電子檔案與紙質檔案并存發展的思考措施

余菊

摘 要：伴隨著信息化時代的來臨，信息技術逐漸滲透到生活和工作的各個方面，正在逐步打破傳統模式，建立全新的生活、工作模式。檔案管理工作也正面臨著傳統紙質檔案向電子檔案轉變，紙質檔案與電子檔案并存的現狀。在當前的檔案管理工作中，該如何妥善處理傳統紙質檔案與現代電子檔案的關系，推動檔案管理工作朝著現代化、信息化發展。本文將通過對傳統紙質檔案、現代電子檔案優缺點進行客觀分析，闡述兩種檔案共存的必要性，并進一步提出促進兩種檔案長期共存、優勢互補、共同發展的思考措施。

關鍵詞：傳統紙質檔案;現代電子檔案;優缺點分析;互補共存;思考措施

科技的快速發展，推動著信息技術正不斷推動著生產方式的變革。信息技術為檔案管理的現代化發展提供了必要的技術支持，促進檔案管理工作逐步向著信息化、技術化發展，檔案管理正從手工管理朝著信息化管理過渡。當前，兩種檔案管理技術都具有不可忽視的歷史價值，加強對兩種檔案管理方式的完善，有助于推動檔案管理工作的現代化、多元化發展。

1 紙質檔案優缺點分析

傳統紙質檔案，是在對相關的信息進行了收集、篩選、整理、分類、歸檔等一系列工作后，由專門的管理機構專人管理的一種信息載體。在漫長傳統檔案管理中形成了不可替代的優勢。首先，傳統紙質檔案的收集整理需相關的檔案管理人員對檔案的信息進行整理、核對、確認，有效的保證的檔案信息的有效性與真實性，同時也一定程度上保持了檔案所具有的法律效力;其次，傳統紙質檔案具有較高的文化價值。紙質檔案作為信息資料記錄的載體，會隨著時代的發展，成為見證歷史變化的珍貴文字、圖像資源;再者，傳統紙質檔案管理對專業素養要求較低，檔案管理人員不需要具備較高的業務能力和技術水平。與傳統紙質檔案的有點并存是其自身不可忽視的缺點，第一，紙質檔案需要大量的紙質材料作為信息記錄的載體，因此在保存中需要占據較大的儲存空間，并且對所存放空間的濕度、溫度較高，然而在滿足儲存要求后，還存在著一旦損毀將無法恢復的情況，一旦發生火災或者儲藏室漏水，紙質檔案被毀壞，相關的信息就將不復存在，珍貴歷史信息也將消失殆盡。第二，傳統紙質檔案查詢、利用不便，短時間內難以準確找到多需要的檔案信息，大大降低了檔案信息的利用效率和歷史作用。

2 電子檔案優缺點分析

快速發展的現代信息技術，為檔案管理的現代化發展提供了可能。現代電子檔案管理以其無可比擬的先進性和高效性，在檔案管理的工作中占有不可替代的地位。第一：電子檔案管理模式促進信息查詢、獲取、利用、共享等更為便利快捷，檔案信息的利用率增加，檔案資料的價值在更大程度的開發、更深廣度的利用;第二：相對于紙質檔而言電子檔案保存便捷，占用空間小，而且檔案信息的查詢速度快，能夠及時快速的對檔案信息進行更新和補充完善;第三：電子檔案的保存更為安全，對保存環境的要求降低，有效的避免到了外界環境對檔案內容造成的不可逆轉的損毀，同時還進一步的避免了檔案資料的丟失。眾所周知，新技術的產生與應用，不是一蹴而就的，需要不斷完善升級才能滿足生產發展的需求，因此，電子檔案技術在實際應用中也存在不足，主要體現在檔案信息的安全性上。當前網絡完全受到黑客技術的威脅，一些機密信息一點被黑客竊取，并惡意利用，就將對國家和社會產生不良影響。除此之外，電子檔案以計算機為載體，并產生嚴重依賴性，無法獨立存在，一旦計算機出現故障或收到惡意更改，檔案信息的儲存將面臨嚴重的威脅。

3 兩種檔案管理模式并存的必要性

兩種檔案管理模式并存，是由兩種檔案管理模式的優缺點所決定。通過上述對傳統紙質檔案和新興電子檔案各自優缺點的分析，不難發現，兩種檔案管理模式在一定程度上相輔相成，更好地促進當前檔案管理平穩發展，有序改善。在兩種檔案模式的共存中，充分發揮紙質檔案的安全可靠的優勢，彌補電子檔案受到黑客威脅的不足;通過對電子檔案高效快捷的開發利用優勢，完善紙質檔案信息利用率的現狀。由此可見，將兩者的優勢充分開發，能夠有效的“補短板”，促進檔案管理工作有效推進，有序改善。

4 兩種檔案模式并存發展的思考措施

4.1 實行“雙模式”發展并存

在當前傳統紙質檔案與新興電子檔案實行并存發展，需要根據兩種檔案管理模式自身的優缺點，因地制宜，制定出符合各自的管理措施。在傳統紙質檔案與現代電子檔案之間搭建起相互聯系的橋梁，促進不同載體的檔案信息相互轉換，在滿足信息獲取、資源共享需求的同時確保檔案信息的安全性，更好地為檔案信息查詢者、利用者提供高效便捷、優質真實的檔案信息服務。

4.2 提升檔案管理人員專業素養

面對當前傳統紙質檔案與現代電子檔案長期并存的新趨勢，檔案管理人員需要不斷適應檔案發展的特點，不斷充實自身的專業理論知識，提升自身計算機應用專業技能。在實際工作中，靈活運用各項檔案管理技術，推動檔案管理模式的改進，促進檔案管理工作朝著多元化、現代化發展。

4.3 加強檔案管理基礎設施建設

無論是傳統紙質檔案還是現代電子檔案，對在一定程度上對資料保存空間、設施上有一定要求，如此一來才能更好保證檔案資料的安全性、完整性。傳統紙質檔案存在著，隨著時間推移，對儲存空間需求逐漸增大的特點，同時對儲存空間的外在環境的溫度、濕度要求較高，就給檔案管理人員，引進相關設備除濕、防潮、防火、防盜，保證紙質檔案資料不發霉、不失火、不被盜取，信息記錄清晰、資料保存完整。而對于現代電子檔案，以光盤作為主要載體，雖然不需要較大的儲存空間，但是對電子設備、計算機系統卻要求較高，需要檔案管理工作人員配電子掃描儀、復印機以及檔案刻錄所需的光盤等現代化電子設備。

4.4 同步歸檔，兩種模式并存發展

面對傳統紙檔案與現代電子檔案在未來一段時間將長期共存發展新形勢，檔案管理人員應當將檔案安全管理和檔案的有效利用，作為工作的出發點和落腳點，對各類有價值的檔案內容，進行充分的記錄，實現兩種檔案管理模式優勢互補，提升檔案資料利用價值，促進檔案信息的高效共享，這一切的實現是建立在對紙質檔案和電子檔案共同歸檔的基礎上的。檔案管理工作人員通過對紙質檔案的掃描、復印，將紙質資料向電子信息轉換，保存;同時，將電子檔案的部分重要信息，通過復制、打印，將電子信息轉化成紙質文件進行保存。進一步促進傳統紙質檔案與現代電子檔案之間的聯系與互補，有效提升檔案信息的安全性，保證檔案信息的完整性。

5 結束語

綜上所述，傳統紙質檔案與現代電子檔案，將會在未來很長一段時間共存發展。因此，檔案管理工作人員需要在實際的檔案管理工作中，明確紙質檔案與電子檔案的優缺點，并根據這些優缺點，進行優勢互補;同時不斷提高自身的專業業務素養，滿足日常管理工作的現代信息技術要求，更新補充相應的現代信息設備，改善檔案資料的保存環境，從而促進紙質檔案與電子檔案管理工作穩步更新，推動檔案管理工作逐步向著信息化、網絡化、安全化發展。

參考文獻

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