用者等可通過檔案管理資源平臺實現信息數據共享。在創建信息化平臺時，要求結合實際需要選擇適宜的軟件和系統，并根據軟件、系統的使用標準進行測試分析，確保計算機各類系統的兼容性以及科學性，進而保證檔案資料管理合法安全。

3.3 建立數字檔案資料庫

在利用計算機技術進行檔案管理時，將傳統的紙質檔案轉化為電子化檔案，能夠有效提升檔案數據的信息化水平，在電子檔案錄入完成后，即可對檔案資料進行整理。在檔案錄入過程中，必須嚴格依據相關規范，并采用統一格式進行存儲管理。對于電子數字檔案，可分為以下三個組成部分：第一，用戶終端。用戶終端是由檔案的電子數據檔案庫所組成的，可有效提升檔案用戶信息查詢便捷性，對于終端查詢功能，可通過檔案信息計算機界面來完成。第二，通信系統。在電子檔案庫的創建和使用中，計算機網絡和通信系統是十分重要的基礎內容，為了有效提升檔案管理工作效率，必須合理應用計算機網絡以及通信系統。第三，數據庫檢索服務系統。為了將計算機技術應用于檔案管理中，必須創建檢索服務系統，使得檔案用戶能夠根據服務系統查詢所需檔案內容。

3.4 建立電子數字檔案庫聯網站點

在檔案資料管理中，為了實現計算機管理目標，可采用計算機技術創建檔案庫，在此過程中，必須嚴格遵循計算機技術的應用特點以及網絡實際情況，確保所創建的檔案庫聯網網絡有效。在電子數字檔案庫聯網站點創建中，應注意以下幾點：第一，為了充分展現出計算機技術的應用優勢，要求創建電子數字檔案庫聯網站點，提升計算機技術運用效率，在實際用中，其不會受到時間、空間等因素的限制，用戶只需通過信息界面即可登錄系統，根據實際需要查詢所需檔案資料。第二，創建檔案信息共享網站。在檔案管理中，要求創建高效的檔案管理系統，并且合理規范檔案信息的使用，確保使用者檔案信息查詢的順利進行。

3.5 利用計算機技術加強檔案保密

在檔案資料管理中，加強保密管理至關重要，如果采用傳統的人工保密方式，可能存在一些風險因素，對此，可采用計算機技術進行檔案資料保密管理。通過利用計算機技術，詳細記錄重要檔案的來訪信息，確保在檔案使用過程中的安全性。比如，可利用計算機技術創建專門的供檔案傳輸的通道，在該通道的實際應用中，無須聯網即可完成檔案傳輸，另外計算機兩邊交換者也可通過檔案實現檔案資料交互，在該通道的交換過程中，要求使用者準確錄入使用者信息，確保檔案資料在安全的情況下傳輸，避免實體檔案傳輸過程中的風險因素。除此以外，還可通過利用計算機技術創建數據編程系統，如果檔案資料被盜取，則可自動封鎖檔案，保障檔案資料的安全性[3]。

4結束語

綜上所述，本文主要對計算機技術在檔案管理中的用點進行了詳細探究，在計算機網絡時代，在檔案管理中，傳統的檔案管理方式逐漸暴露出很多弊端，對此，可應用計算機技術進行檔案管理，通過利用計算機技術對各類檔案資料進行快速收集、分類、整理、傳輸等，可有效提升檔案信息收集管理檢索的標準化、規范化以及網絡化。

參考文獻

[1] 王雪梅.計算機技術在檔案管理工作中的運用[J].信息與電腦：理論版，2017，378（8）：49-50.

[2] 康琛笠.計算機技術在檔案管理中的應用[J].晉城職業技術學院學報，2018，11（3）：26-28.

[3] 李虹.計算機技術在檔案管理應用中的必要性分析[J].科學與財富，2017，3（26）：12.

作者簡介

齊林峰（1984-），男，山東濟寧人;學歷：本科，職稱：助理館員，現就職單位：長沙縣人力資源和社會保障局，工作方向：檔案管理。