信息化背景下高校戶籍檔案轉型的必要性及對策

唐婷 劉德志

摘 要：高校學生戶籍檔案是學生檔案的重要組成部分，本文通過對當前高校戶籍檔案管理向信息化轉型的必要性，提出了戶籍檔案信息整合、戶籍檔案管理數字化和戶籍檔案管理的開放利用的轉型路徑，以及高校戶籍檔案管理信息化建設的相關對策。

關鍵詞：信息化;戶籍管理

隨著當前高校招生人數的不斷增加，日益增長的高校戶籍檔案數量使得戶籍檔案管理工作呈現出復雜化和多樣化的特點[1]，傳統人工戶籍檔案管理方式在這種趨勢下逐漸暴露出手續繁瑣、檔案丟失等諸多弊端，給高校戶籍管理帶來了較大的負面影響。有序而高效地管理高校戶籍檔案成為高校戶籍檔案管理部門的一項重要任務，隨著信息化時代的到來，利用計算機及互聯網進行大批量信息的處理和保存為高校戶籍檔案管理方式轉型提供了可能。在信息化背景下，由于信息化具有的數據規模大、傳輸速度高、信息多樣的特點與高校戶籍檔案管理工作所要求的高效、有序、無誤等特點相契合，因此高校戶籍檔案管理由傳統人工戶籍檔案管理模式向信息化戶籍檔案管理模式的轉變，對于提高高校戶籍檔案管理效率具有重要意義。

一、高校戶籍檔案信息化建設的必要性

由于當前高校戶籍檔案管理中仍沿用傳統戶籍檔案管理方式，高校戶籍檔案管理部門已越來越難以適應日益增長的戶籍檔案管理需要，戶籍檔案管理部門需要探索新的管理模式。在當前信息化時代的背景下，加強高校戶籍檔案信息化建設以取代傳統檔案管理模式越來越凸顯出其必要性，具體有以下三方面：

1.高校的發展對戶籍檔案管理提出新要求

隨著我國高等教育水平的不斷提高，高校每年的招生人數與教職工招聘人數都在逐年增加。2016年全國普通本科招生人數為748.6萬人，普通高等學校教職工總數為247萬人。戶籍選擇由原籍遷入高校所在地的學生大約為總人數的10%，教職工大多數都將戶籍遷入學校，因此高校需要管理的戶籍數量是非常龐大的，且逐年增加的態勢越來越明顯。面對數量巨大的戶籍卡、記錄常表以及戶口頁借條等戶籍檔案文件，使用傳統的檔案盒分類保管方式容易造成檔案遺失或分類不當等問題，較大地降低了戶籍檔案管理的效率;此外，目前高校戶籍檔案管理部門多采用按入學年份及畢業年份進行分類并裝入不同檔案盒的方式，但隨著高校畢業方式的不斷變化，延遲畢業、提前畢業、肄業等特殊畢業方式會使得學生的畢業年份發生改變，從而造成學生戶籍檔案分類不當、難以及時找到等問題，戶籍科甚至可能仍保存有近十年前畢業學生的戶籍卡，嚴重損害了高校戶籍管理部門的服務質量。而采用信息化管理則可以使辦公無紙化，有利于戶籍檔案的分類及特殊狀態標注，因此高校戶籍檔案管理的信息化建設尤為重要。

2.提高戶籍檔案服務水平的需要

戶籍檔案與身份證掛失、辦理護照及簽證、畢業等活動息息相關，高校學生及教職工由于各種原因常需調取個人戶籍檔案進行身份證明，因此高校戶籍管理部門的另一主要職能為面向學校教職工提供戶籍檔案保存及調取服務。如何安全、長久地保存在校師生的戶籍，如何快速而精準地調取服務對象的戶籍檔案，成為高校戶籍管理部門需研究的重要課題，而高校檔案的信息化則可以較好地完成這兩項職能。另一方面，在學生畢業時，戶籍管理部門需將全校畢業生戶籍檔案提交轄區派出所，根據其畢業去向生成戶口遷移證并及時發放給畢業生，面對如此巨大的工作量，傳統戶籍檔案管理方式需要巨大的人力及時間成本，對于以安保工作為主的高校保衛處來說并不現實，而戶籍檔案管理部門可以依靠信息化手段，通過計算機和互聯網對戶籍信息進行分類并上報派出所，通過戶籍檔案管理數字化平臺等信息化工具進行戶口遷移證的預約及發放工作，從而大大降低人力及時間成本，提高服務效率。因此，從提高高校戶籍檔案管理部門服務水平的角度來說，信息化建設是非常有必要的。

3.提高高校信息與社會信息交流效率的需要

隨著信息技術應用的不斷普及，社會各職能部門信息化程度不斷提高，高校戶籍管理部門也不例外。一方面，高校戶籍管理部門作為與最新戶籍政策、制度密切相關的職能部門，及時地獲取最新戶籍政策并根據政策及時調整戶籍管理方案，通知相關在校師生等工作尤為重要。而在傳統檔案管理模式中，最新戶籍政策需要通過高校其他職能部門逐級向下傳遞，效率較低;而信息化檔案管理模式則通過信息化辦公平臺由派出所或高校管理部門直接獲取相應的信息，并根據信息及時作出相應的對策，工作效率大大提高。

另一方面，隨著信息技術的不斷發展，更高效、更便捷、更精確的信息技術不斷涌現，高校戶籍管理部門需要及時與社會研發部門及其他高校戶籍管理部門進行技術交流并及時獲取最新技術，以適應不斷變化的戶籍檔案管理需要，從而不斷提高高校信息化水平。加強最新技術在社會與高校戶籍管理部門之間的流通，既是高校發展的需求，也是促進高校戶籍檔案管理方式不斷進步的有效手段[2]。

二、高校戶籍檔案管理模式轉型的結論

在信息化背景下，高校戶籍檔案管理的信息化建設為當前高校戶籍檔案管理模式的轉型方向提供了較好的思路，向信息化轉型的途徑是高校戶籍檔案管理部門首先需要研究的問題。

通過對信息化背景下高校戶籍檔案管理模式轉型思路的討論，本文得到了以下三點主要結論：

第一，當前高校戶籍管理部門存在著諸多問題。在工作人員的數量及專業度、管理觀念、與其他部門對接情況等方面存在的問題較為突出，這些問題的存在較為嚴重地影響了高校戶籍檔案管理的工作效率，也在一定程度上制約了高校戶籍檔案管理模式的轉型，因此，變革當前高校戶籍檔案管理部門的管理模式成為提高戶籍管理效率及質量的重要前提。

第二，隨著全社會信息化建設程度的不斷深入，高校戶籍管理的信息化建設為高校戶籍管理模式轉型提供了新思路。高校戶籍管理的信息化建設延長了戶籍的保存時間，簡化并規范了戶籍調取及借出的流程，并提高了戶籍管理的工作效率和質量，有效解決了傳統戶籍檔案管理模式中的諸多問題。因此，高校戶籍檔案管理模式應主要向信息化建設轉型。

第三，從現代社會信息的存在形式及利用方式來說，高校戶籍檔案管理模式向信息化轉型的過程主要分為三個階段：戶籍信息整合、戶籍信息數字化、戶籍信息開放利用。其中戶籍信息整合是戶籍檔案管理信息化建設的前提，戶籍信息的開放利用是戶籍檔案管理信息化建設的主要目的。高校戶籍管理部門應隨著形勢的變化而不斷制定新的制度及管理模式。

三、高校戶籍檔案管理向信息化轉型的對策

第一，增加戶籍檔案管理人員人數，加強戶籍檔案管理人員的全面培養[3]。由于高校戶籍檔案管理部門在高校保衛處工作中處于次要，因此工作人員不足使得工作人員的流動性較大，從而無法形成完整的信息化改革方案;加強戶籍檔案管理人員的計算機、互聯網等信息技術方面的知識培訓有利于戶籍檔案管理人員對戶籍檔案管理信息化建設的熟練度，從而推動高校戶籍檔案管理的信息化建設進程。

第二，加強網絡安全建設，定期檢查各項硬件設施。高校戶籍管理信息化建設依托于互聯網技術，在利用互聯網的同時也承擔著如黑客攻擊、系統漏洞等網絡風險，因此加強網絡安全建設，使戶籍管理工作在安全的網絡環境下進行尤為重要。此外，對于戶籍檔案管理中使用的各種硬件也應定期檢查并及時更新，以保證戶籍信息的完整保存。

第三，加大信息化建設經費支持力度。戶籍檔案管理的信息化建設除需要專業人才外，也需要相應的基礎設施建設，如大型信息存儲器、圖文掃描設備、網絡服務器、攝影設備等，其經費需求較為巨大[4]。因此，加大經費的投入有利于更快地形成系統化的戶籍檔案管理平臺。

第四，加大戶籍檔案管理部門的宣傳力度。由于戶籍工作的重要性較高與優先級較低的不匹配性，在提供各項戶籍檔案服務時戶籍檔案管理部門與學生教職工存在較為嚴重的信息不對稱，通過微信公眾號、微博等新興媒體加大對學生及年輕教職工群體的宣傳力度可以有效普及戶籍檔案信息化管理理念，從而加速高校戶籍檔案管理模式向信息化的轉型。

參考文獻：

[1]邱迎春.高校戶籍管理的主要問題及策略——以廣西工學院為例[J].管理科學，2016：108

[2]張學.淺談高校檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2013（11）：145-146

[3]商蕾、程高峰.完善高校戶籍管理方法探究——以河北農業大學為例[J].河北農業大學學報，2012（6）：77-80

[4]閉線林.新時期高校檔案信息化建設探析[J].陜西檔案，2014（5）：69-71

作者簡介：

唐婷（1978--）女，遼寧沈陽人，沈陽化工大學檔案館館員，教育學碩士。

劉德志（1976--）男，漢族，內蒙古赤峰市人，沈陽化工大學，高級會計師，審計處處長，本科，研究方向：高校財務管理。