復(fù)雜項目在線免費管理

阿木

在線甘特圖——Wrike.com

平時對于項目的管理很多朋友喜歡使用甘特圖，不過自己手動制作甘特圖不僅麻煩，而且和同事間的協(xié)作也不方便。http：∥www.wrike.com則提供免費在線的互動甘特圖，我們只要填入自己項目的說明即可方便地進行管理。

打開上述網(wǎng)址后注冊并登錄，在語言項目下切換到“簡體中文”就可以開始使用了。進入個人中心后新建任務(wù)，接著切換到“表格”，按照預(yù)定好的推廣任務(wù)計劃，分別按照不同的完成時間（會自動跳過休息日）依次填寫到表格當(dāng)中。然后點擊下方的“添加使用者”，依次輸入各個協(xié)作負責(zé)人的郵箱，發(fā)送邀請并要求他們注冊用戶。這樣在“負責(zé)人”處就可以自動添加協(xié)作者，被添加的協(xié)作者會自動參與項目（圖1）。

完成表格的創(chuàng)建后切換到“甘特圖”項，表格內(nèi)容將會自動轉(zhuǎn)換為甘特圖。在這里我們可以直接拖動圖標對任務(wù)時間、先后順序等進行修改，也可以切換查看時間視圖（圖2）。

對于被添加的協(xié)作負責(zé)人，他們使用邀請的郵箱登錄上述網(wǎng)站后，在個人中心切換到“我的任務(wù)”，在右側(cè)窗格就可以看到發(fā)起者分配給自己的任務(wù)了。

通過上述操作，任務(wù)的發(fā)起者可以借助網(wǎng)站分配任務(wù)給每個協(xié)作負責(zé)人，同時在甘特圖中詳細地看到各協(xié)作負責(zé)人的任務(wù)和進度，協(xié)作負責(zé)人也可以很方便地看到分配給自己的任務(wù)（圖3）。

復(fù)雜項目分層管理——Openproject.com

對于一些復(fù)雜的項目，我們經(jīng)常需要將項目分解為一個個子項目，但是如果手動分解，不僅每個子項目的設(shè)計耗時耗力，而且后期管理起來很費時間，也不方便同事之間的協(xié)作。借助http：∥www.openproiect.com就可以佷方便地管理復(fù)雜項目。

打開上述網(wǎng)站注冊并進入個人中心后點擊“創(chuàng)建計劃”，然后按實際工作創(chuàng)建一個父計劃（本例就是平臺推廣計劃方案）。在父計劃下我們可以根據(jù)實際項目添加詳細信息，比如設(shè)置推廣計劃的總體預(yù)算、整個計劃的完成時間周期、總負責(zé)人、每個子計劃的任務(wù)優(yōu)先級等信息（圖4）。

完成任務(wù)的創(chuàng)建后打開計劃，點擊“子項目”，同上按照推廣的實際內(nèi)容創(chuàng)建子計劃。這里的子計劃就是每個具體的協(xié)作任務(wù)，同上可以設(shè)置負責(zé)人、完成周期等詳細信息。重復(fù)上述步驟，這樣就可以將復(fù)雜項目分解為“父計劃+多個子計劃”的形式（圖5）。

當(dāng)然完成所有計劃的創(chuàng)建后，每個子計劃同樣可以通過分享功能將其分配給具體的協(xié)作者，也可以切換到甘特圖查看計劃的進程。

復(fù)雜項目可視化管理——Trello.com

一些復(fù)雜的項目管理起來很耗費精力，而http：∥www.Trello.com提供的服務(wù)則可以讓我們以可視化看板的方式對項目進行管理。

Trello的可視化管理主要借助看板、列表和卡片進行管理。其中的看板就類似我們在日常工作中的白板，列表則是任務(wù)子計劃清單，卡片就是每個具體的子計劃任務(wù)。比如本例的推廣計劃項目，首先撰寫好計劃文檔，接著進入網(wǎng)站后創(chuàng)建一個Trello團隊，同時要求參與計劃的同事創(chuàng)建自己的Trello賬號并加入團隊。

接著項目發(fā)起者創(chuàng)建一個看板，這里可以直接使用網(wǎng)站內(nèi)置的模板。按提示依次將項目文檔中的每個子計劃填寫到“要做的事情”下即可，在右側(cè)就可以預(yù)覽到看板的內(nèi)容，同時自動生成看板的結(jié)構(gòu)列表（圖6）。

接下來對卡片的內(nèi)容進行完善，比如在“要做的事情”下就可以根據(jù)項目子計劃清單，依次將每個子計劃實際內(nèi)容填寫到第一個卡片當(dāng)中，這樣就完成了一個項目的看板設(shè)計（圖7）。

接下來還可以對每個子計劃進行更詳細的設(shè)置。比如進入“文案撰寫”子計劃，在這里分配具體負責(zé)人、設(shè)置計劃完成時間及子計劃的詳細工作描述等（圖8）。

完成上述操作后每個參與項目的同事登錄Trello后就可以看到分配給自己的任務(wù)，參與者還可以對自己的任務(wù)進行編輯。任務(wù)發(fā)起者借助看板可以輕松地對整個項目進行查看和管理，比如A同事的“Logo設(shè)計任務(wù)”已完成，那么就可以在看板中將該任務(wù)移動到“已完成”，這樣整個項目的參與者、進度就一目了然地顯示在看板上（圖9）。

借助上述網(wǎng)站我們可以輕松地實現(xiàn)對復(fù)雜項目的管理，不過需要大家注意的是，畢竟網(wǎng)站只是提供一個管理手段，并不是在網(wǎng)站建立項目后就可以自動實現(xiàn)對項目的管理。在實際工作中我們還需要發(fā)起者、參與者對項目進行實時追蹤和修改完善。