檔案信息化建設的實踐及思考

石艷芳

摘 要：在當前社會迅速發展的形勢下，檔案工作中的信息化管理是社會發展的決定性因素，在社會的服務方面可以將檔案工作進一步提高。檔案信息化、數字化處理已經成為未來檔案工作發展的趨勢。在技術創新的時代，更需要加快檔案制度規范的建立和完善，使檔案信息化建設在理論和制度保障下，更好更快地健康發展。

關鍵詞：檔案信息化;數字化;網絡化;建設

近年來，互聯網+、云計算、大數據的迅猛發展和廣泛運用，為檔案信息化建設提供了成熟的技術條件。在我國諸多單位中，尤其是檔案信息建設方面工作進行了改革，加大了投入力度，對檔案建設工作提供了諸多便利。比起傳統的檔案建設方式，在數字化、網絡化的環境下，彌補了傳統方式的不足，使檔案建設的水平上升到一個新高度，也促進檔案建設工作穩定發展。

1 檔案信息化的概念

檔案信息化的概念就是通過國家檔案管理部門的規劃、領導以及組織過程中，在管理檔案的過程中進一步處理信息資源，管理當前發達的信息以及利用網絡等資源的服務等開展工作。另一種方式來講，就是管理的模式要將重點放在保管檔案的實體項目上，主要形式是努力建設檔案的數字信息，同時要將重心轉變為社會服務上去。

2 檔案信息數字化、網絡化建設存在的問題

2.1 檔案儲存的保密性難以保證

隨著網絡技術的進步，網絡安全也存在很大的威脅，檔案文件的儲存存在很大的安全隱患，保密性就成了重點問題。對于電子文件來說，不具有固定的形式，特定的字體以及簽名等，由于特殊標記的缺失，資料很容易被修改，且修改起來比紙質文件還方便，保密性很難被保障，嚴重威脅著公安部門的信息安全。

2.2 缺少專業的檔案建設人員

在數字化、網絡化的環境下，檔案的儲存、管理是多種形式的，與傳統的紙質檔案管理有很大不同，儲存技術存在很大的差異。對檔案信息進行建設時，習慣于傳統模式的工作人員，往往學歷較低，知識面也比較窄，對檔案知識缺少系統性的培訓，未能跟上現代化的腳步。如果只是懂得計算機技術，又或者是網絡技術的人員，在檔案的建設原則、理論上的經驗有所不足是不能做好的，因此，檔案建設人員既要懂得數字化、網絡化技術，又要掌握現代檔案建設的相關知識。

2.3 檔案信息化、網絡化建設十分緩慢

檔案建設是一項復雜又繁重的工作，要整理的資料很多。在傳統的工作模式中，只是對紙質資料進行保存，不僅丟失的概率很大，也形成了浪費現象。如今，網絡化技術不斷發展，我們又迎來了數字化的時代，但是，檔案建設工作還未能跟上社會的步伐，發展速度緩慢，電子文檔還未能有效取代傳統的紙質文檔，信息建設也未能受到高度的重視，這就影響了檔案建設水平的提升，也存在很多的漏洞。

2.4 體系不健全

和其他國家相比較，我國在檔案信息化建設方面還沒有較為健全的體系，這就形成可一定的差距，滯后的立法工作使得一些標準的建設存在困難，所以就使得已經出現的體系和標準和現實之間協調不好的現象。

3 檔案信息化建設應采取的措施

3.1 提升服務意識

對著當前社會中日益深入人心的信息化建設，未來的檔案管理服務也會被自助式替代，這已經成為人們的主流現象。人們對于檔案資源的進一步需求，也會增加臨時的閱讀需求。這種臨時的需求主要分為反應性和主動性兩種類別，反應性主要是人們為了研究調查而查閱檔案，主動性指在用戶需要查閱檔案之間就已經將答案準備好的需求。所以，檔案信息化管理的服務意識是檔案部門最基礎的對策，也體現了信息化檔案建設的優勢。

3.2 制定合理的檔案管理標準

在制定檔案信息的建設標準時，首先要保證其科學性，符合國家的各類標準和相關規定。在標準化信息建設中，要充分結合公安部門檔案的實際情況、管理特點等，對歸檔材料要嚴格把關，科學規整，從而實現檔案信息資源的價值。此外，檔案管理制度要定期進行修改，檔案工作人員位責任制也要清晰明確，這樣能保證檔案信息的規范化管理。

3.3 統一原則

我國進一步實行檔案信息化建設主要是想將這些信息資源進一步聚集起來，形成社會資源共享的良好態勢，就可以更好地為人民服務，為社會以及各機關單位和領導服務。所以，在當前這個關鍵時刻，就要在檔案管理方面形成統一的標準、規劃以及規范等，將各自為政這種現象進一步取消。將工作的基本特點和規律進一步把握好，形成一定的原則，這樣才能更好地開展信息化建設。堅持將開發檔案信息放在首要位置，將文檔管理形成統一的、協調的管理方式，同時要確保網絡的安全性。

3.4 做到“3個并重”

隨著當前不斷加深的信息化，檔案建設也要走出傳統的老套管理，要梳理創新的形象，將創新和改革進一步提高，做到“3個并重”。首先是將硬件和軟件并重建設。將應用管理和軟件的跟進進一步提高，提高工作人員自身的素質，這就能更好地發揮檔案信息化的成效和效益。在建設硬件之后也要更好地培訓員工素質，進一步進行輔導，創造良好的氛圍和環境，這就可以解決員工不適應的現象。其次是將職能調整和資源整合并重。科學地整理資源和檔案的分類、收集、利用以及更新，將部門之間的封鎖和壟斷進一步打破。在保密原則下，將可以對人們公開的資料、數據以及政策等檔案進一步整合，將人們查閱的最大效益發揮出來。再次是防范和拓展相結合。將共享信息、管理虛擬系統以及安全的維護放在首要的位置，在拓展建設信息化資源的同時，將網絡安全以及防止電子病毒侵入的有效措施進一步實施，同時要采取防范措施，消除信息安全隱患，這樣就可以可靠并且安全地確保檔案信息化建設有效發展。

通過完成文書檔案數字化加工處理和檔案信息化建設，實現數字檔案一體化綜合管理，建立一套完整的電子化文書檔案管理流程，方便業務、工作人員快速檢索、打印、查閱檔案，為城市執法大隊檔案信息化建設的持續推進積累豐富的實踐經驗，加快檔案信息化的建設步伐，為早日實現數字化檔案館（室）建設奠定可靠數據和技術基礎。我們要清醒地認識到檔案信息化建設的飛速發展對行業變革的影響，找準差距，絕不能以狹窄的眼光關注檔案工作的開展，要充分提高對檔案的價值認識，提高檔案管理人員的信息化水平，不斷加強自身對檔案業務知識的學習，提升駕馭新技術、新模式的能力。

參考文獻

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