人事檔案信息化建設探討

孫炤華 楊濟

摘 要：網絡信息技術的發展為人事檔案管理工作創新提供了可能，檔案信息化管理已經成為檔案學研究的重點和共識。過去一段時間內，部分單位缺乏信息化意識，尚未將信息技術深度融入人事檔案管理的各個環節，難以提升人事檔案收集、歸檔、立卷以及利用效能。鑒于此，文章就人事檔案信息化進行概述，闡述人事檔案信息化建設中存在的問題，提出自己的看法，旨在幫助相關單位破解人事檔案管理難題。

關鍵詞：信息化;問題;人事檔案;對策;特點

人事檔案作為人事活動以及人事工作的具體記錄，是單位未來人事工作的重要參考和憑證。要確保人事檔案真實反映人事信息，提升人事檔案利用率，必須要應用信息技術，解決傳統手工管理中存在的問題。故此，從理論層面探討人事檔案信息化建設工作不僅能夠為人事檔案管理實務工作提供參考，而且能夠豐富理論研究，具有重要意義。

1 人事檔案信息化建設概述

1.1 人事檔案信息化建設的概念

“互聯網+”概念的出現對各行各業產生了深遠影響，檔案管理領域也不例外。近幾年來，越來越多的單位開始著手應用信息技術管理各式各樣的檔案。其中，由于人事信息內容多、種類龐雜，所以人事檔案信息化建設成為許多單位的重點工作[1]。所謂人事檔案信息化，主要是指依托于計算機、檔案管路軟件、云計算、大數據、云共享以及其他信息科技對數字人事檔案進行管理一種模式。人事檔案信息化建設的基礎是人事檔案數字化，即將紙質人事檔案轉化為數字形式，將其錄進相應的檔案管理系統。

1.2 人事檔案信息化建設的特點

“互聯網+”時代環境下，人事檔案信息化建設具有高效性、科學性以及規范性的特點，能夠有效突破傳統手工管理的局限性。一是高效性。以數字化的方式對人事檔案進行管理，能夠縮短工作流程以及工作時間，提升工作效能。許多原本需要檔案管理人員處理的事項都可以交由計算機以及檔案管理系統。二是科學性。人事檔案信息化能夠節約檔案管理成本，減少人事檔案在收集、管理以及利用的過程中出現丟失、損毀以及篡改的現象。同時，數字化的人事檔案可以更為簡便、快捷的備份，進而有效延長保存期限[2]。三是規范性。相較于其他檔案，人事檔案具有人身附屬性的特征，涉及單位員工的具體隱私。如果不能規范人事檔案的管理和使用，不僅會損害單位利益，而且可能損害員工的利益。通過信息技術對人事檔案進行管理，可以進一步細化管理與利用的流程，理清管理職責，提升人事檔案管理工作的規范性。

2 人事檔案信息化建設中存在的主要問題

2.1 信息化技術與信息化設備落后

相較于其他檔案管理工作，人事檔案管理枯燥且繁重，工作難度也較大，如果缺乏相應的信息化設備以及信息化技術，則難以高效開展信息化建設工作。當前，部分單位人事檔案信息化建設環境有待優化，信息化技術與信息化設備難以適應新形勢下檔案現代化建設的需求。一是缺乏高速掃描儀、微縮相機等數字處理設備，不利于對紙質類檔案進行數字化轉化，難以處理檔案存量的同時，無法處理檔案增量。二是尚未購置相應的技術，缺乏可供使用的軟件和技術。典型表現為人事檔案管理系統單一;云計算技術以及大數據技術應用不足。

2.2 數字檔案立卷歸檔工作不科學

經過長期的經驗積累，我國對于紙質類檔案的立卷歸檔工作較為成熟，但在數字檔案立卷歸檔領域缺乏經驗，離全面數字化的目標仍有差距，難以滿足人事檔案信息化建設的要求。一是人事檔案管理系統與人事管理系統之間存在傳輸壁壘和共享壁壘，無法直接同步、傳輸和共享相關的信息資源。許多人事信息需要從人事管理系統中迪奧卻，影響工作效率。二是數字檔案立卷歸檔標準不明確。部分單位尚未結合人事檔案信息化建設的內容建立相關的規章制度，沒有明確圖片、文件等數字檔案的格式，不利于后期統一的歸檔處理。

2.3 人事檔案管理隊伍建設滯后

人才是人事檔案信息化建設的基礎，缺乏專業的人才，不僅難以確保人事檔案管理的質量，而且不利于信息化建設工作的開展。當前，部分單位人才培訓工作有待加強，檔案管理人員對于人事檔案信息化建設缺乏必要了解，對于相關的工作模式以及工作流程不熟悉，不知道如何進行信息化建設[3]。部分單位雖然圍繞人事檔案信息化建設舉辦了許多培訓活動，但教學課程過于理論化，不利于提升人事檔案管理人員的實操能力。除此之外，部分單位忽視從信息安全領域對人事檔案管理領域進行培訓，存在一定的安全隱患。相較于傳統紙質檔案管理，人事檔案在互聯網環境中更可能被非法篡改和丟失。如果不能做好安全管理，則容易影響人事檔案的真實性、嚴謹性和準確性。

3 人事檔案信息化建設的對策

3.1 更新信息化技術與信息化設備

信息化社會，單位要充分利用信息化技術與信息化設備的優勢管理人事檔案，結合單位的管理實際需求，及時更新信息化技術與信息化設備。一是要購置高速掃描儀以及微縮相機，將現有的紙質檔案進行數字化轉化，及時錄入人事檔案管理系統當中，夯實人事檔案管理基礎的同時，建設人事檔案專業庫。二是要引進人事檔案管理系統，及時改進并豐富人事檔案管理系統中的功能。同時，要善于使用大數據技術以及云計算技術對人事檔案進行管理，進一步提升檔案檢索效率，實現對人事信息的深度挖掘。

3.2 完善數字檔案立卷歸檔工作機制

人事檔案信息化建設需要賴以一套行之有效的數字檔案立卷歸檔機制。一是要做好建章立制工作，從制度層面明確人事檔案信息化建設的目標、內容、流程，為人事檔案管理人員提供指引，確保工作有序開展。要理清人事檔案信息化建設中的職責分工，做到各司其職，提升工作效能。同時，要明確圖片類、文件類檔案的格式，便于后期統一錄入、統一管理。二是應用物聯網以及互聯網技術實現人事檔案管理系統與人事系統之間的互聯共通，確保相應的數據能夠共享，減少人事信息錄入的工作量和工作成本。

3.3 建設復合型和精干型的人才隊伍

單位要注重對人事檔案管理人員信息化素質的培養，彌補其知識缺陷，夯實信息化建設基礎。一是要圍繞人事檔案信息化建設的要求來設計培訓內容。除了要介紹相關技術的功能以及優勢之外，還可以融入相關的實操案例，讓人事檔案管理人員了解信息化建設的具體要求、內容和步驟。二是要創新培訓模式，加強與其他單位的協作，學習并借鑒其他單位人事檔案信息化建設領域的先進經驗。三是要重視人事檔案安全管理領域的培訓，提升人事檔案管理人員保密意識和安全意識，避免人事檔案丟失、損毀或者被篡改，確保人事檔案管理工作的嚴謹性。

4 結束語

人事檔案信息化建設是當前科學技術、人文社科研究不斷發展與共同作用的必然結果，其對于單位人事管理工作具有重要的意義。總體而言，我國人事檔案信息化建設任重道遠，許多單位即使應用信息技術管理人事檔案，也大多停留在計算機管理的層面，利用深度仍然不足。故此，單位未來要站在宏觀的角度做好規劃，切實提供人力、物力以及財力支持，確保該項工作能夠真正落實。具體而言，一是要更新信息化技術與信息化設備;二是要完善數字檔案立卷歸檔工作機制;三是要建設復合型和精干型的人才隊伍。

參考文獻

[1]王駿，欒婕.事業單位干部人事檔案管理對策闡釋[J].蘭臺內外，2020（06）：70-71.

[2]張彩云.人事檔案信息化管理探究[J].智庫時代，2020（08）：37-38.

作者簡介

孫炤華，女，內蒙古赤峰市喀喇沁旗，本科，畢業于內蒙古科技大學包頭師范學院，中級經濟師，研究方向：檔案管理。