北京市檔案館民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄難點(diǎn)及對(duì)策

姚行

摘要：本文分析了民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄難點(diǎn)，如辨識(shí)文字難、理解內(nèi)容難、概括內(nèi)容難、判斷責(zé)任者難、識(shí)別文種難等，并結(jié)合北京市檔案館民國(guó)檔案著錄實(shí)踐有針對(duì)性地提出了解決相關(guān)難點(diǎn)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：民國(guó)檔案 文件級(jí)目錄 著錄難點(diǎn)

北京市檔案館館藏中華人民共和國(guó)成立前的檔案主要為民國(guó)檔案，為響應(yīng)國(guó)家檔案局建設(shè)“國(guó)家開(kāi)放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”的號(hào)召，從2013年起北京市檔案館開(kāi)始了民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄的工作探索。經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐，特別是從2017年開(kāi)始以項(xiàng)目外包形式開(kāi)展文件級(jí)目錄著錄以來(lái)，北京市檔案館積累了比較豐富的經(jīng)驗(yàn)，本文結(jié)合北京市檔案館實(shí)踐，對(duì)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄難點(diǎn)及其對(duì)策進(jìn)行研究。

一、開(kāi)展民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄的難點(diǎn)

（一）辨識(shí)文字難

1.字跡潦草。民國(guó)檔案文件多為手工書(shū)寫(xiě)，風(fēng)格因人而異，人為因素大，書(shū)寫(xiě)工整、賞心悅目的檔案相對(duì)較少，多數(shù)字跡潦草、雜亂無(wú)章。北京市檔案館所存民國(guó)時(shí)期的檔案大多數(shù)只以文件定稿形式存檔，上面保留著圈圈點(diǎn)點(diǎn)、勾勾畫(huà)畫(huà)、增字減字、修改潤(rùn)色的痕跡，有的甚至全文亂七八糟、字跡潦草、識(shí)別極難。

2.字跡褪色。民國(guó)檔案形成距今已超過(guò)70年，當(dāng)時(shí)所使用的紙張化學(xué)性能不穩(wěn)定、質(zhì)量普遍較差，并且受動(dòng)蕩社會(huì)環(huán)境影響導(dǎo)致保存不善，部分檔案存在字跡褪色的現(xiàn)象。個(gè)別字跡變淺尚可通過(guò)前后字句聯(lián)想猜測(cè)，但有些文件內(nèi)容嚴(yán)重模糊，想要識(shí)別其中的文字變得異常困難。

3.字形字體復(fù)雜。民國(guó)檔案字形上包含繁體字、簡(jiǎn)體字、異體字，字體上有楷書(shū)、草書(shū)、隸書(shū)等，字形夾雜，字體繁雜。有的同一個(gè)字簡(jiǎn)繁體不同，在草書(shū)中，寫(xiě)法更是多達(dá)數(shù)十種，有的字詞撰稿人筆誤、簡(jiǎn)寫(xiě)、缺筆少畫(huà)，更是讓人費(fèi)解、難以辨識(shí)。著錄人員只有經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的積累和鍛煉，才能準(zhǔn)確識(shí)別檔案中的文字。

（二）理解內(nèi)容難

北京市檔案館館藏民國(guó)檔案主要為文書(shū)檔案，其中多數(shù)是政府公文和私人信函，這兩類(lèi)文書(shū)各有特點(diǎn)。

1.政府公文帶有明顯的時(shí)代印記。民國(guó)時(shí)期政府公文行文風(fēng)格、用語(yǔ)等與現(xiàn)行公文差別極大，多為文白夾雜、緊寫(xiě)連書(shū)、豎排書(shū)寫(xiě)、沒(méi)有斷句、不分段落，特別是其中包含著大量的公文套語(yǔ)，如“案查”“等因”“奉此”等用以標(biāo)明公文層次起訖承轉(zhuǎn)。行文針對(duì)的機(jī)關(guān)等級(jí)不同則用語(yǔ)不同，不能混用，同時(shí)也是一種表示官署尊卑等級(jí)的符號(hào)，帶有明顯的時(shí)代印記。

2.私人信函注重體現(xiàn)傳統(tǒng)禮儀。民國(guó)時(shí)期文人來(lái)往通信書(shū)文并重，既注重修辭、文法，更講究中華傳統(tǒng)禮儀。信函講究自謙而敬人，表現(xiàn)在結(jié)構(gòu)、格式、用語(yǔ)、稱謂等方方面面，比如在敬稱謙稱的使用上，不同的身份有不同的用語(yǔ)，信函中涉及的人物往往諱名而使用字號(hào)稱呼。信函中不能使用我、你、他的字樣，而用其他詞代替，提及自己時(shí)用“在下”“小弟”“晚”等，提及對(duì)方時(shí)用“仁兄”“先生”“閣下”等，提及別人時(shí)用“彼”“渠”等代替。向?qū)Ψ金佡?zèng)時(shí)，要用謙語(yǔ)，如“菲儀”“芹獻(xiàn)”“寸志”等。

著錄人員如果對(duì)上述特點(diǎn)不了解、不掌握，看檔案便如同看天書(shū)，不可能理解其內(nèi)容。

（三）概括內(nèi)容難

民國(guó)檔案與現(xiàn)行檔案相比有一個(gè)突出的不同，即多數(shù)文件沒(méi)有題名。著錄中概括內(nèi)容“難度系數(shù)”比較大的檔案，大致可以分為三類(lèi)。一是政府公文。公文標(biāo)題形成之前，公文的內(nèi)容主要通過(guò)事由揭示，但并不是所有公文都有事由。例如，上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文一般不擬事由，有的文件因涉及秘密內(nèi)容而不擬事由，當(dāng)時(shí)事由擬寫(xiě)也不規(guī)范，跟現(xiàn)代意義上的題名差別很大，經(jīng)過(guò)概括、改造、加工才能形成文件題名。二是私人信函。私人信函用語(yǔ)講究、晦澀難懂，包含眾多的稱謂語(yǔ)、提稱語(yǔ)、思慕語(yǔ)、祝愿語(yǔ)等，理解語(yǔ)義、概括內(nèi)容需要仔細(xì)揣摩。三是商業(yè)電報(bào)。商業(yè)電報(bào)涉及事項(xiàng)細(xì)碎、復(fù)雜，包含眾多的行業(yè)術(shù)語(yǔ)、暗語(yǔ)，著錄人員要找出其重點(diǎn)、總結(jié)出題名，困難可想而知。

（四）判斷責(zé)任者難

形成文件內(nèi)容并對(duì)其負(fù)有責(zé)任的機(jī)構(gòu)或個(gè)人即為責(zé)任者。責(zé)任者項(xiàng)作為必要項(xiàng)目，不能為空。只有完整、明確的責(zé)任者，對(duì)于檢索檔案內(nèi)容才有實(shí)際價(jià)值，但有些民國(guó)檔案的責(zé)任者并非一目了然。一是責(zé)任者信息不完整。如文尾落款處僅為“第一科”“秘書(shū)室”“第五?！钡葍?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱，沒(méi)有其隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)信息。二是表格單據(jù)類(lèi)，有的雖然內(nèi)容完整，但沒(méi)有明確的責(zé)任者信息。三是私人信函結(jié)尾落款往往是寫(xiě)信人的字號(hào)，當(dāng)姓名不完整時(shí)，責(zé)任者需要進(jìn)行考證。

（五）識(shí)別文種難

文種是按性質(zhì)和用途確定的文件種類(lèi)的名稱，民國(guó)文書(shū)檔案中文種極為豐富，基本可以分為兩大類(lèi)：一是公文類(lèi)文書(shū)，明令頒布的如訓(xùn)令、指令、布告、任命狀、委任令、咨、公函、通知、詳、咨呈等，經(jīng)常使用的雜體文，如電令、代電、通電、手諭、通告、報(bào)告、簽呈、箋函、節(jié)略等。除此之外，還有其他專用公文，如司法、商務(wù)文書(shū)等。二是非公文類(lèi)文書(shū)，如信函、收條、領(lǐng)條、甘結(jié)等。文種種類(lèi)繁多、格式各異，有的文件文種使用不規(guī)范、格式不標(biāo)準(zhǔn)，加上使用時(shí)期、范圍等經(jīng)常變化，對(duì)于許多特殊的文件，以及原來(lái)沒(méi)有文種的文件，要準(zhǔn)確判定其文種并非易事。

二、針對(duì)文件級(jí)目錄著錄難點(diǎn)提出的有效應(yīng)對(duì)策略

民國(guó)檔案存在諸多難點(diǎn)的現(xiàn)實(shí)決定了要提高目錄質(zhì)量水平，打造高質(zhì)量目錄，必須應(yīng)對(duì)有方、措施有力。北京市檔案館認(rèn)真總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷探索新的方法，形成了行之有效的制度安排和管理方法。

（一）重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作貫穿始終

基于民國(guó)檔案及其著錄工作的難點(diǎn)，加之各全宗檔案情況不同，對(duì)著錄人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)必須貫穿項(xiàng)目始終。

1.多種形式開(kāi)展培訓(xùn)。為保證培訓(xùn)效果，北京市檔案館根據(jù)不同的培訓(xùn)內(nèi)容靈活選擇培訓(xùn)形式。

一是業(yè)務(wù)講授。例如，對(duì)于民國(guó)公文的結(jié)構(gòu)、套語(yǔ)、用印、署名及如何找到重點(diǎn)與概括內(nèi)容等知識(shí)采取業(yè)務(wù)講授的形式，使著錄人員在短時(shí)間內(nèi)盡快掌握著錄的基本知識(shí)和技能。

二是參觀展覽。組織著錄人員集體參觀檔案展覽，走進(jìn)檔案、感受歷史。北京市檔案館組織全體公司人員參觀了“檔案見(jiàn)證北京”“古都新生人民勝利”等展覽，在寓教于樂(lè)中全面、直觀、形象地了解北京的重大事件和歷史變遷。

三是文化講座。檔案是歷史的見(jiàn)證，了解相關(guān)歷史背景知識(shí)對(duì)于從事著錄工作的幫助作用是不言而喻的。北京市檔案館組織公司人員聆聽(tīng)了關(guān)于北平市長(zhǎng)的文化講座，收到了良好的評(píng)價(jià)和反饋。

2.雙方培訓(xùn)互相配合。民國(guó)檔案認(rèn)字難、理解難、概括難等，決定了將之前從未接觸檔案著錄工作的新人培訓(xùn)成合格著錄人員時(shí)間長(zhǎng)、要求細(xì)、難度大，而培訓(xùn)效果如何將對(duì)項(xiàng)目成果產(chǎn)生直接影響，僅僅依靠檔案館或公司獨(dú)立開(kāi)展培訓(xùn)均會(huì)存在力量不足、急于求成、知識(shí)割裂等問(wèn)題，因此應(yīng)使檔案館培訓(xùn)和公司培訓(xùn)相互配合、互相補(bǔ)充。

一是進(jìn)場(chǎng)培訓(xùn)，即項(xiàng)目人員進(jìn)入北京市檔案館之后的初始培訓(xùn)，其培訓(xùn)效果如何將會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目周期產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，應(yīng)由檔案館人員負(fù)主責(zé)。進(jìn)場(chǎng)培訓(xùn)不僅在于著錄規(guī)則的仔細(xì)講解和深入剖析，更在于著錄思想、價(jià)值理念的灌輸，以求建立共同的思想認(rèn)識(shí)。

二是后續(xù)培訓(xùn)。在實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目人員的變動(dòng)難以避免，在出現(xiàn)后續(xù)培訓(xùn)需求時(shí)，充分發(fā)揮公司的作用，在檔案館人員的參與和指導(dǎo)下對(duì)新進(jìn)人員開(kāi)展培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中理解能力差、學(xué)習(xí)速度慢、目錄問(wèn)題多的人員進(jìn)行跟蹤輔導(dǎo)。

3.適時(shí)研討，增強(qiáng)合力。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、后期質(zhì)檢等情況，北京市檔案館適時(shí)組織公司進(jìn)行業(yè)務(wù)研討，事實(shí)證明，業(yè)務(wù)研討作用明顯。

一是找到缺少的“答案”。對(duì)于單憑某一案卷無(wú)法解決的問(wèn)題，如讀不懂的信函、字跡潦草難以辨認(rèn)的文字等，都可能在研討中找到參考甚至明確答案。

二是提高題名擬寫(xiě)水平。題名擬寫(xiě)是著錄中的一大難關(guān)，即便經(jīng)過(guò)同樣的培訓(xùn)，面對(duì)同一份檔案，所擬的題名也可能全然不同，甚至所敘事由五花八門(mén)。通過(guò)題名擬寫(xiě)探討，著錄人員各自說(shuō)明擬寫(xiě)思路和思考重點(diǎn)，檔案館人員最終點(diǎn)評(píng)，一方面可激發(fā)著錄人員主動(dòng)思考，統(tǒng)一擬寫(xiě)思路，另一方面也可借此掌握各個(gè)著錄人員的著錄水平，對(duì)其目錄質(zhì)量水平做到心中有數(shù)。

三是交流著錄經(jīng)驗(yàn)。著錄人員在掌握了具有普遍性的著錄知識(shí)，如著錄規(guī)則、公文套語(yǔ)、題名結(jié)構(gòu)、信函常用語(yǔ)等，獨(dú)立開(kāi)展著錄工作后，會(huì)逐漸形成獨(dú)特經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)業(yè)務(wù)研討，檔案館人員將新發(fā)現(xiàn)的目錄問(wèn)題匯總說(shuō)明，著錄人員交流自身所獲得的新經(jīng)驗(yàn)，可以實(shí)現(xiàn)不同經(jīng)驗(yàn)的交流、碰撞、匯聚。

（二）建立溝通機(jī)制，解疑釋惑及時(shí)有效

民國(guó)檔案著錄難點(diǎn)多，難點(diǎn)問(wèn)題若得不到迅速解決，在“破窗效應(yīng)”下，類(lèi)似問(wèn)題目錄不斷增加，后期返工改正將費(fèi)時(shí)耗力，所以建立順暢的溝通機(jī)制尤為必要。

1.內(nèi)部溝通。面對(duì)民國(guó)檔案著錄工作的諸多難點(diǎn)，單純依靠個(gè)人力量解決所有問(wèn)題顯得力不從心，組織業(yè)務(wù)小組可以很好地解決這一問(wèn)題。為充分發(fā)揮業(yè)務(wù)小組的作用，小組成員之間應(yīng)加強(qiáng)溝通。

一是工作記錄。業(yè)務(wù)小組的職責(zé)范圍涉及項(xiàng)目管理各個(gè)工序，檢查圖像、負(fù)責(zé)答疑、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、抽檢目錄等，每一個(gè)工序都關(guān)系著目錄質(zhì)量，個(gè)人難以解決的難點(diǎn)問(wèn)題，成員之間及時(shí)進(jìn)行溝通交流，并建立工作記錄，記錄檔號(hào)，描述存在問(wèn)題及解決措施，為同類(lèi)問(wèn)題的解決提供參考依據(jù)。

二是業(yè)務(wù)交流。業(yè)務(wù)小組成員職責(zé)分工雖有不同，但業(yè)務(wù)存在交叉，每個(gè)人接觸的檔案及對(duì)于檔案內(nèi)容的思考不同，相互之間溝通圖像和目錄問(wèn)題可以交流新的經(jīng)驗(yàn)和想法，借助集體智慧，形成聚能環(huán)，攻克著錄難點(diǎn)。

2.外部溝通。北京市檔案館民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄工作采用的是“著錄公司+全檢公司”雙重模式，作為項(xiàng)目主導(dǎo)力量，做好與兩家公司之間的溝通十分關(guān)鍵。

一是指定專人管理。著錄公司負(fù)責(zé)生產(chǎn)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄，這是一個(gè)從無(wú)到有的過(guò)程。全檢公司負(fù)責(zé)全面檢查著錄公司已經(jīng)完成加工程序的文件級(jí)目錄，這是實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄質(zhì)量提升的過(guò)程。為處理兩個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中的問(wèn)題，北京市檔案館分別指定專人管理兩家公司，負(fù)責(zé)解答公司遇到的難點(diǎn)問(wèn)題。

二是實(shí)行間接溝通。在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中，著錄公司與全檢公司之間實(shí)行間接溝通。著錄公司完成文件級(jí)目錄加工程序后，由檔案館指定人員負(fù)責(zé)目錄及其圖像的移交與接收。對(duì)于全檢公司的著錄建議，不能直接與著錄公司進(jìn)行溝通，應(yīng)提交至檔案館指定人員，這樣既可避免雙方因直接溝通意見(jiàn)不一致產(chǎn)生的分歧，也可使檔案館進(jìn)一步了解著錄公司本批次目錄存在的問(wèn)題。

三是書(shū)面意見(jiàn)反饋。全檢公司按批次接收著錄公司的目錄及圖像數(shù)據(jù)，上一批次發(fā)現(xiàn)的目錄問(wèn)題可能在下一批次中再次出現(xiàn)，但信息反饋不能“遲遲未到”。特別是整批次數(shù)據(jù)質(zhì)量存在明顯問(wèn)題并已超過(guò)檔案館規(guī)定的錯(cuò)誤率時(shí)，全檢公司應(yīng)第一時(shí)間填寫(xiě)反饋記錄單，內(nèi)容包括檔號(hào)、問(wèn)題項(xiàng)、存在問(wèn)題等，按批次匯總提交，由檔案館人員反饋著錄公司返工改正。

（三）合理安排質(zhì)檢，難點(diǎn)問(wèn)題重點(diǎn)突破

1.著錄自檢。著錄公司人員的著錄水平有高有低、背景知識(shí)有多有少，民國(guó)檔案著錄中要克服的難點(diǎn)又相對(duì)較多，著錄人員直接完成的目錄質(zhì)量難以保證，必須經(jīng)過(guò)內(nèi)部質(zhì)檢。自檢環(huán)節(jié)的內(nèi)容包括：一是題名擬寫(xiě)是否真實(shí)準(zhǔn)確地體現(xiàn)檔案內(nèi)容；二是責(zé)任者的選擇是否正確；三是各著錄項(xiàng)的格式是否正確等。經(jīng)過(guò)公司自檢合格的目錄，才能辦理向全檢公司移交的手續(xù)。

2.全面質(zhì)檢。全檢公司的質(zhì)檢是對(duì)著錄公司文件級(jí)目錄的一次“全面體檢”，重點(diǎn)在于：一是檢查文件級(jí)目錄各著錄項(xiàng)是否完全執(zhí)行著錄細(xì)則要求；二是各著錄項(xiàng)考證內(nèi)容是否符合常理；三是題名擬寫(xiě)是否邏輯清晰、重點(diǎn)突出。為壓實(shí)全檢公司質(zhì)檢責(zé)任，北京市檔案館規(guī)定數(shù)據(jù)一旦提交，后續(xù)環(huán)節(jié)所發(fā)現(xiàn)的目錄問(wèn)題，由全檢公司負(fù)責(zé)全部改正。

3.重點(diǎn)抽檢。全檢公司對(duì)著錄公司完成的數(shù)據(jù)開(kāi)展質(zhì)檢，對(duì)于檔案館而言，屬于質(zhì)檢力量的補(bǔ)充和強(qiáng)化，不等同于檔案館質(zhì)檢。北京市檔案館在加強(qiáng)對(duì)于全檢公司質(zhì)檢管理的同時(shí)，依據(jù)前期指導(dǎo)情況按批次對(duì)目錄開(kāi)展重點(diǎn)抽檢：一是字跡潦草的檔案；二是私人信函；三是研討中反映的疑難類(lèi)檔案；四是經(jīng)過(guò)返工程序的檔案；五是曾經(jīng)答疑的檔案等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，視不同情況，向兩家公司反饋。

（四）拓展軟件功能，實(shí)時(shí)記錄共享信息

1.全程可追溯。著錄公司依托加工軟件生產(chǎn)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄，主要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)步驟，即圖像導(dǎo)入、分件、著錄、質(zhì)檢、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等。一條文件級(jí)目錄經(jīng)過(guò)多人加工處理，才能最終成型。為明確責(zé)任、可查可追溯，北京市檔案館要求公司加工軟件實(shí)現(xiàn)全程留痕，可實(shí)時(shí)查看分件人、著錄人、質(zhì)檢人、著錄內(nèi)容、質(zhì)檢修改內(nèi)容等詳細(xì)信息。全程可追溯，既幫助提高著錄人員的質(zhì)量意識(shí)，加強(qiáng)目錄質(zhì)量管理，也有利于實(shí)行針對(duì)性指導(dǎo)，減少糾錯(cuò)時(shí)間成本。

2.信息可共享。采取項(xiàng)目外包形式開(kāi)展文件級(jí)目錄著錄，多人甚至幾十人同時(shí)開(kāi)展著錄工作，將檔案劃分為一個(gè)個(gè)獨(dú)立單元，無(wú)形中割裂了案卷之間千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，單兵作戰(zhàn)難以對(duì)難點(diǎn)問(wèn)題形成合圍之勢(shì)，信息共享才能握指成拳。北京市檔案館規(guī)定在軟件內(nèi)，設(shè)置專門(mén)的模塊用于存儲(chǔ)信息、實(shí)時(shí)共享，如新的草體字、文種、人物字號(hào)等。實(shí)時(shí)共享的意義在于：一是方便現(xiàn)場(chǎng)人員隨時(shí)查看，提高信息利用時(shí)效；二是建立系統(tǒng)的信息資源庫(kù)，便于后進(jìn)人員學(xué)習(xí)掌握，為項(xiàng)目留下可資利用的素材和資料。

民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄工作雖然存在諸多難點(diǎn)，但也面臨著難得的機(jī)遇。當(dāng)前，國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)正在加速推進(jìn)，而民國(guó)檔案屬于國(guó)家重點(diǎn)檔案的范圍，借助國(guó)家檔案局專項(xiàng)資金支持，加上重視人員培訓(xùn)、暢通溝通渠道、合理安排質(zhì)檢、發(fā)揮軟件作用等有力的方法措施，將實(shí)現(xiàn)提高文件級(jí)目錄著錄速度的同時(shí)，有效提高目錄質(zhì)量的要求和目標(biāo)。

作者單位：北京市檔案館