基層事業單位檔案數字化管理途徑分析

張紅

摘 要：事業單位作為社會服務性組織，在事業單位開展各項活動過程中檔案發揮著非常重要的作用。在當前信息化時代背景下，傳統的檔案管理模式越來越無法適應當前事業單位發展需求。在這種情況下，將信息技術引入到基層事業單位檔案管理工作中來，加快推動檔案管理的數字化進程，以此來實現檔案信息的高效檢索，全面提高檔案的利用率。文中分析了基層事業單位檔案數字化管理的作用，并進一步對基層事業單位檔案數字化管理的途徑進行了具體的闡述。

關鍵詞：基層事業單位;檔案;數字化管理;作用;途徑

相較于傳統檔案管理模式，檔案數字化管理模式更具優勢。在當前基層事業單位檔案管理工作中，通過實施檔案數字化管理，可以有效的提高檔案管理工作的效率，降低檔案管理成本。檔案管理數字化的實現，還為檔案查找提供了更多的便利，為基層事業單位辦公效率的提升打下了良好的基礎。特別是數字化管理實現了無紙化，這對于檔案信息的保存和檔案信息資源的利用都具有極為重要的意義。

1 基層事業單位檔案數字化管理的作用

在當前基層事業單位檔案管理工作中，多以文書檔案、基建檔案和人事檔案等為主，通過做好檔案管理工作，可以為事業單位各項工作的有序開展提供重要 參考依據。隨著基層事業單位發展過程中檔案數量的不斷增加，為了能夠進一步提高檔案管理水平，需要重視檔案數字化轉變，即依托于信息技術來對檔案信息資源進行數字化加工、存儲和管理，以此來實現檔案管理的數字化、虛擬化、智能化和利用的便利化。而且基層事業單位需要加強檔案數字化管理工作，可以有效的提高檔案信息的通用性，并改變傳統的粗放式的管理模式，使檔案信息的利用不再受時間和空間的制約，有效的提升檔案的利用價值。

基層事業單位在檔案數字化管理工作中，有效的規避了傳統紙質檔案管理的弊端，通過構建一個完善的檔案管理系統，優化配置檔案管理設備和檔案管理，以此來促進檔案信息化建設戰略渾身發軟實現。而且檔案數字化管理的實現，可以進一步優化檔案運行體系，有效的滿足檔案使用需求，減輕檔案管理工作的工作量。在基層事業單位檔案數字化管理模式中，通過借助于檔案信息系統來實現對檔案的管理，并借助于大數據技術和云計算平臺來完成檔案信息的處理，能夠有效的滿足檔案利用需求，更好的發揮出了事業單位檔案信息資源的重要價值。

2 基層事業單位數字化檔案管理優化途徑

2.1 樹立數字化檔案管理意識

在當前信息化時代背景下，事業單位檔案管理人員需要重視自身檔案管理理念的轉變，并能夠在實際工作中緊跟時代發展步伐，重視對新知識和新技能的學習。基于傳統檔案管理模式下對檔案管理理念和檔案管理模式進行不斷創新，合理運行先進技術手段來強化檔案管理工作。特別是在檔案數字化管理工作中，宜樹立數字化檔案管理意識，并重視檔案數字化管理的宣傳工作，增強員工對數字化檔案管理模式的重要性的認識，加快推動檔案數字化的發展。

2.2 健全檔案數字化管理機制

在實際事業單位檔案數字化管理工作中，由于檔案數字化管理具有復雜性和特殊性的特點，而且在實際管理工作開展過程中還沒有健全的管理機制，這也導致基層事業單位檔案數字化管理工作較為混亂。因此在當前基層事業單位檔案管理工作中，需要結合基層事業單位自身的特點，積極建立健全檔案數字化管理機制，并進一步對檔案數字化管理的細則和方法進行明確，以此來提高基層事業單位檔案數字化管理水平。而且在基層事業單位管理體系建設過程中，還需要做好軟硬件配置工作，并做好檔案數字化管理制度的落實，以此來推動基層事業單位檔案管理工作的數字化發展。

2.3 建立數字化檔案管理系統

檔案數字化管理工作中，需要依托于先進的信息技術來構建數字化檔案管理系統，基于網絡環境下實現電子文件的收集和利用，并通過構建檔案信息數據庫，將原有紙質檔案通過掃描的方式轉換為數字化形式錄入到數據庫中來，通過對檔案進行數字化處理后，可以實現檔案信息的網上歸檔和網上查詢利用。可以說在檔案數字化管理工作中，數字化檔案管理系統的構建是十分關鍵的一個環節，通過應用數字化檔案管理系統可以實現檔案信息的集中和統一管理，可以有效的提高基層事業單位檔案管理水平，實現基層檔案信息資源的高效利用。

2.4 提高數字化檔案管理的規范性

由于數字化檔案管理包含的內容較多，借助于先進的技術手段可以有效的提高檔案管理工作的效率及質量，全面提升檔案信息的利用率。因此在具體數字化檔案管理工作實施過程中，需要落實好各環節的工作，并制定科學合理的管控制度，確保各項工作的嚴謹性和規范性。同時，事業單位需要積極制定與各環節工作相應的標準，進一步規范工作人員的操作和行為。

2.5 落實好文書的數字化處理

事業單位日常辦公過程中，常會有一些文字形式的文書，對于這些文件需要實施數字化處理。具體需要借助于計算機完成錄入工作，將其轉化為數字化形式，使其在利用過程中不再受時間和空間的限制。同時還要利用數字化檔案管理系統集中和統一管理電子檔案，以此來提高檔案管理工作的效率，進一步降低檔案管理人員的工作量。

2.6 切實保障檔案信息安全

數字化檔案管理工作需要將檔案信息安全作為首要目標，特別是要強化網絡安全的防控。具體要加強防火墻建設，并在計算機中安裝殺毒軟件，實現對檔案管理系統全方位監控。同時針對相應信息實施細致的篩選分析，及時發現異常情況并進行報警，使檔案管理人員能夠及時進行處理。由于信息技術的快速發展，需要及時對殺毒軟件進行更新升級，并做好檔案信息資源的備份工作，有效的防范檔案信息失真和被篡改等問題。另外，事業單位還需要制定完善的檔案安全管理制度，進一步界定各部門的職責和權限，將檔案信息保密工作和安全管理工作落到實處。

3 結束語

對于基層事業單位檔案管理工作而言，數字化管理是其發展的必然趨勢，而且通過數字化管理，可以有效的提高檔案利用率，為事業單位各項工作開展提供重要的信息支持。目前基層事業單位檔案數字化管理工作還不完善，在實際工作中還要加大重視度和投入力度，強化軟硬件設施建設，積極采取有效措施來保證檔案信息的安全，以此來推動基層事業單位檔案管理工作的數字化、網絡化和智能化發展，更好的發揮出檔案的運用價值。

參考文獻

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