信息化背景下檔案利用的趨勢及利弊

林嘉欣

摘 要：本文對檔案信息的主要信息實(shí)行分析，對信息化檔案信息建設(shè)中相關(guān)需要注意事項(xiàng)加以研究，然后明確了檔案利用現(xiàn)狀，在信息化背景下施行檔案利用的完善對策，旨在信息化背景下有效利用檔案資料，做好檔案資料的保護(hù)工作及管理工作。

關(guān)鍵詞：信息化背景;檔案利用;利弊

信息化背景下檔案利用問題比較突出，比如：檔案隱私問題、檔案知識產(chǎn)權(quán)問題、檔案真實(shí)問題等。因此，本文以中山市自然資源檔案館為例，對信息化背景下檔案利用現(xiàn)狀加以分析，然后構(gòu)建了檔案利用相關(guān)完善舉措，旨在合理運(yùn)用檔案信息資源。

1 檔案信息的主要信息分析

1.1 信息化檔案的基本內(nèi)涵

信息化檔案建設(shè)，即為通過新型技術(shù)將紙質(zhì)檔案、書面文檔等相關(guān)信息整合，可實(shí)行全方位的管理，便于在第一時(shí)間明確所需內(nèi)容、達(dá)到資源共享效果，這一技術(shù)的要求非常高，所以可為社會方面提供便捷。

1.2 信息化檔案管理理念

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程，要求檔案管理人員持續(xù)更新管理理念、正確看待做好檔案管理工作的重要性、端正工作態(tài)度、提高法律意識等。此外，可通過使用信息資源聯(lián)通功能方式，在最短時(shí)間查詢相關(guān)檔案信息。

1.3 信息化檔案的重要性

其一，行政部門對于電子信息需求非常大，其每日接收較多文書和政策綱領(lǐng)，需進(jìn)行上傳下達(dá)。所以，工作人員對檔案保存不能單獨(dú)依靠檔案實(shí)體，究其原因和檔案實(shí)體的容積、占地面積均較大有關(guān)，查詢相關(guān)資料會加大工作人員工作量及難度[1]。所以，實(shí)行信息化檔案建設(shè)工作極其關(guān)鍵，有助于行政人員在最短時(shí)間接受資源信息、發(fā)送資源信息。查詢重要信息資源的過程，要求工作人員整合信息資源查找相關(guān)資料。其二，檔案信息建設(shè)工作可確保檔案的價(jià)值，將不能翻閱紙質(zhì)檔案資料整合起來，確保原始材料的真實(shí)準(zhǔn)確，信息建設(shè)后共享檔案可公開部分，如此為社會人士查閱檔案資料提供支持，確保資源信息的有效利用。

2 信息化檔案信息建設(shè)中相關(guān)需要注意事項(xiàng)研究

2.1 檔案信息化建設(shè)需做好檔案信息保密工作

中山市自然資源檔案館信息化檔案建設(shè)期間，應(yīng)開通安全傳輸渠道，因檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部存在防護(hù)網(wǎng)，可避免發(fā)生檔案信息泄露問題。遵循我國相關(guān)法律法規(guī)約束不法行為，然后編制相應(yīng)的檔案資源安全保護(hù)方案，要求檔案信息管理人員具備較強(qiáng)的信息保密意識，實(shí)時(shí)關(guān)注檔案信息的動向，避免犯罪販子通過盜取方式篡改機(jī)密檔案信息問題，無法確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

2.2 檔案信息化建設(shè)需不斷創(chuàng)新

為促使中山市自然資源檔案館檔案信息建設(shè)工作與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)不斷創(chuàng)新該項(xiàng)工作，結(jié)合信息資源狀況添加現(xiàn)代元素，確保檔案信息的實(shí)用性[2]。此外，需確保中山市自然資源檔案館管理人員觀念的創(chuàng)新，以便為更好的進(jìn)行信息化檔案建設(shè)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 檔案利用現(xiàn)狀探析

3.1 檔案隱私保護(hù)工作問題

檔案可對當(dāng)事人信息進(jìn)行記錄涉及較多公民隱私內(nèi)容，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用實(shí)行檔案信息管理，帶來一定便捷的同時(shí)存在一定安全隱患。趨于信息化管理模式作用，更加容易發(fā)生公民隱私泄露問題，這對當(dāng)事人信譽(yù)、名譽(yù)的影響非常大，同時(shí)會加大檔案管理部門工作的難度。

3.2 檔案安全問題

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷優(yōu)化，直接關(guān)系到人們的正常工作、生活，可為人們生活及工作提供便捷，然而同樣存在安全漏洞問題，進(jìn)到檔案管理系統(tǒng)中會篡改檔案，對重要信息構(gòu)成破壞，這時(shí)無法確保原始資料的完整、真實(shí)。可見，信息化檔案管理工作中，保證檔案信息的完整為重要問題。

3.3 檔案中相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)問題

中山市自然資源檔案館檔案收集整理保管工作，為檔案管理人員的重點(diǎn)工作，涉及較多知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)容。聯(lián)系實(shí)際情況來看，我國構(gòu)建知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)措施實(shí)行時(shí)間較晚、管理人員知識產(chǎn)權(quán)意識不強(qiáng)，而且該項(xiàng)工作中沒有獲得相關(guān)法律法規(guī)的支持，加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。如此一來，容易發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)問題，無法維護(hù)檔案管理人員的權(quán)益，并且涉及的內(nèi)容較多。

3.4 檔案真實(shí)、準(zhǔn)確性正確問題

檔案相關(guān)規(guī)定中，要求檔案內(nèi)容和實(shí)際情況保持一致，不可隨意進(jìn)行篡改，需確保檔案信息的準(zhǔn)確。根據(jù)檔案利用工作現(xiàn)狀來看，較多檔案內(nèi)容非原始內(nèi)容被篡改，這時(shí)虛假檔案可為行政人員提供便利，但不能確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，同時(shí)還會為日后信息化檔案管理及利用工作構(gòu)成嚴(yán)重阻滯。

4 信息化背景下檔案利用的完善舉措

4.1 完善檔案管理機(jī)制的方法

檔案管理工作中編制規(guī)范管理機(jī)制，利于更好的收集檔案資料、整理并歸檔檔案資料、分析檔案資料，從而形成完整的檔案管理機(jī)制。這時(shí)，可對各類型檔案信息歸類整理處理，明確檔案信息中的重點(diǎn)后加以評估。此外，對可公開檔案公開處理、保密檔案加強(qiáng)保護(hù)，構(gòu)建長效檔案管理機(jī)制，有效處理檔案利用中存在的問題。

4.2 檔案利用監(jiān)督機(jī)制建設(shè)的方法

要求中山市自然資源檔案館正確看待檔案利用中的問題，構(gòu)建相應(yīng)的規(guī)范機(jī)制、明確管理流程。然后編制相應(yīng)的獎懲機(jī)制，在檔案信息管理工作表現(xiàn)突出者予以相應(yīng)的獎勵，反之則需給予相應(yīng)的懲處，以此有效調(diào)動管理人員的工作熱情，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章機(jī)制、流程，避免發(fā)生檔案利用不合理狀況。

4.3 有效處理檔案利用信息不對稱問題的方法

檔案利用信息不對稱為檔案信息管理常見問題，及時(shí)通過適宜的方法處理非常關(guān)鍵。需要中山市自然資源檔案館做好檔案利用相關(guān)宣傳工作，使人們正確看待檔案管理的重要性，有效調(diào)動人們利用檔案的興致，從而很好的處理檔案信息不對稱方面情況[3]。與此同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)加大檔案信息宣傳力度，于社會各界人士開放檔案目錄，促使人們?nèi)罕娒鞔_檔案利用意義，處理檔案利用工作中信息利用不對稱問題。

4.4 培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)的方法

加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德觀念，使其按檔案管理工作流程執(zhí)行各項(xiàng)工作，秉持公平原則利用檔案。中山市自然資源檔案館定期應(yīng)組織管理人員參與到相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動中，可將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，關(guān)注檔案管理人員數(shù)字化檔案管理技術(shù)，獲得檔案管理系統(tǒng)支持有效處理漏洞問題，旨在避免發(fā)生檔案信息盜用問題。除此之外，要求中山市自然資源檔案館管理人員工作中提高自身責(zé)任意識、服務(wù)意識，在檔案利用這利用檔案時(shí)協(xié)助其解決實(shí)際遇到問題，進(jìn)而確保檔案管理工作的效率及安全。

4.5 實(shí)行信息化檔案利用觀念教育的方法

中山市自然資源檔案館方面應(yīng)進(jìn)行檔案管理人員信息觀念教育工作，使檔案管理人員樹立檔案信息管理的意識，明確檔案利用不合理所致后果，結(jié)合相關(guān)規(guī)范不斷提高管理人員檔案管理方面的素養(yǎng)。定期可通過組織檔案管理人員培訓(xùn)、聘請專門檔案管理專家方式加強(qiáng)管理，從而為達(dá)到檔案信息保密、加強(qiáng)對檔案信息保護(hù)工作提供支持。

4.6 明確檔案服務(wù)途徑的方法

國建集成化檔案管理、服務(wù)平臺，提高業(yè)務(wù)管理平臺數(shù)字檔案管理水平，并且提供網(wǎng)絡(luò)化檔案相關(guān)服務(wù)。可借助檔案信息檢索技術(shù)、檔案信息查詢技術(shù)的作用，對檔案信息屬性、全文實(shí)行檢索處理，并提供數(shù)字載體圖像、聲音，以及影像等相關(guān)查詢方面技術(shù)，不斷豐富檔案信息檢索形式、創(chuàng)新檢索技術(shù)，旨在滿足檔案利用的實(shí)際需求。

4.7 加強(qiáng)中山市自然資源檔案館部門聯(lián)系的方法

首先，應(yīng)在原檔案信息系統(tǒng)之上，使中山市自然資源檔案館的局域網(wǎng)、單位人事、科研等部門聯(lián)系起來，便于更好的接收電子檔案想信息，為不同部門、工作人員提供查詢服務(wù)、檔案利用服務(wù)[4]。其次，可使用互聯(lián)網(wǎng)在檔案主管部門引導(dǎo)下，做好其他部門間的配合工作、協(xié)調(diào)工作，從而構(gòu)建科學(xué)、可行的檔案利用服務(wù)機(jī)制，充分運(yùn)用現(xiàn)有資源、整合資源。

4.8 提高檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行安全的方法

為保證檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定及安全，構(gòu)建信息系統(tǒng)防火墻和密碼訪問控制極其必要，這就需要實(shí)行備份、獲得恢復(fù)系統(tǒng)的支持，不斷優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)安全管理機(jī)制內(nèi)容。然后編制電子歸檔機(jī)制做好細(xì)節(jié)管理工作，加強(qiáng)對電子文件利用管理強(qiáng)度，遵循技術(shù)、管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工作，從而有效提高檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

5 結(jié)語

信息技術(shù)的快速發(fā)展下加強(qiáng)檔案管理非常關(guān)鍵，因此需要明確檔案利用中存在的不足，然后編制完善的檔案管理機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制、提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)、轉(zhuǎn)變以往檔案利用觀念、加強(qiáng)各部門聯(lián)系等，以此確保中山市自然資源檔案館檔案利用效果及安全。

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