高校年鑒編撰過程中的問題及其對策思考

夏雨 詹羅成

摘 要：本文以《重慶交通大學(xué)年鑒》為例，探究分析高校年鑒編撰過程中遇到的諸個問題及原因，并針對問題提出對策思考，以期提高高校年鑒編撰質(zhì)量，提升年鑒對高校各項事業(yè)建設(shè)發(fā)展的工具書作用。

關(guān)鍵詞：高校年鑒;編撰;問題;對策

高校年鑒是系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確地匯集高校上一年度各項事業(yè)發(fā)展信息和統(tǒng)計資料的集年度性、綜合性、資料性為一體的工具書，它逐年進(jìn)行編撰、連續(xù)每年出版，是對上一年度高校各項工作的綜合記述，可為檢索高校歷年發(fā)生的大事要事、各部門各學(xué)院各專業(yè)的動態(tài)變化數(shù)據(jù)提供可靠依據(jù)。除此之外，高校年鑒還為編寫校史校志積累了重要基礎(chǔ)資料，因此提高編撰質(zhì)量是非常重要的，才能更好地發(fā)揮其工具書的作用。

1 高校年鑒編撰過程中存在的問題

重慶交通大學(xué)檔案館自2013年起承擔(dān)了編撰《重慶交通大學(xué)年鑒》的任務(wù)，已結(jié)集內(nèi)部發(fā)行七本（2012年至2018年）。回首七年來在年鑒編撰過程中凸顯的問題，有的長期頑固存在;有的出現(xiàn)一次，下一年即得到整改;有的則是高校年鑒編撰工作中的共性問題。

1）年度特色不夠鮮明。對年度重大事項、特色工作，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)列為條目記述。通常列在特載部分，每年根據(jù)工作實(shí)際調(diào)整。以新校區(qū)建設(shè)為例，2012～2017年的《重慶交通大學(xué)年鑒》，每年在特載部分均設(shè)有雙福校區(qū)及教職工生活園區(qū)建設(shè)情況的分目，但記述內(nèi)容條塊化，文字簡練，只有總體數(shù)據(jù)，沒有詳述該年度竣工的每項工程的進(jìn)展情況及信息，也沒有工程建設(shè)的圖片對照，因而在以后的工作查考中能起到的工具書作用甚微。以《重慶交通大學(xué)章程》核準(zhǔn)工作為例，在章程獲得核準(zhǔn)的年度設(shè)有專門的特載分目記述，并收錄了章程的全文，但《重慶交通大學(xué)章程》的調(diào)研、起草、修改、征求意見、審議、上報等環(huán)節(jié)經(jīng)歷了較長時間才完成，也僅有總結(jié)式的一事一句的記述，未能對每個環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況進(jìn)行詳述。

2）統(tǒng)計數(shù)據(jù)有差異。由于數(shù)據(jù)的出處或統(tǒng)計口徑不同，因此出現(xiàn)了不同部門對同一事件表述的統(tǒng)計數(shù)據(jù)有差異。例如畢業(yè)生人數(shù)，教務(wù)處和招生就業(yè)處的記述就有差異。教務(wù)處的畢業(yè)生人數(shù)是基于學(xué)籍管理、學(xué)歷電子注冊的畢業(yè)生人數(shù)，而招生就業(yè)處的畢業(yè)生人數(shù)是基于畢業(yè)生就業(yè)情況的畢業(yè)生人數(shù)，兩者所述范圍不同，因而數(shù)據(jù)有差別。如果文字表述不清楚，簡單地寫作畢業(yè)生人數(shù)，易使讀者產(chǎn)生疑惑，認(rèn)為同一年度的畢業(yè)生人數(shù)的數(shù)據(jù)有誤。例如授予博士學(xué)位人數(shù)，在研究生院的年鑒稿件與高等學(xué)校基本情況報表中的數(shù)據(jù)不同，原因在統(tǒng)計時限上。高等學(xué)校基本情況報表以學(xué)年為統(tǒng)計時限，研究生院以自然年度為統(tǒng)計時限，因此授予博士學(xué)位人數(shù)不同是正常的。

3）表彰獎勵信息不完整。全校師生在某一年度獲得的各級各類表彰和獎勵信息，是反映學(xué)校辦學(xué)成果的一個重要方面，因此高校年鑒在收錄表彰獎勵信息時要力求全面、準(zhǔn)確。由于學(xué)校教學(xué)、科研、管理等歸口職能部門在統(tǒng)計時往往確定了一定的級別范圍，所以在年鑒撰稿內(nèi)容中存在局限性。各學(xué)院在統(tǒng)計時，范圍更廣，但信息的完整性欠缺較嚴(yán)重，常常出現(xiàn)獎項名稱不準(zhǔn)、獎項等級不清、人員姓名不全的情況，甚至不知道該獎項是哪個機(jī)構(gòu)頒發(fā)的。學(xué)院教師對填報年鑒收錄信息積極性也不高，因不涉及個人考核、科研獎勵，往往抱著填不填都無所謂的態(tài)度。

4）年鑒編撰專職人員非專業(yè)性。《重慶交通大學(xué)年鑒》編輯部設(shè)在學(xué)校檔案館，僅有一名專職人員且兼顧多項工作，編撰力量十分薄弱。檔案工作人員雖然多數(shù)從事過文字工作，但往往非編輯出版專業(yè)出身，因此與年鑒編撰的專業(yè)要求之間有一定的差距。此外，由于無法廣泛并及時地了解到學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的相關(guān)內(nèi)容，信息收集與處理有一定的滯后性，難以從宏觀的角度發(fā)現(xiàn)問題，并在年鑒編撰過程中及時作出調(diào)整。

5）撰稿員隊伍流動性較大。《重慶交通大學(xué)年鑒》的編撰工作是全校各單位撰稿再匯集成書的一項系統(tǒng)工作，每年循環(huán)往復(fù)。從參與的撰稿員來看，總數(shù)較多，覆蓋全校各單位，但每個單位通常只有一名撰稿員。因此，當(dāng)某個單位的撰稿員工作調(diào)動，新的撰稿員之前沒有從事過年鑒撰稿工作而需要從頭學(xué)起，難以保證其移交稿件的時間和質(zhì)量。特別是遇到全校干部集中調(diào)整時，較多單位的撰稿員發(fā)生變化，對當(dāng)年的稿件收集進(jìn)度會有較大影響。

6）稿件質(zhì)量參差不齊。有一部分單位，簡單地將任務(wù)分派給辦公室人員兼職承擔(dān)撰稿，加之人員變動頻繁，對年鑒編撰規(guī)范掌握不夠準(zhǔn)確，導(dǎo)致有的稿件僅僅是套格式、套模板，對年度數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，文字記述內(nèi)容少有改動。甚至有少數(shù)單位的撰稿員，本身工作繁重，只好將單位年終工作總結(jié)稍加精煉便提交稿件。這些因素導(dǎo)致稿件質(zhì)量參差不齊，有的符合規(guī)范、內(nèi)容完整，有的記流水賬、漏洞百出，給年鑒整體編撰質(zhì)量和成書進(jìn)度都造成了一定的困難。

2 提高高校年鑒編撰質(zhì)量的對策

1）突出年度特色。對于持續(xù)數(shù)年的重大事項，在起始、發(fā)展、完成的每一年度均應(yīng)設(shè)置專門條目來記述，并且在完成年度應(yīng)對該重大事項的全過程有綜述性的內(nèi)容，保持連續(xù)性和完整性。對于記述的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)涵蓋重大事項的方方面面，包括背景、規(guī)模、實(shí)施方案、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及人員、經(jīng)費(fèi)配套、發(fā)展過程、產(chǎn)生效益等。除用文字記述外，還可加入圖表、圖片、表格等，以全面地反映重大事項的信息，以供后來參考。

2）統(tǒng)計數(shù)據(jù)力求準(zhǔn)確。在同一年度的多個條目中，同一數(shù)據(jù)，遇到統(tǒng)計口徑或統(tǒng)計時限不同時，需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行清晰的文字記述或?qū)?shù)據(jù)出處進(jìn)行注釋，不能含糊不清，使讀者誤以為同一數(shù)據(jù)前后不一致。

3）信息來源多樣化。表彰獎勵信息的收錄，不能單單依靠學(xué)校教學(xué)、科研、管理等歸口職能部門和各學(xué)院的收集，還應(yīng)參考校園新聞中的報道。最準(zhǔn)確的依據(jù)則是獎項頒發(fā)機(jī)構(gòu)的文件和公告，例如省級科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎的信息可以在政府網(wǎng)站上查找，學(xué)科競賽的官方網(wǎng)站上也會公布獲獎名單，榮譽(yù)稱號、人才稱號等表彰往往有正式的歸檔文件可供查考。

4）打造一支高層次、專業(yè)化、專職化的編輯隊伍。把年鑒編撰工作人員從兼顧多項工作的環(huán)境中解脫出來，避免心有余而力不足的情況。設(shè)置固定的專職崗位，對年鑒資料的收集、整理、編寫、核實(shí)、校對等各環(huán)節(jié)能夠?qū)Ｐ淖屑?xì)把控，切實(shí)有效地提高年鑒編撰質(zhì)量。年鑒編撰工作不僅需要耐心、靜心、細(xì)心，更需要練就對文字的敏感性，對學(xué)校有全方位的了解，根據(jù)學(xué)校年度工作的變化和特色，對年鑒框架設(shè)計、條目設(shè)定進(jìn)行預(yù)判，及時作出調(diào)整。

5）穩(wěn)定兼職撰稿員隊伍。在各單位的撰稿員變動后，年鑒編輯部的專職人員需要及時、主動地重新與新撰稿員建立聯(lián)系，積極溝通，反復(fù)交流與指導(dǎo)，使新撰稿員盡快學(xué)習(xí)、熟悉年鑒撰稿要求。要時刻關(guān)注新撰稿員的編撰進(jìn)度，調(diào)動其積極性和主動性，督促其按時并保質(zhì)保量地交稿。

6）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對各單位的年鑒撰稿員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行撰寫，盡可能多方面地收集資料，使稿件的準(zhǔn)確性與完整性得以提高。特別是對移交的稿件質(zhì)量達(dá)不到規(guī)范和要求的撰稿員，進(jìn)行有針對性的一對一指導(dǎo)，提供優(yōu)秀稿件給予借鑒學(xué)習(xí)，并采取一定的表彰激勵機(jī)制，激發(fā)撰稿員的熱情和積極性。

3 結(jié)語

高校年鑒是高校歷史發(fā)展成就的縮影，系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確地記述了高校年度基本面貌和發(fā)展情況，是記載高校教學(xué)、科研、管理等各方面重大事件、重大成果的統(tǒng)計資料和工具書。高校年鑒編撰工作是一項科學(xué)、謹(jǐn)慎、繁瑣的長期工作，年鑒編撰人員應(yīng)有使命感、責(zé)任感，不斷提升專業(yè)技能，逐步發(fā)現(xiàn)和解決高校年鑒編撰過程中的問題，積極思考對策，有效提高編撰質(zhì)量，保證高品質(zhì)年鑒的連續(xù)性，以全方位提高年鑒的“存史、資政、育人”作用，使高校年鑒事業(yè)的發(fā)展邁上一個新的臺階。

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