檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

王葉虹

摘 要：檔案信息化管理之于傳統檔案管理模式無疑更加高效快捷，檔案信息化建設與管理已經成為未來發展的主要趨勢。就目前檔案管理現狀分析，還存在一些問題影響信息化的建設，本文主要對檔案管理存在的問題進行分析并提出幾點解決策略。

關鍵詞：檔案管理;信息化;建設

檔案管理工作的核心是信息的存儲和查閱，傳統信息存儲模式主要依賴人工處理，工作效率較低且容易出現資料遺失，資料查閱和使用也較為麻煩。信息化建設極大地改善了相關問題，推動了檔案管理的進一步發展。

1 檔案信息化管理概述

信息化時代的到來，計算機技術的普遍運用，給各行各業都帶來了技術革新，也給我們的生活帶來了巨大的改變。過去檔案管理主要依靠人工建檔，檔案復雜且人工效率低，容易出錯。檔案管理信息化管理，可利用計算機建立電子檔案，還能在線分類，查找資料檔案更加快捷有效，大大提高了檔案管理人員的工作效率，并且降低了檔案管理出現失誤的頻率。互聯網技術的不斷進步，也在推動檔案管理的發展，檔案管理的模式和方式都有著新的變化，伴隨著新興技術的運用，管理思想和理念也在發生著變化，慢慢顛覆老舊的管理方式，讓管理更貼合時代發展的步伐。通過檔案信息化管理的運用，可以促進整個行業的發展進程。

2 檔案信息化建設和管理存在的問題

2.1 對檔案信息化建設和管理缺乏正確的認知

檔案信息化已經是行業發展的大趨勢，是未來檔案管理領域發展的重要方向，對檔案的管理、共享、修復以及檔案管理的高效、便捷、快速等方面都有著巨大的推動作用。例如檔案信息化建設可以減少檔案遺失的概率、減少工作人員失誤的頻率;改善信息存儲的局限，大大增加檔案存儲量;并能夠通過查看權限的設置，加大增強用戶信息的私密度;工作人員的工作量也大大降低，辦公變得高效、便捷。但從目前檔案信息化建設的現狀來看，部分檔案管理工作人員，還很缺乏對信息化正確認知，尤其是工作時間較長的員工，已經習慣使用傳統檔案管理方法了，盡管信息化管理會帶來諸多方便，但這些員工仍然固步自封，不愿意學習全新的管理技術，阻礙了檔案信息化建設和管理進一步落實。

2.2 傳統檔案管理思想限制檔案信息化的進度

受到傳統檔案管理思想的限制，很多檔案管理工作沒有充分運用信息技術，查閱和使用資源仍然采用傳統的定點查閱模式，極大的限制了檔案信息化的建設和管理，使信息化管理的便捷性和高效率在工作中得不到延伸，制約了檔案管理水平的提高。另外，傳統檔案管理查閱和調用資源，必須經過嚴格且復雜的手續，在通過人員檢索在龐大的信息庫里查閱和使用相關文件，工作效率低下且檔案資源得不到及時共享，紙張檔案經過多次翻閱還可能出現破損，需要進行修復處理，相當耗時耗力。

2.3 檔案信息分散性較強

檔案管理面臨的信息數量龐大且繁瑣，信息內容的來源也相當分散。檔案管理需要對這些數據進行科學的分類管理，使查閱和使用信息的時候更加方便，讓這些信息都能夠發揮最大的價值。但來自各個單位的信息比較分散，利用人工對信息的價值進行分類帶有一定的主觀意識，容易高估或低估信息的價值，所以需要從客觀的角度審視信息資源，深入挖掘檔案價值。

2.4 檔案管理員綜合素質有待提升

專業檔案管理人員，擁有豐富的檔案管理經驗和理論知識，明確崗位職責和意義，明白檔案信息化建設的重要性，對于先進的檔案管理方法和模式接受程度高，擁有學習的意識。但部分單位的檔案管理人員對檔案管理員的缺乏清晰認知，檔案管理技能有限，工作內容也是重復傳統的方法和模式，很難接受新的技術和方法;還有部分員工安于現狀、不思進取，對先進技術學習甚至帶有排斥情緒。檔案管理員綜合素質不高也是檔案管理信息化建設和管理存在問題。

3 檔案管理信息化建設和管理的措施

3.1 加強電子檔案資源的管理和維護

隨著互聯網信息技術的發展，利用計算機進行數據的上傳和儲存得到了極大的推廣。檔案管理的信息資源通過網絡平臺進行儲存和維護好處眾多：首先，利用網絡平臺的電子空間，能夠降低紙質檔案的使用頻率，減少紙質資料修損和維護的成本。其次，電子檔案能夠隨時備份，降低檔案資料遺失的風險，使檔案數據內容的安全性更有保障。信息分類也更加全面，大大提升了查閱和使用資料的速度。檔案管理信息化的建設和管理非常有必要，為了檔案信息化建設的價值得到充分的發揮，需要加強電子檔案資源的管理和維護，盡快建立單獨模塊的檔案信息管理網絡維護系統，提升檔案信息化建設的專業度;其次，應當完善檔案內容上傳、接收、存儲及查閱過程中的安全性和保密性，避免重要資料外泄或被竊取。另外，還要對檔案管理人員的權限進行分類、限制;給予不同板塊的用戶不同的資源調用權限，提高員工進行檔案管理的效率，也有利于保證信息的私密度。

3.2 建立檔案管理信息化網絡平臺

檔案管理信息化建設和管理搭建專門的檔案管理信息網絡平臺，可以保證信息化建設工作的有效性，還能夠減少與第三方平臺合作產生的問題。作為檔案管理者，應當對信息化建設的重要性有深刻的認識，根據日常檔案管理工作的需要搭建網絡平臺，提高管理的效率和質量。另外，考慮到獨立網絡平臺的局限性，在建立檔案管理信息化網絡平臺的同時，還應當利于第三方服務平臺，及時了解用戶的真實需求，改進檔案管理方式方法，盡可能滿足用戶需求，將檔案資源的價值最大化。檔案管理網絡平臺的建設還需要硬件設施的投入，且信息化技術日新月異，在信息化建設過程中還應當及時更新使用的硬件設備，不斷優化信息化管理，保持檔案管理信息化的優勢。

3.3 加強信息集中管理手段

由于檔案管理存在較強的分散性，因此在信息化建設過程中要注意嘉慶信息資源的集中管理手段，將不同信息來源進行科學分類，結合主觀和客觀手段對信息資源的價值進行評估，根據價值分為多個等級的資源管理路徑，將檔案信息價值最大化。檔案管理信息化建設也使得管理內容和目標發生了一定變化，作為檔案管理領導者，應當及時調整內容和目標，改進傳統檔案管理存在的問題，提高信息化管理的有效性。并著力調整或重新制定管理制度，讓信息化建設能夠貫徹檔案管理始末，所有工作開展都有制度可循。

3.4 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理信息化技術還沒有實現全自動化管理，更多還是通過人工操作，進行建檔分類、查閱使用。因此，檔案管理人員對檔案管理信息化技術的掌握和運用非常重要，提高檔案管理人員的綜合素質，需要從業務能力、操作能力、管理理念等多個方面著手，為信息化建設培養專業性人才。首先，招聘專業素質能力過硬的優秀人才，為檔案信息化管理提供技術指導，將檔案管理信息化理論知識和技術實踐相結合，發揮信息化的價值和優勢。其次，對在職員工進行信息化管理技術培訓，更新檔案管理的知識和理念，擺脫傳統管理模式和方法的束縛，學習信息化管理技術，并進行實際操練，盡快熟練操作技能和流程。兩個方面雙管齊下，才能逐步建立起一支業務能力過硬，綜合素質較高的人才隊伍。

4 結語

信息化時代的到來，給各行各業都帶來了全新的機遇和挑戰。信息技術之于檔案管理，大大提高了檔案管理的工作效率和儲存信息的能力，檔案管理信息化建設的重要性不言而喻，當前管理工作開展的要點是抓住重點，結合實踐工作情況，加快信息化建設速度，推動檔案管理進一步發展。

參考文獻

[1]趙林華.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內外，2020（02）：16-17.

[2]陳麗萍.檔案信息化建設與檔案管理思考研究[J].辦公室業務，2020（01）：64+66.