論檔案管理信息化與檔案管理現代化

陳美鈿

時代在發展，數字化，信息化成為時代的發展主流，檔案信息化現代化，會逐漸成為檔案管理的發展主流，可以說，在如今的時代背景之下，檔案信息化已經有了自身發展的固定規律，并且傳統管理模式發展也在朝著實體管理制的方向發展。

1 信息化與檔案的關系

1）檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息記錄了人類在漫長發展過程中的所有信息，是人類活動的真實記錄。人類依照這一客觀規律，運用檔案的方式來將信息產品進行記錄，而時代的發展，社會的變革，檔案作為原生信息源也被社會越來越重視，檔案的手機以及存儲，整理等問題為檔案的利用以及開發做足了準備，在信息的加工，生產，傳播以及利用的整個過程中，逐漸完善，成為完備的信息產業體系。

2）在如今的時代之下，信息化建設是國家發展的主線活動，信息也是知識以及經濟的主導。信息技術能否長久，持續的發展與人類的生存環境息息相關，會逐漸形成全球化的共同體，而這種情況下的檔案工作，檔案的信息化建設會逐漸在整個社會的發展中貫穿全局。

3）信息資源的開發利用需符合社會客觀發展的需求。信息資源在開發利用的過程中，始終堅持數據--信息--知識三方面的過程。一般機構層面的信息開發利用都是系統集成以及數據集成，在對數據進行整合的基礎上對數據進行挖掘，以此來滿足不同數據的需求，這點與我國傳統的檔案管理方式有些相同，也應當將這點納入檔案管理的內容之中。這是時代賦予檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的具體要求，也是生產力進步方式轉變的必然要求。信息化建設不斷發展的過程中，還應當掌握時代的需求，根據相應的義務以及權利來做出放映，進一步為人們的生產生活以及社會發展提出根本保障。

4）信息化建設在如今的檔案工作管理當中具有重要意義。社會在不斷發展的過程中，所體現出來的基本信息就是信息生產量，需求量以及效益的大小。社會消費需求主要有兩個方面，一方面是生產需求，另外一方面是信息生活需求，在時代的不斷變化，信息化建設進一步發展的過程中，現如今的社會，信息消費需求水平也在不斷增長，而中改變也促進了檔案工作的進一步改善。人類的文化需求以及精神需求和生產生活需求的不斷提高，讓人類對于檔案本身的重視度也在不斷增加，檔案管理不僅僅是在借閱，查閱方面，對于文化以及社會休閑等相關方面也在不斷發展滲透，滿足著自身的根本需求。

2 準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化

1）對于檔案信息化建設來講，想要做好，需要從管理手段以及方式上進一步進行轉變，從而實現資源共享。檔案工作所需要做的是圍繞部門的工作重點，同時組織信息，提供信息。在如今信息技術不斷發展的今天，逐漸形成了數據劃時代。檔案系統在數據化檔案以及網絡化管理上已經初具形態，不斷完善。開展信息現代化管理工作，需要對檔案管理軟件進行選擇，盡可能選擇包容性、規范性強的軟件。

2）檔案信息化建設的前提是建立文檔一體化，需要將檔案信息歸入到辦公自動化當中，與辦公自動化逐漸融合，一同進行。與此同時，還需要按照相關要求，讓檔案工作人員介入到該工作當中，逐漸提出切實可行的歸檔計劃。

3）歸檔雙軌制度，這點是紙質文件朝著電子文件轉變過程中需要恪守的原則之一。電子文件可能會產生大量的應用，但是其法律作用以及憑證作用還無法與紙張文件媲美，根據相關專家估計，在較長的時間之下，紙張文件以及電子文件會長期并存，根據國家檔案局的要求，電子文件需要與相同版本的紙質文件進行一同歸檔。

3 檔案信息化建設與檔案管理現代化應當堅持的原則

1）前瞻性：檔案信息化建設的最終目的是建立數字化檔案館，而檔案資源以及檔案的管理是需要通過計算機網絡以及信息系統來完成傳輸的，需要最大限度的實現信息資源社會共享。要按階段、分層次的進行，這是一項耗費巨大資金以及時間的工程，需要所有軟硬件設備按照數字化進行投入，并且需支付昂貴的費用。所以，信息化在建設的過程中，需要巨大的財力支持，需要細心觀察，經過科學論證，保證軟硬件處理等都十分一致，將有限的財力發揮出更多的作用，符合信息化的特點以及要求。同時，還需要符合發展趨勢，避免資源浪費。

2）人才儲備：由于電子檔案信息的發展已經有了朝著數字化方向的發展趨勢，電子檔案保存的技術化以及開發利用形式的多樣化，讓電子檔案與紙質檔案的管理方式有了根本的不同，對于新時期的電子檔案管理，需要對管理人員提出更高的要求，相關人才問題解決，才能進一步提高我國的檔案信息化建設，才能讓社會發展與檔案管理工作相適應。

3）實用性：檔案信息化在建設的過程中，檔案館應當堅持實用的原則，這點不僅僅是需要檔案目錄對數字化進行處理，還需要對檔案進行全文數字化管理。如今信息化的發展，需要內容上的新穎，獨特，才能滿足人們大眾的品味需求，同時，讓信息具備唯一性，讓利用者看到龐大的信息網，從而滿足對檔案利用的根本需求，為利用者提供更加優質的服務。

當前，信息化的發展趨勢越來越明顯，檔案工作在這種時代背景之下，只有奮起直追，克服困難，才能與其他行業共同發展進步，更好的服務于社會。

參考文獻

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