新形勢下加強和改進高校檔案管理工作的思考

汪敬

摘? 要：2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，（以下簡稱《意見》）。這是黨中央、國務院全面系統指導檔案工作的綱領性重要文獻，體現了黨和國家對檔案工作的高度重視和巨大支持。高校檔案管理工作是高校的重要基礎性工作，做好新形勢下高校檔案管理工作，對于推動高校科學發展具有重要的意義。本文將以《意見》的出臺為背景，具體分析高校檔案管理工作在新形勢下存在的主要問題以及加強和改進高校檔案工作的幾點措施，進一步提高高校檔案管理水平，從而推動高校檔案管理工作健康可持續發展。

一、新形勢下高校檔案管理工作中存在的主要問題

1.一些高校對檔案管理工作缺乏足夠的重視

近年來，由于各級紀委和巡查組的調查和巡視，許多高校逐漸認識到檔案的重要性，開始對檔案工作有了一定的重視，但是，由于現實中的各種原因，比如，一方面，高校迫于自身發展的壓力，其工作重心主要在教學、科研和新校區建設等內涵和外延建設上;另一方面，因為檔案工作屬于一項基礎性、服務性工作，不會帶來直接的經濟效益，因而在高校的各項工作中往往處于邊緣化地位，因此，一些高校對檔案管理工作仍不夠關心和重視，檔案也成了說起來重要，事實上還是無關緊要，檔案管理工作很容易被忽視。

2.檔案管理工作者知識結構單一，綜合素質不高

目前，許多高校的檔案工作者年齡偏大，他們在檔案管理方面有著較強的檔案專業知識和豐富的實戰經驗，在過去幾十年里，他們默默無聞、任勞任怨，盡職盡責，為高校的檔案事業貢獻了自己的青春和力量。但是，隨著信息技術的高速發展和信息時代的到來，電子辦公越來越普及，電子檔案大量產生，為了順應時代潮流，紙質電子“雙套制”管理、傳統載體檔案數字化和檔案信息化建設變得日益迫切。但是，由于檔案管理工作者年齡較大，缺乏專業的計算機知識，對電子檔案的存儲、檔案數字化和信息化管理等工作心有余而力不足。

3.檔案管理信息化水平較低，未形成全面綜合的信息管理系統

目前，雖然大部分高校在檔案管理中基本引入了信息化管理手段，但檔案管理信息化的整體水平較低，比如：沒有形成檔案管理信息系統，沒有建立數據共享平臺。甚至還有部分高校現階段只是采用了計算機及檔案錄入系統，檔案數字化、電子檔案管理、檔案信息化等工作還未啟動，檔案管理主要靠人力，管理手段非常傳統和落后。因此，高校檔案管理信息化整體水平較低，未形成全面綜合安全的信息管理系統。

二、新形勢下加強和改進高校檔案管理工作的策略分析

1.轉變觀念，提高對高校檔案管理工作的重視程度

關于檔案工作的地位與作用，《意見》在總論部分作了概括：“檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責。”“做好新形勢下檔案工作，對于推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益，提高黨的執政能力和政府管理水平，具有重要意義。”在地位方面，突出強調了檔案工作具有“不可缺少”的“基礎性”地位，而不是一項無關緊要的工作;也突出強調了做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責，而不僅僅是檔案部門的職責。在《普通高等學校檔案管理辦法》中，也明確規定高校檔案管理工作是高校的重要基礎工作，要求高校管理部門必須強化對于檔案工作的領導和管理，并將檔案管理工作作為重要的工作納入高校的整體工作之中。因此，高校領導應該深刻認識到檔案管理工作的重要性，加強領導，優化資源配置，增加經費投入和人員編制，嚴格按照國家《檔案館建設標準》中的相關要求開展檔案基礎設施建設工作，配備現代的檔案管理設施設備，加大對檔案工作的支持保障力度，不斷提高高校檔案管理工作水平，推動高校檔案管理工作科學發展。

2.創新管理模式，加快高校檔案管理信息化建設

新形勢下，高校必須緊跟時代步伐，摒棄傳統落后的管理手段，創新檔案管理新模式，將傳統載體檔案數字化和檔案信息化建設納入高校信息化建設工作之中，搭建檔案管理信息平臺，實現檔案管理信息化，提高檔案管理工作效率和水平，使高校檔案管理工作朝著現代化的方向不斷前進。

3.加強隊伍建設，提升檔案管理工作者綜合素質

新形勢下，由于科學技術的迅猛發展和信息時代的到來，對檔案工作者提出了更高和更新的要求。檔案工作者不僅要具備檔案專業知識，還應具備計算機專業知識。因此，高校除了應加強人員的培訓，主要針對電子檔案、檔案數字化、檔案信息化建設以及計算機基礎知識，還應引進年輕的檔案專業人才和計算機專業人才，為檔案管理隊伍注入新鮮血液，實現優勢互補，優化檔案管理人才結構，提升檔案管理工作者的綜合素質和整體素質。

綜上所述，在新形勢下，在黨和國家對檔案工作進行全面系統指導和提出新的要求以及對檔案工作的高度重視和巨大支持的情況下，作為高等院校，更應積極響應黨和國家的號召，重新審視高校檔案工作，加大對檔案工作的支持保障力度，順應時代發展的潮流，創新檔案管理模式，優化人才結構，積極開展傳統載體檔案數字化和檔案信息化建設工作，實現高校檔案管理信息化和現代化，推動高校檔案事業科學發展。

參考文獻

[1]中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》.

[2]楊冬權：《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的解讀.

[3]路長蘭，高校檔案管理模式創新研究[J].辦公室業務，2014（9）：94-95.

[4]朱培芳，新形勢下創新高校檔案管理工作的實踐與思考[J].蘭臺世界，2017（17）：67-69.

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