淺談檔案管理的辦公自動化應用

劉瑾

摘? ?要：信息時代的到來使得電子信息技術開始被廣泛應用到各行各業，并推動了自動化辦公的發展。同時，時代的進步提升了檔案管理在企業、國家部門以及教育機構等管理中的重要作用，在自動化辦公的形勢下，也需要得到創新和改革。推動檔案管理的辦公自動化發展，是提高管理水平和質量的重要舉措。本文就當前檔案管理存在的問題進行了分析，并針對自動化的應用進行了探索。以期能夠通過對現代技術的應用，推動管理自動化的發展。

關鍵詞：檔案管理? 辦公自動化? 信息化

中圖分類號：C93? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（a）-0170-02

在信息化背景下，我國行的檔案管理也面臨新的機遇和挑戰，如何跟上時代的步伐，提升管理的科學化，實現自動化辦公，是當下各單位和企業需要重視的問題。傳統的文書檔案已經逐漸向電子檔案轉變，辦公自動化給管理工作也帶來了更多的便捷，無論是收集信息、整理資料以及調閱等，效率和質量都有了巨大的提升。因此合理利用信息技術，提高自動化管理的水平和安全性，已經成為了檔案工作中的重要內容。

1? 當前檔案管理中存在的問題

1.1 信息化程度和水平不高

當前檔案管理的信息化水平還有待提升，在互聯網的時代，信息化發展幾乎成為每一個行業的發展趨勢，而且在新網絡設備不斷發達的今天，對新設備和新技術的引進也成為了推動檔案管理工作有效進行的重要措施。但是當前我國的一些企業內部對信息化發展的認知還不夠，特別是有的企業和單位的檔案資料復雜、數量多，如果沒有組都的資金投入，將很難實現全面信息化發展，也會阻礙自動化的建設，降低檔案管理工作的有效性，無法為客戶提供更加優質的服務[1]。

1.2 缺乏專業的人才

保持不斷創新是市場發展的需求，也是時代的必然趨勢。因此，人才成為了管理工作中的重要因素。而自動化辦公需要人員具備專業的知識和技能，特別是要熟練掌握信息技術，能夠不斷學習新的知識和理念，操作先進的設備，以推動辦公自動化的發展，實現檔案管理高效率。但是實際工作中，專業人才的缺乏已經成為了重大的問題，人員無法利用科學有效的手段來完善管理工作，對不斷發展的信息技術應用能力較低，理念和想法比較落后，影響了檔案管理的自動化應用。

1.3 檔案管理創新意識不夠

隨著國家對檔案管理的重視程度越來越高，企業和單位也開始根據相關的法律規范制定科學的管理制度，但是在實施過程中，仍然存在較多的漏洞。而且傳統檔案管理大多是紙質檔案，無論是保管還是調用，很容易出現丟失、泄露等問題。特別是在實際管理中，管理人員的責任意識不強，素質和能力參差不齊，就會直接影響管理工作的創新和改革。加上工作機制的影響，很多人員的工作積極性不高，因此在如何進行管理創新上也意識不夠。隨著資料數據不斷增加，工作人員的任務也會更加繁重，辦事效率就會降低，影響自動化辦公的有效應用[2]。

2? 檔案管理辦公自動化應用途徑

2.1 落實提升檔案信息化管理水平的工作

提升管理工作的信息化水平是實現辦公自動化的重要措施，只有融合了信息技術、智能技術以及自動化技術，才能為辦公自動化的應用提供充分的條件，才能提高對檔案管理的效率和水平[3]。（1）要建立科學的信息系統，完善檔案管理的流程，并用自動化技術實現對資料的整理、記錄、調閱和保管等工作，以提高工作的效率和質量。（2）要加強資金的投入，引進必要的設備，比如計算機、掃描儀器等，簡化檔案管理工作的內容，為工作人員節省更多的時間和精力來進行工作創新，推動辦公自動化的發展。（3）要規范檔案管理的流程，特別是在對辦公自動化的應用中，無論是資料的編排、調閱，還是檔案分類和保管，都需要經過一定的程序，按照規范的流程來操作，以提高準確性和嚴謹性。（4）要組織工作人員學習新的理念和技術，加強對辦公自動化的認知，全面推動自動化的落實，促進管理信息化的發展。還可以結合相應的激勵機制，鼓勵人員根據實際工作的情況進行創新，提高管理的水平。

2.2 提高自動化管理手段的科學性

（1）要加強技術的創新，實現科學的管理，自動化雖然帶來了更多的便捷，同時也有較多的漏洞，因此必須建立更加科學的管理機制，利用科學手段來推動自動化發展，充分利用自動化辦公的優勢來提升管理水平。有效發揮信息系統的優勢，以企業自身的檔案管理需求為中心，結合市場發展的趨勢，構建科學的管理系統，實現自動化辦公。既要保持對技術的創新，又要維護檔案管理的科學性，按照規范的要求全面推動檔案電子化的發展，優化資源的配置，提升對信息資源的利用率。（2）對原有的管理制度進行改革，針對辦公自動化的發展趨勢，結合具體的檔案管理內容，明確各部門、各崗位的責任，制定科學的管理制度，以自動化技術來推動管理工作向現代化的方向發展，以適應社會發展的趨勢。（3）要提高全員的創新意識，明確檔案管理的目標，創新服務意識，利用辦公自動化的手段，豐富服務的形式，構建特色化服務文化，充分發揮檔案資源的價值。根據不同檔案信息的內容，為市場提供更優質的數據，在推動辦公自動化應用的同時，以優質的服務來打造市場。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

（1）加強對檔案管理工作內的一些重要因素和意義的培訓，對工作人員進行責任意識的灌輸，可以播放一些由于檔案信息泄露或者管理不善給公司和個人帶來的損失等新聞和短片，來加強工作人員對檔案工作的重視程度，只有增強了責任意識，才能提高執行力度，為工作人員提供更強大的精神動力，從而提高工作效率和質量，為檔案工作賦予更多的樂趣。（2）在管理機制中加入科學的績效考核機制，對工作人員要實行必要的獎懲措施，才能從根本上來加強管理的力度，提高管理的效率。（3）要完善信息化檔案管理的監督機制，加強對管理人員的監督力度，提高工作責任的明確度、公開度和透明化，促進工作人員之間的良性競爭。組織員工學習計算機相關知識，熟練掌握軟件、設備的操作技能，還要培養員工自主學習的意識，通過激勵機制和監督制度促進管理人員不斷提升自身的綜合素質，才能提高檔案管理的辦公自動化效率[4]。

2.4 建立檔案管理的安全防范系統

自動化辦公系統中廣泛運用到計算機技術，在信息記錄、整理以及傳遞的過程中，文件的保密性會受到威脅，一旦信息泄露，會給企業或者社會都造成威脅。因此要重視安全防范系統的創建和應用，規范檔案管理的具體流程和內容。比如電子檔案一般以脫機的方式存儲，檔案保管的介質要保存好。要加強對電子檔案的檢測和維護，成立專門的防范系統維護和監測組織，定期檢查系統的安全隱患，為檔案管理工作創造良好的自動化辦公環境。

3? 結語

綜上所述，在信息化背景下，檔案管理辦公自動化是必然的趨勢，要加強自動化的應用，必須要從檔案管理信息化的意識上著手，靈活運用電子信息技術，提高管理工作的安全性，豐富管理的方式和手段，才能提高工作的效率。

參考文獻

[1] 宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科學技術創新，2017（3）：196.

[2] 肖冰.對文書檔案管理的辦公自動化應用探析[J].辦公室業務，2017（14）：173.

[3] 黃思穎，彭韻楊，石繼輝.基于大數據技術與辦公自動化系統應用的電子公文歸檔討論[J].秘書之友，2019（4）：21-23.

[4] 楊曉梅.辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性分析[J].辦公室業務，2017（18）：187.