信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新探討

張玉玲

摘 要：為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展獲得更多支撐力，本文對信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新進(jìn)行論述。首先對企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性進(jìn)行分析，包括可為企業(yè)的發(fā)展提供動力支持、可有效促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作落實(shí)等。其次，對列舉了信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新路徑，如提升檔案管理制度完善力度、配置檔案管理信息系統(tǒng)、科學(xué)創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;企業(yè)檔案管理;服務(wù)模式創(chuàng)新

信息時代的到來，企業(yè)獲得了更多的發(fā)展機(jī)會同時，也將面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)想要在激烈的市場競爭中獲得更多發(fā)展機(jī)遇，應(yīng)在信息環(huán)境下革新檔案管理與服務(wù)模式，保證企業(yè)可以獲得更多內(nèi)部支持動力。

1 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性

1.1 可為企業(yè)的發(fā)展提供動力支持

伴隨我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化，企業(yè)在市場競爭中面臨的壓力越來越大。因此如果想要占據(jù)更多市場份額，擁有更強(qiáng)大的發(fā)展實(shí)力，企業(yè)就必須努力擴(kuò)展自己的經(jīng)營規(guī)模。如此，企業(yè)內(nèi)部管理的檔案信息數(shù)量也會不斷增加、種類不斷豐富，為了防止企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作出現(xiàn)水平下降情況，企業(yè)必須對當(dāng)管理與服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升此項(xiàng)工作的信息化水平，最大資源背后的價值進(jìn)行全面開發(fā)，保障企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行管理效果。信息環(huán)境下的檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新可以幫助企業(yè)對市場動態(tài)變化進(jìn)行有效掌控，并及時根據(jù)市場發(fā)展態(tài)勢制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

1.2 可有效促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作落實(shí)

企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中，除了要具備較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力以外，內(nèi)部管理工作同樣占據(jù)著非常重要的地位，尤其是其中的文化樹立與宣傳工作，屬于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)部動力。而檔案信息則是這些文化保存和延續(xù)的重要載體，因此借助信息技術(shù)，檔案管理工作的效率將會得到有效提高，保證這些文化能夠更加高效、完整的保存與發(fā)展下去。與此同時，企業(yè)的優(yōu)秀文化得到有效保存與傳承后，能夠讓企業(yè)的發(fā)展擁有強(qiáng)大的內(nèi)部支撐力。尤其企業(yè)的員工，在實(shí)際工作中認(rèn)同企業(yè)的文化，產(chǎn)生較強(qiáng)的價值認(rèn)同感，就能夠在自身的崗位職責(zé)中。承擔(dān)更多責(zé)任、發(fā)揮更大價值。

2 信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新路徑

2.1 提升檔案管理制度完善力度

信息時代發(fā)展背景下，各個行業(yè)的工作落實(shí)運(yùn)行模式發(fā)生了翻天覆地的變化，企業(yè)的檔案管理工作也不例外，各項(xiàng)管理服務(wù)工作借助信息技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化升級。首先，為了讓企業(yè)的但管理工作落實(shí)更加有效，信息化程度更高，企業(yè)必須制定相應(yīng)的管理制度，保證各個環(huán)節(jié)的工作可以穩(wěn)定開展，同時，相關(guān)崗位職責(zé)人員還要依據(jù)企業(yè)當(dāng)前發(fā)展的規(guī)模與狀態(tài)進(jìn)行制度條例擬定，配合出針對性的檔案管理流程與規(guī)范。無論是檔案信息的收集、分類、存檔還是使用，都應(yīng)該以制度化的形式予以落實(shí)。其次，在檔案管理制度擬定中，還應(yīng)注重管理?xiàng)l例的完善，保證責(zé)任可以落實(shí)到人，并配合完善的監(jiān)督與獎懲制度，防止工作落實(shí)過程中出現(xiàn)任何投機(jī)取巧、敷衍了事的態(tài)度。一些較為重要的檔案信息在儲存與使用過程中需要得到專崗人員的有效監(jiān)控，一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)立即進(jìn)行責(zé)任追究，起到以儆效尤的作用，保證檔案管理工作人員在實(shí)際任務(wù)執(zhí)行與落實(shí)中可以對自己的行為進(jìn)行嚴(yán)格要求與規(guī)范，保證檔案管理工作持續(xù)維持在較高的水平之上。

2.2 配置檔案管理信息系統(tǒng)

與時俱進(jìn)地完善信息化建設(shè)，能夠保證檔案管理工作持續(xù)維持在一個較高水平之上。與此同時，也可以更加迅速的適應(yīng)現(xiàn)代社會的動態(tài)性變化。革新與優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，最為直接的方法就是借助信息技術(shù)進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)建立，此項(xiàng)工作落實(shí)中還有一些細(xì)節(jié)需要得到工作人員的重視，例如傳統(tǒng)檔案的資料記錄與儲存，通常是以紙張上進(jìn)行的紙質(zhì)化的檔案信息儲備，不僅繁雜、工作量也大。因此，建設(shè)信息化管理系統(tǒng)能夠讓這些信息得到有效的數(shù)字形式轉(zhuǎn)化。只是在檔案信息的數(shù)據(jù)庫錄入過程中，管理工作人員需要對信息進(jìn)行分類、然后設(shè)置權(quán)限，保障信息可以得到分類管理的同時，也讓其在實(shí)際儲存于應(yīng)用過程中更加安全。還可設(shè)置訪問秘鑰，擁有權(quán)限的人才可以通過密碼與賬號登錄，對檔案信息進(jìn)行訪問與使用。同時，系統(tǒng)也會對訪問人員的瀏覽信息與路徑進(jìn)行記錄，保證后續(xù)如果出現(xiàn)問題，可以直接將責(zé)任落實(shí)到人，防止出現(xiàn)管理混亂或是權(quán)責(zé)不清的情況。與此同時，為了讓大信息管理系統(tǒng)可以更加安全有效地為檔案信息產(chǎn)生者于使用者進(jìn)行服務(wù)，管理技術(shù)人員還要對系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查維護(hù)、優(yōu)化升級，讓系統(tǒng)可以因勢而變，為檔案管理工作的高效落實(shí)提供技術(shù)保障。

2.3 科學(xué)創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

時代處在不斷地運(yùn)行發(fā)展過程中，因此，社會中的各項(xiàng)體制與工作也需緊隨時代潮流進(jìn)行不斷的機(jī)制完善與創(chuàng)新。尤其在現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行管理實(shí)踐過程中，任何部門與崗位都會在實(shí)際的運(yùn)行中產(chǎn)生信息，這些信息則會成為記錄企業(yè)發(fā)展的檔案，尤其是不同部門之間的溝通與協(xié)作、業(yè)務(wù)變換、人才引進(jìn)等，都必須將產(chǎn)生的信息進(jìn)行實(shí)時記錄，并進(jìn)行統(tǒng)一歸納、整理、存檔在企業(yè)的檔案部門中。企業(yè)在對這些當(dāng)信息進(jìn)行收集管理時，一個最為普遍的問題是此項(xiàng)工作往往只由檔案管理部門參與或承擔(dān)，這種工作現(xiàn)狀會限制檔案信息價值的有效發(fā)揮。因此，為了讓更多的企業(yè)部門參與到檔案信息的收集管理過程中來，在信息技術(shù)的支持下設(shè)置檔案信息資源共享機(jī)制，能夠讓此項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)的更加高效、全面。這不僅能夠讓每個部門都與檔案部門之間產(chǎn)生更加緊密的聯(lián)系，還能保證信息共享的水平更高。如此，也是保證檔案管理與服務(wù)工作創(chuàng)新的重要路徑。

同時，企業(yè)內(nèi)部的管理水平將會得到有效提升，各個部門之間的聯(lián)系也會得到鞏固。檔案管理部門的服務(wù)與指導(dǎo)作用將會對其他部門產(chǎn)生更大的影響，保證企業(yè)的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)決策產(chǎn)生更大的支持作用。企業(yè)中的管理工作人員還應(yīng)該對檔案信息的資源價值進(jìn)行充分認(rèn)識，最為重要的一點(diǎn)是，企業(yè)的管理者必須從觀念意識上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到檔案信息能夠給企業(yè)運(yùn)行發(fā)展帶來的影響，在信息技術(shù)的全面影響下，企業(yè)內(nèi)部管理工作信息化水平越來越高，同時也會朝著智能化方向發(fā)展，企業(yè)如果想要在激烈的市場競爭中擁有更多實(shí)力，就必須全面提升檔案信息資源的價值發(fā)揮水平，讓企業(yè)的管理決策更加正確科學(xué)。

3 結(jié)語

在實(shí)際的企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新工作中，相關(guān)工作人員必須及時學(xué)習(xí)信息方面的相關(guān)技術(shù)理論與知識，提升自己的信息技術(shù)駕馭能力，有效提升檔案管理工作信息化水平，讓檔案管理與服務(wù)工作發(fā)揮出更強(qiáng)大的決策指導(dǎo)作用，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)可持續(xù)性發(fā)展。

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