電子檔案管理淺談

摘 要：電子文件自誕生以來一直受到關注。由于電子文件有著和紙質文件不同的特性，且電子文件歸檔的核心是保證歸檔的電子文件長期有效的存儲和利用，如何收集、鑒定、整理，做好電子文件歸檔管理是經常探討的話題。

關鍵詞：電子檔案;管理

1 電子檔案的含義

電子檔案是指利用計算機技術形成的以代碼形式存儲于電子介質上的檔案。電子檔案所采用的存儲介質主要有硬磁盤、軟磁盤、磁帶和光盤。

2 電子檔案的特點

1）信息的非人工識讀性。電子檔案的全部信息是以數字代碼進行存儲的，只有借助計算機才能解碼，才能轉換成人們可識讀的信息。

2）信息存儲的高密度性磁盤、磁帶、光盤存儲的密度都大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，更有“海量存儲”之稱。隨著科學技術的發展，這些存儲介質存儲信息的密度還會繼續增大。

3）信息與載體之間的可分離性。電子檔案信息不一定具有固定的物理位置，可以非實體形態進行加工和管理。這種信息和載體的可分離性使電子檔案易于更改而不留痕跡，易于復制而難分辨原件與復制件，易于傳輸可異地調閱或輸出文件。

4）多種信息媒體的集成性。以往檔案一般只能記錄一種或兩種信息媒體，使用多媒體計算機，可將圖文、音頻、視頻等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件中，使其達到圖文并茂，真實再現當時的情況。

5）系統依賴性。電子文件從制作、處理到檔案的全部管理活動，都必須借助于電子計算機系統才能實現。此外，不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。

3 電子檔案管理的“利”

1）有利于實現信息資源的共享。科技檔案信息的共享是為了更好地利用信息資源，從而提高工作效率，增加經濟效益。電子文件是一種原生的信息資源，存儲在各種不同類型載體上的電子形式的記錄，是計算機運用的產物，是科技檔案信息資源重要的組成部分。對電子文件進行歸檔是豐富信息資源的基礎，是實現網絡信息資源共享和利用的最好捷徑，隨著現代科學技術的開展，特別是隨著計算機管理檔案軟件的開發、利用、升級，當前以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術已經在各層次檔案管理系統中廣泛地推廣應用。利用網略平臺，通過計算機局域網絡，使歸檔的電子文件得到重復利用，實現了信息資源共享和利用的第一步。充分利用電子文件，共享和分享信息資源，通過相互學習、比較參考、重復利用、改進創新，進而贏取市場，這對增強設計科研單位的核心競爭力和促進設計科研單位的發展極為有利。在市場經濟為背景下的今天，實現信息資源的共享和利用，已成為檔案界和科研設計單位的共識。

2）有利于拓展科技檔案服務領域。實踐證明，拓展科技檔案服務領域，是科技檔案事業迅速發展和社會進步的體現。在社會發展的進程中，從甲骨到光盤，信息載體發生了幾次重大的歷史跨越。甲骨、竹木簡牘、縑帛、紙張、膠片、磁帶、光盤等等，介質不斷翻新，載體不斷變化。在歲月的長河里，金石取代甲骨、竹帛取代金石、紙張又取代竹帛，檔案載體不斷更新，服務領域不斷擴大，同時也促進了檔案事業的發展。隨著計算機的普及，CAD的廣泛應用，在工程設計方面所形成的科技檔案，也發生了一系列的變化，既有原來的紙質載體檔案，又出現了電子文件，其載體也發生了新的變化。正因為這些變化，才使得我們的信息資源變得如此多元化和方便提取，隨著電子文件歸檔，資源不斷地積累，促使我們的信息資源更加豐富多彩。由此可見，電子文件是檔案發展的必然產物，是一種戰略資源，也是檔案事業發展的必然趨勢，它拓展了檔案工作的服務領域和增加了信息的存儲量。逐步實現科技檔案管理事業規范化、標準化以及社會化，使其充分發揮科技檔案服務生產的功能和目的，是我們不懈追求的目標。

3）有利于實現單位信息化。對電子文件進行歸檔是積累和保留技術財富，是加快單位信息化手段之一。面對經濟全球化的挑戰，開拓國際市場，單位信息化顯得尤為重要。單位信息化帶來的是先進的技術、科學的方法和現代的管理理念。

4）有利于減輕檔案的庫房壓力。隨著科學技術的發展，減輕科技檔案的庫房壓力最主要的手段之一是采用電子文件取代紙質檔案，但針對這一問題，其利弊得失，仍有待探討。每個設計科研單位從成立到現在，其科技檔案不計其數，檔案庫房壓力可想而知。電子文件可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各媒體信息，這樣利用很小的空間就可保存大量的信息，而且開發利用的速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性的特性。紙質文檔只能記錄文字、圖形、圖表信息，相比之下，電子文件則具備諸多不可比擬的優勢。現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。據有關資料報道。

5）有利于提高科技檔案專業人員的素質。優秀的科技檔案管理人員素質，對促進科技檔案的發展會起到一個實質性推動作用，面對不斷推陳出新的電子文件，迫使檔案管理人員不斷地充實自己，提高自己的專業水平，不僅檔案專業方面要精通，計算機應用方面的能力也要充實提高。

4 電子檔案的“弊”

電子文件和紙質檔案相比其許多優越性和特殊性，但其不足之處也顯而易見。

1）是否真實可靠。電子文件可以被修改，也可能因為事故造成數字信息的改變和丟失，因此檔案管理部門提供給用戶的電子檔案是否真實可靠，是利用者十分關注的問題。保持電子文件的原始性和準確性是科技檔案管理人員首當其沖要注意的問題，解決這一問題必須依靠先進科學技術和高超的專業技術水平。

2）安全性。避免各種破壞并保持電子文件的真實、完整、有效且不泄密，這也檔案管理人員要注意的事項，檔案系統管理人員，要對電子文件操作者的身份進行識別，并對其訪問權限進行控制，防止非法侵入，設置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內容等，對服務器上的電子檔案進行定期備份。必須不斷研究影響電子文件形成的各種因素，從實際出發制定出切實可行的電子文件檔案安全管理規范，以適應科研設計的飛速發展。

3）及時性。電子文件不可能一次性收集、采集、集中輸入，電子文件最好做到實時完成，實時歸檔。不斷地存入數據庫和完善。也就是設計數據信息實時采編，及時保留存入數據庫，這樣才能形成有序化的設計數據信息流，不斷地充實單位文檔和電子信息一體化的數據管理庫。數據管理庫中的結構要具備科學性和實用性，檔案專業人員要對這些信息作好科學的分析歸納。實踐工作反映，科技檔案管理人員的素質越高，越能收集和找到有價值的信息。

4）特殊性。在檔案界已經形成共識，電子文件的歸檔，必須遵循電子文件的特殊性，不能習慣性和簡單地以紙質文檔歸檔制度和方法來處理電子文檔的歸檔問題。這要求我們檔案管理人員在收集歸檔電子文件時，一定要對電子文件的屬性了解透徹。特別是設計科研單位的電子文件大部分是CAD文件，這也要求我們的檔案管理人員對CAD制圖要有厚實的基礎理論，具有相當的操作、應用能力。

由此可見，21世紀的今天，科技檔案管理人員不能僅在科技檔案專業方面進行研究和探討，其研究領域應不斷擴展，其綜合素質也應不斷提高和充實。這也就要求檔案管理人員應有扎實的基礎知識、熟練的專業技能及廣泛的相關學科知識素養。

參考文獻

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[3]李濤.淺談電子檔案的特點及其管理[J].科技信息，2009年06期.

作者簡介

潘振興（1982-），男，漢族，巴林左旗，檔案管理員，館員，本科，研究方向：住房和城鄉建設局業務方面檔案管理工作。