論新時期高校檔案社會化服務功能及其實現

張鳳麗 康美寧

摘 要：我國高校檔案是高校教職員工、大學生和高校科研院所工作者經過長期積累留下來的寶貴知識和信息財富，高校檔案凝聚了高校學生和工作者思想和智慧。隨著我國社會的不斷發展，信息資源社會價值不斷提升，高校充分發揮檔案管理方面優勢為社會提供信息資源服務成為高校檔案管理發展的必然趨勢。本文將結合高校檔案社會化服務的主要優勢對其社會化服務功能展開探討，并提出新時期高校檔案社會化功能實現策略。

關鍵詞：高校檔案;社會化服務;功能;策略

隨著社會不斷發展，信息資源社會價值逐漸得到凸顯，信息資源影響范圍在不斷擴大。我國高校檔案蘊含了大量寶貴的知識和信息財富，加強高校檔案社會化服務意識，擴大高校信息資源宣傳，完善高校檔案信息化管理技術，將有助于發揮高校檔案社會化服務優勢，促進社會不斷發展。

一、 高校檔案社會化服務內涵

傳統高校檔案管理服務通過對高校各種知識信息資料以及檔案進行收集、整理存儲，為高校教職員工、大學生和科研人員提供查詢、讀取等服務，其服務目標主要是高校內部工作人員和大學生。社會發展新時期，社會各界對信息需求廣度和深度都在不斷加大，為高校檔案信息資源服務提出了更高要求。高校檔案管理部門需要對檔案信息整理和加工，不僅要滿足高校內部服務需求，還要面向社會用戶群體，實現高校檔案社會化服務。

二、 高校檔案社會化服務的主要優勢

（一）檔案信息保存優勢

高校檔案信息是經過長期積累保留下來的具有較高社會價值的寶貴財富，其中不僅包含了高校創辦以來收集和整理的各類文件和教學、科研檔案，也包含了大量科學研究成果，這些檔案信息資源將對社會科學技術發展以及企業科技創新帶來重要影響。高校檔案社會化服務能夠讓這些珍貴信息資源實現共享，一方面能夠促進高校間的知識和信息資源交流，實現共同進步;另一方面，通過這些檔案信息資源，能夠滿足社會對科學知識的需求。

（二）檔案信息價值優勢

高校傳統的檔案管理是基于對各種資料和文件的收集和保管基礎上實現的單一形式管理，無法發揮高校檔案信息資源的應有作用。近年來，隨著互聯網技術的逐漸成熟和信息化技術的提高，高校檔案管理也在逐漸向著數字化和信息化轉變，加快了高校檔案信息社會化服務進程。通過互聯網技術與高校檔案管理相結合，能夠讓更多社會用戶通過網絡獲得高校檔案信息查詢、閱讀和下載服務，讓高校檔案信息資源的利用價值得以體現。

（三）服務管理人才優勢

我國高校是培養人才的搖籃，高校檔案管理隊伍綜合能力也隨著高校教育教學發展不斷提高。經過近年來高校檔案管理隊伍的演變，已經形成了以年輕工作人員為主、具有現代科技能力的高素質檔案管理團隊。高校檔案管理也從原來的簡單的基本操作轉變成檔案信息的主動推送服務;傳統的紙質檔案也在不斷向數字化方向整理和完善。高校檔案管理人才優勢為實現檔案信息社會化服務提供了基本保障。

三、 新時期高校檔案社會化服務功能

（一）文化記憶功能

高校檔案記錄了高校創辦到發展過程中的每個方面的具體信息，承載著歷史的記憶。尤其在改革開放之后，我國高校經歷了多次重大變革，教育和教學理念都在不斷發生變化，在保持高校校園文化的同時，高校從多方面實現創新和發展。通過高校檔案社會化服務，高校充分發揮自身的公共性，展示出自身社會形象，讓高校文化被社會工作所認知，提高高校社會影響力。

（二）決策參考功能

高校檔案中有許多具有政策性的信息，在面臨重大決策時，這些信息往往能夠作為分析和比較的重要依據，讓決策者對以往政策實施背景有更深刻的了解，進而對未來發展進行預判，提高決策的準確性和及時性。此外，高校檔案是時代發展的見證，一些重大決策和政策實施前后，高校都會進行有針對性的調查和研究，這些學術論文都將成為以往政策實施效果的有效評價，給決策者提供重要參考價值。

（三）咨詢服務功能

高校檔案查證咨詢工作一直作為高校檔案管理的重要工作。高校畢業生步入社會后，人事變動和崗位升遷等社會關系的變化增加了檔案查證咨詢需求。高校以檔案管理作為依托，通過檔案資料記載，對一些過往事實加以證明，以此來服務社會。傳統的檔案管理是基于紙質證明實現的。近年來，科技的發展將電子文件應用到了檔案信息管理中，企業和社會各界可以通過網上進行檔案查證咨詢，擺脫傳統方式時間和空間上的限制，提高了社會工作效率。

（四）學術交流功能

高校檔案信息社會化服務是基于現代科技發展基礎上而形成的，網絡的開放性和便捷性讓高校檔案信息資源的社會價值獲得大幅度提升。高校通過網絡，將檔案信息與其他職能部門和院校進行合作，構建統一的社會化服務管理平臺，充分實現資源互補，不僅擴大高校資源共享成果，還使各類信息資源和設備得到高效利用，避免了建設投資上的重復，有效利用社會資源。

（五）市場服務功能

高校檔案管理不僅需要服務于高校師生的檔案查詢需求，還需要滿足社會需求。近年來，社會發展帶來了國際間交流的日益緊密，一些高校畢業生選擇出國深造，需要高校提供相關的成績證明、招生錄取證明等相關查證業務。高校檔案信息市場服務主要體現在為畢業生就業、出國等活動提供人事檔案代理服務。

四、 新時期高校檔案社會化服務功能的實現

（一）強化高校檔案服務意識

1. 建立高校檔案信息服務管理體系

新時期，要實現高校檔案社會化服務功能，需要建立和完善相關服務管理體系。我國高校長期以來沿襲著傳統的檔案服務模式，許多高校管理體系還是基于原有的管理職能上建立的。時代的發展對高校檔案管理服務提出了更高要求，服務客體不再僅僅是高校校園內師生，更多的服務業務將來自社會各界。高校要結合時代發展狀況，兼顧互聯網帶來的服務方式轉變，建立和完善服務管理體系，以此來指導高校檔案信息社會化服務工作。

2. 加強高校檔案管理人員工作考核

要提高高校檔案社會化服務功能，需要結合科技發展給高校檔案管理帶來的新環境，對檔案管理和服務工作崗位和職能重新界定，規劃各管理模塊操作流程。另外，要建立與當前管理模式相符的服務工作考核制度，對各崗位服務職能進行有效評價，以此來激勵工作人員工作積極性，提高社會化服務意識。

3. 培養高校檔案管理人員服務意識

要提高高校檔案社會化服務功能，需要加強管理人員和工作人員培訓，一方面提高工作人員的管理水平和專業技能，另一方面，強化高校檔案管理社會化服務意識。通過培訓讓每個工作人員能夠意識到社會化服務對高校發展的重要意義，清楚當前社會發展對檔案信息資源的需求，從而提高工作人員管理能力和綜合素養，實現服務意識的提高。

（二）加強高校檔案服務宣傳

要充分發揮高校檔案社會化服務功能，需要加大高校檔案服務宣傳力度。

首先，需要結合高校檔案信息化進程和服務系統建設情況，明確高校檔案信息服務范圍，確定服務項目，對高校服務目標客戶權限進行合理規劃，建立起檔案資源安全防范管理體系。

其次，要結合高校檔案信息服務目標人群進行合理規劃，結合不同人群特點進行有針對性服務宣傳，利用大數據分析功能，獲取目標客戶信息需求，提高信息推送的準確性和時效性，從而提高宣傳效率。

另外，高校需要建立起信息資源服務平臺和高校檔案信息服務網頁，與目標客戶進行網上互動，了解客戶信息需求意向，從而改進高校檔案信息服務項目和服務方式。

（三）加強高校檔案服務人員保障

1. 提高檔案管理人員素質

高校檔案社會化服務是基于現代科技基礎上發展起來的。互聯網技術和信息科技的發展日新月異，服務理念也在不斷推陳出新，管理人員專業技術和管理理念只有跟上時代發展才能充分發揮出高校檔案社會化服務功能。因此，高校需要加大檔案管理人員綜合素質培養。一方面，可以通過自身培訓和培養機制，從高校內部培養優秀管理人才;另一方面，可以擴大外招渠道，從外部聘請有經驗、有能力、懂技術的人才充實到檔案服務管理隊伍中來，用新思想和新理念帶動工作人員整體素質提高。

2. 創造檔案人才培養環境

新時期，高校檔案社會化服務需要依賴優質服務獲得校內外客戶群體的認同，才能發揮出社會化服務功能優勢。這種變化改變了傳統的單純檔案管理和單一服務的模式，加大了服務功能在檔案管理中所占的比重。高校檔案社會化服務經歷從簡單到復雜，從單一到多元化需要一個不斷提升的過程，服務提高的過程有賴于工作人員自身素質和工作能力的提高。因此，高校檔案管理中，需要營造出積極上進，勇于創新的人才培養氛圍，充分調動每個工作人員積極性，努力實現自我完善，推動服務質量提升。

（四）加強高校檔案聯合協作

目前，我國一些高校已經實現了檔案信息資源共享，通過統一的管理平臺為目標客戶提供信息社會化服務，取得了良好的社會效果。但是，從當前聯合寫作規模來看，還沒有實現高校的廣泛參與。高校需要建立起合作機制，對社會化服務信息系統進行升級，提高系統兼容性，將硬件設施性能提升作為高校聯合協作的基礎，構建聯合服務體系。

五、 結束語

高校檔案信息資源是不僅是我國高校的寶貴財富，也是我國社會信息資源的主要來源和基礎，加快高校檔案社會化服務體系建設，強化社會化服務功能，完善高校聯合協作基礎設施，培養優秀管理人才是提高高校檔案社會化服務功能的必要途徑。

參考文獻：

[1]蔡麗錦.地方高校檔案工作社會化服務探析[J].高教論壇，2019，43（6）.

[2]楊慎之.大數據時代檔案社會化服務探究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2017.

作者簡介：

張鳳麗，河北省秦皇島市，河北環境工程學院;

康美寧，河北省秦皇島市，秦皇島市醫療保險基金管理中心。