淺析大數據時代檔案管理中信息技術的運用

朱文慧

摘? 要：大數據時代檔案管理工作發生了很多新的變化，需要檔案管理人員不斷適應、掌握。傳統的檔案管理非常注重保存紙質的文件，對于電子化檔案信息的的運用和收集相對而言重視程度不夠。不斷適應大數據時代要求，強化信息化技術在檔案管理中的應用，僅有利于提高檔案管理效率。

關鍵詞：信息化;檔案管理;人事評定

傳統檔案管理一般而言都是對紙質信息資料進行收集、裝訂、保存，除耗費較多人力物力和儲藏資源外，也越來越與現代化信息化社會有所脫節。

一、傳統檔案管理中的主要問題

目前大部分檔案管理側重于對紙質文件的搜集和儲藏，在有利于長期儲藏、方便復印使用、有利于真偽鑒別等傳統優勢外，也有一系列不容忽視的問題。

一是保存成本較高。比如在紙質文件搜集和儲存過程中，需要耗費大量的人力與物力資源，面臨檔案日常管理、打印紙張、檔案場地、恒溫保管、防火防盜等一系列較高成本。

二是查閱使用不方便。紙質檔案存倉空間較大，在進行歸檔與編排后，在使用時必須先逐一對照目錄編號進行查找，調取查詢費時費力。使用時檔案裝訂較厚，復印使用較為困難。

三是管理期限受限較大。紙質的文件受自然環境和保存條件的影響較大，規模較大或經費充足的單位檔案室建設較好，一般單位紙質檔案保管相對不太規范，檔案容易產生氧化與損毀。

此外，很多單位紙質檔案未標注保存年限，文件多年不用，但對是否需要繼續保存判斷不準，存在檔案保管延續性保障不強等問題。還有的單位檔案管理人員，缺乏專業知識的學習與培訓。對工作缺乏責任心，不熟練掌握檔案管理專業技能，檔案文件發生丟失的現象也時有發生。

二、信息化檔案管理的優勢

在信息化高度發展的今天，智慧信息技術走進了各行各業，對檔案管理而言也是如此。利用信息化技術，使得檔案管理發生翻天覆地的變化。大大提升工作效率：利用計算機大容量儲存功能，將個人電子信息規范有序地進行存儲，也顯著節約了人力物力資源，降低了管理成本。

1.高效的信息管理功能。

使用信息技術對檔案實行電子化管理，可以促進檔案信息的查詢使用變得更為方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理重，進行年度和日常的職稱評定時需要對參加評定和選拔的人員信息進行統計;在干部選拔任用時，需要認真規范對干部的歷年工作評價、近年來獎懲情況進行梳理，供領導考慮條件符合與否。這些信息，原先都是需要對照裝訂儲藏文件目錄逐一核對的。有了信息化技術，可以便捷進行查詢，很短時間內就能調出相關文件的具體信息，提高日常工作效率。

2.安全的信息保密功能。

在檔案資料保存過程中，管理人員最擔心也最容易出現問題就是資料的損毀和丟失。不同于紙質檔案，電子化檔案的保存多了一層防護屏障：就是可以備份保存。一些重要的信息，除了以紙質文件形式進行存儲外，還可以電子圖片、文檔信息等形式存儲在計算機當中。隨著計算機存儲空間的不斷增大，一臺計算機可以存儲海量的檔案信息。相較而言，檔案信息通過信息技術處理得到了二次保存“雙保險”。一些特別重要的檔案信息還可以通過移動硬盤等設備進行多次備份，以防丟失。這樣，就大大提升了檔案資料信息的安全性和保密性。

3.便捷的信息共享功能。

以往各部門的紙質檔案都出于保密安全考慮，往往不對外使用。隨著信息化技術的快速發展，可以利用統一的信息化平臺為檔案管理服務。例如同一個單位，可以打造信息化平臺為多個部門合作。例如單位的人事部門、財務部門等，可以通過單位搭建的統一信息平臺設置相應權限，調取相關人員信息，實現相互協調配合工作。在提升工作效率同時，也提高了檔案使用效率。此外，政府多個部門之間也可以進行合作，探索信息“一窗共享、一廳通辦”，高效率為人民群眾服務，實現少跑馬路、多跑網路。當然，如何實現信息化平臺的檔案的高效合作和安全保密的統籌，還需要進行探索。

4.信息化技術在檔案管理其他方面的應用。

為了進一步提高電子文檔的管理工作，目前數據庫逐漸被應用在檔案管理中。海量的數據技術可以輕松實現信息檢索、存儲以及信息共享工作，起到節約資源、方便查詢等多個方面的作用。我們也看到，當前的檔案信息化管理，只是在初步發展階段。對于信息的查詢，因為涉及到安全管理要求，只能提供一些基礎查詢服務。如何在保證安全性的基礎上，讓信息更好更便捷為單位發展助力，為工作、生活服務，是檔案電子化發展中需要進一步關注的問題。

檔案管理電子化、信息化是未來一個顯著的發展趨勢，需要檔案管理人員不斷探索，單位也應給予大力支持。當然，這其中還有一個很重要的因素就是檔案管理人員要牢牢把握這種發展趨勢，不斷創新工作意識、提高工作創新能力，營造管理科學、智慧便捷、高效和諧的檔案管理工作氛圍。

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