《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78—2019）的內容及相關問題探討

王英瑋 楊之蔚

國家檔案局在2019年12月16日發布了《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78—2019）（以下簡稱“規范”）這一行業推薦標準。規范與之前國家檔案局發布的《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62—2017）和《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63—2017）等三個行業推薦標準，為我國錄音錄像檔案的管理實踐，提供了切實可行的作業標準指南。本文著重介紹規范的主要內容，并對其中存在的一些問題進行理論探討。文中不當之處，希望同仁斧正。

一、規范的制定和實施意義

2017年，規范被列入國家檔案局檔案行業標準制訂計劃，并由國家檔案局檔案館（室）業務指導司和江西省檔案館負責標準的起草工作。通過劉蕓、丁德勝、方維華、譚向文、毛海帆、傅培超、王其武、李鵬達等同仁的共同努力，在文獻研究和實地調研的基礎上，提出了規范的征求意見稿。在公開征求意見后，經過同行專家評審，完成了該標準的制訂工作。2019年12月16日，國家檔案局在《關于發布〈紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范〉等9項行業標準的通知》中，發布了該標準，將于2020年5月1日起正式實施。

規范的發布和實施意義在于：

第一，進一步完善了我國錄音錄像檔案的管理規范體系。規范與《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62—2017）和《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63—2017）等兩個行業推薦標準相互配合，可以為我國檔案館和檔案室等檔案管理機構提供管理錄音錄像檔案的良好指南。

第二，規范細化了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）對錄音錄像電子文件和電子檔案的管理要求，使GB/T 18894的實施得到了更為有力的支持。

第三，規范的制定和實施，使我國檔案管理標準化體系的建設得到了進一步完善。

二、規范的主要內容

從結構上看，規范包括7章51個條目（其中二級條目22個，三級條目29個），以及4個資料性附錄。

規范的內容主要包括：范圍、規范性引用文件、術語和定義、總則、收集、整理與著錄、歸檔與管理。下面分別介紹其中的主要內容。

第一，規范規定了“模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求”。各級各類社會組織形成的錄音錄像檔案的管理，都可適用該標準。

第二，明確了制訂規范所采用的、適用于該標準的規范性引用文件。其中包括：《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T 38—2008）、《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58—2014）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62—2017）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63—2017）、《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BDGR）技術要求和應用規范》（DA/T 74—2019）、《檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范》（DA/T 75—2019）等推薦標準。

第三，對9個與錄音錄像文件和錄音錄像檔案有關的專業術語進行了命名（包括中文名稱和英文名稱）和定義。這些術語包括：錄音錄像文件、錄音錄像電子文件、錄音錄像檔案、件、歸檔、模擬信號錄音錄像文件數字副本、模擬信號錄音錄像文件數字化、原始載體、離線備份載體。同時，規范規定《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）、《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58—2014）《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63—2017）“界定的術語和定義適用于本文件”。規范所定義的9個專業術語中，有四個改寫自其他標準，5個屬于自定義術語。

第四，規范的“總則”部分，對各單位錄音錄像文件的歸檔范圍，錄音錄像檔案管理的基本原則、技術支撐，以及錄音錄像檔案的形成部門、檔案部門、信息化部門和保密部門的制度建設、責任分工等，做了總述。規范規定“各單位在履行職能活動中形成的、具有保存價值的錄音錄像文件應及時歸檔”；各單位“應遵循集中管理、過程管理、便于利用、安全保密的基本原則，從技術與管理兩個方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實性、完整性、可用性和安全性”；各單位“應基于電子檔案管理系統對錄音錄像檔案進行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統的建設、管理和安全防范應按照GB/T 18894—2016的要求執行”；各單位應建立管理制度，明確相關部門的職責，其中“錄音錄像文件形成部門負責收集、整理、著錄和歸檔等工作”；檔案部門負責制定錄音錄像檔案管理制度，指導形成部門按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作，負責接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統計、移交等管理工作；信息化部門負責為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術支持；保密部門負責監督涉密錄音錄像檔案的保密管理。另外，規范的“總則”部分還特別強調了“保密管理”，明確要求“涉密錄音錄像檔案管理應遵循國家有關保密管理的規定”。

第五，規范的第5章說明和規定了錄音錄像文件的收集范圍與收集要求。錄音錄像文件的收集范圍可包括四種類型的文件，即記錄本單位主要職能和基本歷史面貌且具有保存價值的錄音錄像文件，記錄本地區地理概貌、城鄉建設、名勝古跡、自然風光、民風民俗和人物宣傳的錄音錄像文件，執法部門或司法部門職能活動形成的錄音錄像文件，以及其他具有保存價值的錄音錄像文件。為了體現“以我為主”的收集思想，規范還細化了記錄本單位主要職能和基本歷史面貌且具有保存價值的錄音錄像文件的收集范圍，明確了4類錄音錄像文件的收集范圍。其中包括：記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的工作活動、重要會議、外事活動、重點工程、重要人物等的錄音錄像文件，辦或承辦的本地區政治、經濟、文化、體育與社會事業等重大活動的錄音錄像文件，上級領導和著名人物來本單位檢查、視察、調研等工作或參加與本單位、本地區有關重大活動的錄音錄像文件，組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災害、重大事故、突發事件等錄音錄像文件。標準規定的細化，對標準的適用單位來說是非常有利的。規范的5.1“收集范圍”實際上說明了錄音錄像文件的歸檔范圍。

規范的5.2“收集要求”實際上說明了錄音錄像文件的歸檔質量要求。其中包括1項一般要求和6項具體要求。歸檔保存的錄音錄像文件的一般質量要求是：“應客觀、系統地反映主題內容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰”。歸檔保存的錄音錄像文件的具體質量要求包括：（1）經攝錄設備直接形成的具有保存價值的錄音錄像文件應收集、保存，錄像電子文件應是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動時序與客觀事實編輯制作的錄音錄像文件應收集、保存。（2）在保證錄音錄像電子文件真實性、完整性、可用性和安全性基礎上，應通過轉碼、復制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉存在計算機存儲器中，經過系統整理、著錄后再歸檔。（3）應對模擬信號錄音錄像文件進行數字化轉換，形成數字副本，按照6.2明確的要求進行著錄，建立目錄數據庫。模擬信號錄音錄像文件數字化轉換的前處理、信息采集、數字化成果驗收等按照DA/T 62—2017的有關要求執行。（4）有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內容的，應挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構圖平衡的歸檔。（5）應以通用或開放格式收集、存儲并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣率不低于44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。（6）重大活動籌備、實施過程中形成的各種文字材料、重要實物等應與相應的錄音錄像文件一并收集、歸檔，包括公文、活動日程、領導講話、交流發言材料、名冊、簽名冊、座次表、宣傳冊、活動標志、成立的臨時機構印章、證件、禮品、紀念章、場館設計圖等。

采樣頻率，也稱為采樣速度或者采樣率，定義了每秒從連續信號中提取并組成離散信號的采樣個數，它用赫茲（Hz）來表示。44.1kHz就是44100赫茲。采樣頻率是指計算機每秒采集信號樣本的數量。采樣頻率越高，在單位時間內計算機得到的樣本數據就越多，對信號波形的表示也越精確，但占用的存儲空間也會越大。根據奈奎斯特理論，只有采樣頻率高于原始信號最高頻率的兩倍時，才能把數字信號表示的信號還原成為原來的信號。

視頻比特率是指每秒傳送的比特（bit）數。單位為bps（Bit Per Second），比特率越高，每秒傳送數據就越多，畫質就越清晰。Mbps是Million bits per second的縮寫，是一種傳輸速率單位，指每秒傳輸的位（比特）數量。1Mbps代表每秒傳輸1000000位（bit），即每秒傳輸的數據量為：1000000/8=12500Byte/s。

第六，規范的第6章規定了錄音錄像文件的整理和著錄工作的一般要求和工作內容。規范對錄音錄像文件提出的一般整理要求是：（1）以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結果應能保持錄音錄像電子文件之間的內在有機聯系，通過規范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數據之間的一一對應關系，便于利用和長期保存；（2）應按錄音錄像文件記錄的工作活動時間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規則為其編號并標示。

規范對歸檔的錄音錄像文件的保管期限劃分要求是：對記錄同一工作活動和主題的錄音錄像文件統一劃分保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年，國家或行業主管部門有專門規定的，應從其規定。規范對歸檔的錄音錄像文件的分類要求是：可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對錄音錄像文件進行分類。

規范對歸檔的錄音錄像文件的存儲結構與排序要求是：（1）應在計算機存儲器中按分類類目（年度、保管期限）等逐級建立、命名文件夾，在最低一級分類類目文件夾集中存儲應歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統或操作系統自動排序，保持錄音錄像電子文件之間的內在有機聯系。（2）需以離線方式歸檔的，應結合計算機文件大小、載體容量等因素適時制作離線歸檔載體，將應歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數據等按原有存儲結構復制到一次寫光盤或移動硬盤，并按規則為離線歸檔載體編號、標示。

規范對與歸檔的錄音錄像文件密切相關的重大活動籌備、實施過程中形成的文字材料、重要實物等，也提出了原則性要求，即“宜按文書檔案有關要求進行整理、編目并歸檔保存”。

規范對應歸檔的錄音錄像電子文件的著錄要求是：（1）按照《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63—2017）的有關要求，基于電子檔案管理系統或使用ET（ET是金山辦公軟件WPS office的表格文檔文件后綴名）、XLS格式通用電子表格進行著錄，對錄音錄像文件記錄的工作活動進行描述，建立目錄數據庫。（2）在數字化轉換過程中，完成模擬信號錄音錄像文件數字副本的著錄、建立目錄數據庫等工作。

規范提出了歸檔的錄音錄像電子文件的16個基本著錄項，包括計算機文件名、題名、責任者、攝錄者、攝錄日期、時間長度、計算機文件大小、年度、工作活動名稱、工作活動描述、保管期限代碼、密級、原始載體編號、檔案門類代碼、參見號和著錄者。規范要求對每一件歸檔錄音錄像電子文件進行著錄，著錄格式按照《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63—2017）中相應元數據的著錄說明執行。

第七，規范的第7章說明了錄音錄像文件的歸檔和錄音錄像檔案的管理要求和管理內容。規范對錄音錄像文件的歸檔要求是：（1）歸檔時間—自錄音錄像文件形成起3個月內向檔案部門歸檔，最遲不能超過形成后的次年6月。（2）歸檔方式—可采用在線和離線等兩種歸檔方式。基于電子檔案管理系統整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔；記錄或存儲錄音錄像文件、目錄數據的原始載體以離線方式歸檔。（3）歸檔程序—按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）中8.1給出的電子文件歸檔程序和要求實施錄音錄像文件及其元數據的歸檔，包括清點、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》等步驟。采用在線方式歸檔的，應基于電子檔案管理系統完成歸檔程序；以離線方式歸檔的，由交接雙方借助專用計算機手工完成相關步驟（包括清點、核實錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲的錄音錄像文件、目錄數據數量的一致性；清點、核實原始載體編號與標示、原始載體是否完好無損并可正常使用；清點、核實重大活動文字材料、重要實物的數量；鑒定、檢測錄音錄像電子文件格式、著錄的規范性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計算機病毒；以離線方式歸檔的，完成清點、鑒定工作后，應將錄音錄像電子文件及目錄數據導入電子檔案管理系統并掛接，建立錄音錄像文件與目錄數據的一一對應關系；由電子檔案管理系統為錄音錄像電子文件賦予唯一標識符，并在管理過程元數據中記錄歸檔登記行為，采集基本結構元數據，生成固化信息；應采集的基本結構元數據應符合《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63—2017）的規定，基本結構元數據與《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62—2017）第9章所述技術參數對應關系參見規范的附錄表C.3；填《錄音錄像文件歸檔登記表》，辦理歸檔手續，等等）。

又如，對“模擬信號錄音錄像文件數字副本”的術語定義是：“模擬信號文件或檔案經過數字化加工后形成的，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機等電子設備識別的數字信號文件。”這個定義有些讓人莫名其妙，既然已經認定其為“數字副本”了，怎么一經定義，就搖身一變又成了“數字信號文件”了呢？顯然在邏輯上存在問題，難以自圓其說。

第二，對專業術語的層級安排有待改進。如3.1“錄音錄像文件”和3.2“錄音錄像電子文件”這兩個術語就不是同一個層級的，應該在3.1“錄音錄像文件”的下面增加一個層級來安排就合理了，即3.1.1錄音錄像電子文件、3.1.2錄音錄像模擬文件、3.1.3模擬錄音錄像文件數字副本。再如，3.3“錄音錄像檔案”的下面也應增加兩個子術語，即3.3.1模擬錄音錄像檔案和3.3.2數字錄音錄像檔案。

第三，對專業術語定義的遺漏。規范沒有將“錄音錄像電子檔案”這一術語列入標準中，是一個明顯的漏洞，也在一定程度上影響了標準的整體質量。

第四，術語的命名精準度不夠。例如“模擬信號錄音錄像文件數字副本”這個術語概念的命名就顯得啰嗦、煩瑣，為什么不采用“模擬錄音錄像文件數字副本”呢？難道大家會誤解“模擬”的含義嗎？類似的問題還出現在3.7“模擬信號錄音錄像文件數字化”的術語命名上。

（二）缺乏學理支持及改進建議

規范的“6.1.2保管期限劃分與分類”中規定“可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對錄音錄像文件進行分類”。雖然是兩種推薦性的分類方法，但是卻沒有科學的檔案分類理論支持，而且和科學的檔案分類理論相矛盾。檔案分離理論主張作為檔案分離標準（劃分標準）使用的檔案屬性與特征，應具有客觀性和長期穩定性。規范的6.1.2條目卻將“保管期限”這種人為性、主觀性、不穩定性很強的價值屬性作為錄音錄像文件的分類標準提出來，很顯然是缺乏檔案分類科學理論支持的。在檔案實體管理實踐中，人們為了能夠及時地搶救重要檔案和有效地進行日常的安全防護管理，將具有相同保管期限的檔案集中排列在一起。但這并不是分類方法，而是一種檔案庫房中采用的安全保護、防護方式。

（三）條目組織的排序問題及改進建議

規范的某些條目排序存在著集中度不夠的問題。例如，與“歸檔”有關的條目被人為地分散在4.1歸檔范圍、5.1收集范圍、5.2收集要求、7.1歸檔等四個部分。這種分散表述的方式不利于標準的適用者順利地掌握錄音錄像文件的歸檔方面的全部要求。建議修改時予以適當集中。

規范一些條目排序同檔案業務工作的流程缺乏必要的關聯。例如，把收集工作的規定和要求放在歸檔工作之前，把移交從收集工作中單獨拿出來放在標準的最后，把利用放在統計和移交工作之后，把劃分保管期限的工作放在分類工作之前，等等。建議標準的制訂者按照檔案工作的一般規律和流程順序來安排各個條目的前后順序。

（四）標準用語的精練問題及改進建議

規范的標準用語還存在一些不夠精練的問題。對于術語部分的問題，本文前面已經說明過了，不再贅述。有些條目的表述，還需簡化、明了。例如，在總則部門已經明確表達了“應收盡收、應歸盡歸”的思想之后，在6.1.1的一般要求中又強調“應歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應符合以下基本要求……”注意，這里先后出現了兩個“應”字，是沒有必要的，其實這一條目主要是對歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理提出的基本要求，所以第一個“應”字就顯得多余了。同樣的問題還出現在6.2.2中。

（五）條目表達的完整度問題及改進建議

例如，“6.1.4文字材料的整理”的表述是：“重大活動籌備、實施過程中形成的文字材料、重要實物等，宜按文書檔案有關要求進行整理、編目并歸檔保存。”這一條實際上是對錄音錄像電子文件的整理補充規定。所以，對這些與錄音錄像電子文件密切相關的文字材料的整理，應強調建立彼此關聯的方式和要求才更有實際的操作意義。

參考文獻：

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[5]傅培超，王其武，李鵬達.《錄音錄像檔案管理規范》解讀[J].中國檔案，2020（3）：58-59.

作者單位：1.中國人民大學信息資源管理學院2.國網冀北電力有限公司