加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè) 培養(yǎng)員工公共服務(wù)能力

葛凱

摘 要：伴隨知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)滲透到社會各領(lǐng)域當(dāng)中，機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)也早已成為我國信息化管理建設(shè)進(jìn)程中最主要的組成內(nèi)容。基于此，提出加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)，培養(yǎng)員工公共服務(wù)能力。對機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)與員工公共服務(wù)能力之間的內(nèi)在關(guān)系進(jìn)行分析，對機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程中遇見的種種困境，提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案信息化;管理;培養(yǎng);員工公共服務(wù)能力

自從改革開放以來，由于我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，民主政治的進(jìn)一步完善，居民生活水平的不斷提升，對機(jī)關(guān)檔案信息的需要也呈現(xiàn)多樣化。怎樣加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化的管理水平，怎樣培養(yǎng)員工公共服務(wù)能力，更好地為我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)早已成為目前國內(nèi)機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程中面對的重要研究。尤其是2000年以后，我國檔案局明確提出促進(jìn)國內(nèi)機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，地方各級檔案部門為此在實(shí)踐與探索中進(jìn)行不斷地創(chuàng)新。

1 機(jī)關(guān)檔案信息化管理與員工公共服務(wù)能力之間存在內(nèi)在邏輯關(guān)系

1.1 做好機(jī)關(guān)檔案信息化管理是提高員工公共服務(wù)能力的基本條件

檔案的信息化指的是有效利用計算機(jī)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行搜索、整理、儲存、上傳以及開發(fā)等等。檔案作為檔案館極其重要的信息資源，是我國信息資源的關(guān)鍵部分。機(jī)關(guān)檔案管理部門及其工作人員的重要職責(zé)之一便是服務(wù)大眾，服務(wù)社會，機(jī)關(guān)檔案人員作為檔案信息資源的直接管理者，也是為居民提供檔案信息的有效服務(wù)者。由于中國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，某種程度上也隨之加大了對機(jī)關(guān)檔案管理人才的需求，同時，企業(yè)和人才的雙向選擇又導(dǎo)致人才的快速流動。因而，對于機(jī)關(guān)檔案管理工作人才的認(rèn)證工作也就顯得極其關(guān)鍵。早年檔案使用者都需要及時回到檔案資料管理單位所在地進(jìn)行認(rèn)證，也正是由于這種認(rèn)證的手段才導(dǎo)致業(yè)界假文憑的出現(xiàn)。由此可知，強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案信息化管理的建設(shè)，是促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案員工服務(wù)能力提高的基礎(chǔ)，也是機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作的改革條件之一。

1.2 提高員工公共服務(wù)能力是機(jī)關(guān)檔案信息化管理的目的

計算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展，為社會帶來了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特備是計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的雙向配合，為我們的生活、學(xué)習(xí)、日常工作都帶來了重大的影響。現(xiàn)今，社會各行各業(yè)都在努力嘗試把計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)這些信息化手段使用到日常生產(chǎn)、學(xué)習(xí)和工作之中，以便有效提升員工的服務(wù)意識和工作效率，強(qiáng)化員工的工作質(zhì)量。從已知的工作經(jīng)驗(yàn)來看，通過計算機(jī)信息化技術(shù)去輔助機(jī)關(guān)檔案管理工作，的確可以起到如此的效果。所以，進(jìn)行強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)的最大目標(biāo)，同樣也是提高機(jī)關(guān)檔案管理工作者的服務(wù)意識與服務(wù)質(zhì)量，最關(guān)鍵的就是利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的雙重優(yōu)勢，進(jìn)行快速的資源分析和信息傳輸，進(jìn)一步提高對機(jī)關(guān)檔案資源的應(yīng)用效率，最大程度地發(fā)揮出機(jī)關(guān)檔案信息資源的利用價值，使機(jī)關(guān)檔案信息管理工作可以更好的服務(wù)于大眾。

2 機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程中制約因素分析

2.1 機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)的重要性沒有得到普及性認(rèn)識，員工研究熱情較低

機(jī)關(guān)檔案長時間被邊緣化處理， 機(jī)關(guān)檔案管理工作中遇見的問題和困境很難得到充分的解決， 機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作也很難得到有效改善， 機(jī)關(guān)檔案工作管理單位的員工也很難得到上層領(lǐng)導(dǎo)的提拔和信任，嚴(yán)重影響到部分機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的工作積極性、責(zé)任心與熱情， 嚴(yán)重妨礙到機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作的順利展開。有部分專家指出，機(jī)關(guān)檔案信息的有效價值即傳播，并不在于儲存。可是如今，有部分機(jī)關(guān)檔案管理單位并沒有充分認(rèn)識到機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)的重要程度，認(rèn)知結(jié)構(gòu)和服務(wù)意識比較落后，沒有展開機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)的有關(guān)訓(xùn)練。因?yàn)槟壳拔覈鴻C(jī)關(guān)檔案管理組織的扁平化，大規(guī)模裁減管理人員，檔案組織與機(jī)關(guān)檔案管理工作人員已經(jīng)成為部門率先裁員的對象，甚至還會導(dǎo)致有相當(dāng)一部分的單位缺少專門性的檔案管理人才。

2.2 機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)亟待規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行信息化管理建設(shè)的重要前提工作之一，標(biāo)準(zhǔn)缺少規(guī)范，就不能夠滿足機(jī)關(guān)檔案信息化管理高速、有序的展開。機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工作流程標(biāo)準(zhǔn)從來沒有從計算機(jī)信息處理手段特征和長遠(yuǎn)發(fā)展去考慮，與目前執(zhí)行的機(jī)關(guān)檔案整理、分類、錄入標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)定嚴(yán)重脫軌，尤其是各項系統(tǒng)軟件的移植性比較差，限制了機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程的發(fā)展。有些單位現(xiàn)今依然還是使用紙質(zhì)機(jī)關(guān)檔案管理信息資源，對機(jī)關(guān)檔案信息資源的儲存、整理、錄入、查詢和管理等工作流程還是采取人工操作手段，還沒有制定出嚴(yán)格的、規(guī)范的機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)。

3 機(jī)關(guān)檔案信息化管理中提高員工公共服務(wù)能力的路徑選擇

3.1 夯實(shí)機(jī)關(guān)檔案信息化基礎(chǔ)工作

機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)的基本工作，更是機(jī)關(guān)檔案信息資源有效進(jìn)行開發(fā)與應(yīng)用的基礎(chǔ)條件，所以，基礎(chǔ)工作必須遭做到切實(shí)到位。首先，進(jìn)一步優(yōu)化信息管理硬件設(shè)備的配置。建構(gòu)和諧、安全、穩(wěn)定的局域應(yīng)用網(wǎng);改善計算機(jī)應(yīng)用環(huán)境;落實(shí)掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備的到位，完成機(jī)關(guān)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化，強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案信息資源的利用率，以便可以方便、有效地查詢出群眾需要的檔案文件與有關(guān)資料。另外，注意軟件配備的及時更新。

3.2 大力完善機(jī)關(guān)檔案法規(guī)制度建設(shè)

20世紀(jì)90年代以后，我國頒布落實(shí)了一系列有關(guān)機(jī)關(guān)檔案的法律法規(guī)，比方說《全國檔案信息化建設(shè)綱要》、《關(guān)于強(qiáng)化檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》等，可是其立法等級還是比較低的，尚不完善，迫切需要加強(qiáng)立法工作。對此，我們需要強(qiáng)化對機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)中知識產(chǎn)權(quán)的機(jī)關(guān)檔案的保護(hù)，以防非法鏈接、惡意攻擊等侵犯行為的發(fā)生，并嚴(yán)格確定機(jī)關(guān)檔案信息資源的知識產(chǎn)權(quán)擁有者，規(guī)范化利用者獲取到機(jī)關(guān)檔案資源的條件，實(shí)現(xiàn)利用者與員工的有效溝通，最終雙方實(shí)現(xiàn)共贏。

4 結(jié)語

本文對加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)以及培養(yǎng)員工公共服務(wù)能力進(jìn)行分析，依托機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)與員工公共服務(wù)能力的內(nèi)在邏輯關(guān)系，根據(jù)機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)的困境，對其進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)本文研究。希望本文的研究能夠?yàn)榧訌?qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化管理建設(shè)以及培養(yǎng)員工公共服務(wù)能力提供理論依據(jù)。

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