淺談醫院圖書與檔案一體化管理對策及作用

摘 要：隨著醫療衛生體制改革的進一步深入，社會各界對醫院圖書與檔案一體化管理提出了新的要求，醫院與醫院之間的競爭也越發激烈。圖書與檔案管理是醫院工作中的重要內容，通過對醫院圖書檔案信息進行存儲與管理，從而推動醫療服務質量的上升。然而，當下在進行醫院圖書與檔案一體化管理過程中，仍然存在著很多問題。本文主要論述了醫院圖書與檔案一體化管理的優勢，并針對當前管理現狀提出改善措施，希望能夠推動醫院的可持續發展。

關鍵詞：醫院圖書與檔案;一體化管理;優勢;對策

圖書與檔案都屬于醫院的重大信息，當前社會是信息化的社會，人們對信息的需求促進著圖書與檔案一體化管理的實現。圖書與檔案分離的現象在醫院的管理中有著較為明顯的表現，并隨著醫院管理的發展，這一分離現象越來越嚴重。近年來，我國對醫院的圖書檔案管理提出了新的要求，旨在能夠縮小圖書與檔案之間的差距，將它們兩者相結合實現一體化的管理，共同服務于醫院，推進醫院經營體制改革和完善。

1 醫院實現圖書與檔案一體化管理的優勢與可操作性

當前的很多醫院在圖書與檔案管理的過程中仍停留在傳統的管理模式之下，將圖書管理與檔案管理分開進行，兩者之間沒有互動關系，在管理過程中存在一定局限性，容易出現資源浪費和交叉管理的現象。醫院的信息資源在醫院的管理與服務過程中有著很重要的地位，良好的信息管理技術能夠幫助醫務人員及時查閱相關信息，確保信息的及時性和有效性。但是，當前的信息管理給醫務人員查詢信息帶來困難。對此，醫院應當突破傳統的信息管理模式，實現圖書與檔案一體化管理，即將醫院的圖書與檔案信息形成網狀數據庫并建立專門的信息查詢平臺，實現信息共享。例如，醫院在進行科研項目的研究時需要依靠大量圖書與檔案信息，這樣一個平臺的建立能夠簡化他們查詢信息的流程，推進課題申請、立項、研究過程的進行[1]。此外，在研究完成之后應當做好材料的整理歸檔工作，便于后續的課題研究，為他們提供理論基礎和實踐經驗。

當今社會是信息化的社會，各行各業都在追求信息化的管理，能夠解放大量人力，便于更為及時、高效地查詢、應用信息。醫院的圖書與檔案管理也應當遵循信息化的管理要求，雖然圖書的管理與檔案管理存在一定的差異性，但是它們的基礎管理是一樣的，具有類似的方法論，對醫院來說將這兩者進行更為集中的信息化管理能夠更好地為醫務工作人員提供精準信息，從而形成全面的信息網絡，促進醫院科研、醫療服務的不斷提高。

2 當前醫院圖書與檔案一體化管理中存在的問題

1）管理體制不統一。大部分醫院習慣于將圖書管理與檔案管理分開來進行，認為這樣才能進行更為高效的管理。但是，在長期發展過程中發現這樣會造成信息管理的碎片化，不利于圖書管理與檔案管理之間的交流，一定程度上妨礙了管理工作的進行，信息多元化得不到體現，管理體制較為落后，兩者之間的資源無法共享，資源重復儲存和流失問題嚴重，且沒有統一的管理體制約束，管理十分分散，浪費大量人力[2]。

2）管理人員素質不高。目前我國的圖書館檔案管理人才培養方案沒有落實到位，各大高校沒有開設專門的圖書館檔案管理專業。要想將圖書管理與檔案管理實現一體化就需要專業的管理人才，而且醫院的圖書與檔案管理具有其特殊性，需要管理人員對該領域的知識有著基本的了解，有清晰的圖書檔案管理框架并能掌握醫院的各方面發展特征[3]。然而，在實際的醫院圖書與檔案管理過程中，缺乏高素質的人才，使得醫院不得不錄用一些非專業的管理人員，這對醫院的圖書與檔案一體化管理帶來阻礙，影響了醫院信息管理質量。

3）信息基礎設施不完善。傳統的檔案管理工作具有保存成本高、不規范、易丟失、查詢不方便等缺點，而近年來信息技術在圖書檔案管理工作中的廣泛應用，也在無形當中彌補了傳統管理的漏洞。為確保醫院圖書與檔案一體化管理的有效開展，需要引進大量的信息化基礎設施，從而能夠實現圖書與檔案的綜合管理。但是，由于醫院對圖書與檔案管理的預算有限，沒有購置專門的信息管理設備，或者只配備少數管理設備，且對這些設備的更新不及時，有的甚至還需要人工搜索才能進行管理。此外，醫院的網絡配置不高，網絡環境受限，在具體的管理過程中很難實現資源共享。

3 優化醫院圖書與檔案一體化管理的措施

1）引進專業管理人才。高質量專業人才的引進和培養是醫院圖書檔案一體化管理過程中的關鍵。當前的管理人員在專業、素養方面都存在一定局限性，專業的管理團隊才能夠幫助醫院實現更為有效的圖書檔案一體化管理。對此，醫院應當推進對內部人才的培養和外部人才的引進工作，強化各個科室之間的溝通交流，組織臨床實踐教學活動，定期組織培訓，培訓內容應當包括管理理念、管理方式、設備的基礎性操作、和語言，從而幫助他們改變傳統的管理意識，創新管理方案，培養出綜合性管理人才。此外，醫院應當為他們建立績效考核機制，定期對他們進行考核，強化他們操作信息化設備的能力，推動醫院圖書檔案一體化管理不斷發展。

2）優化信息檢索系統。醫院的圖書與檔案管理過程一般都為信息化的管理，需要優化信息檢索系統，建立一站式的信息檢索服務。該信息檢索服務需要對圖書和檔案資源進行整合和梳理，便于后期的檢索過程。一站式信息檢索主要包括數據基礎建設、數據庫建立、登錄系統建立、網頁布置等內容，在構建好信息檢索系統后還需要定期對該系統進行維護，確保信息的安全有效[4]。此外，政府針對醫院建立的信息檢索系統應當制定相應的法律、法規來維護系統的安全穩定，確保信息不被盜取、外泄。醫院更應當加強網絡基礎設施的建設，提高網絡穩定性，確保圖書檔案一體化管理的高效開展。

3）綜合圖書、檔案管理各自優勢。醫院開展圖書檔案一體化管理不需要創造新的管理理念和手段，只需要在傳統管理基礎上，綜合圖書管理與檔案管理各自的特點，進行不斷地整合，形成新的管理方式。醫院的圖書信息主要包括近些年的各大研究資料和理論依據，大多較為新穎，而醫院的檔案相對來說，時間較長，比較珍貴，無論是圖書還是檔案都對醫院的研究發展有著巨大參考價值。在服務范圍方面，圖書管理主要針對醫務人員、研究人員和技術人員，而檔案管理則主要針對醫院的管理人員、財務人員等。因此，在一體化管理過程中應當擴大管理范圍，對圖書與檔案的來源進行整理分類，綜合這兩個管理特征，擴大管理，從而更好地發揮圖書和檔案的使用價值。

4 結束語

綜上所述，實現醫院圖書與檔案的一體化管理是時代發展的必然趨勢，但是，在實現的過程中還存在著一些問題，需要引起管理人員的重視。雖然圖書管理與檔案管理存在一定的差異，但其中蘊含的管理理念和方式有相似之處。為了更好地提高管理效率，增強資源利用率，我們需要擴大管理范圍，將信息化的技術運用到管理中來，構建完善的數據網絡，加強信息共享建設。此外，醫院應當做好人才的培養和引進工作，提高管理團隊的素質水平，實現更為高效的醫院圖書檔案一體化管理。

參考文獻

[1]劉蓉暉，牟作峰.中醫醫院圖書檔案與病案信息的綜合開發利用[J].中醫藥管理雜志，2019，27（21）：188-189.

[2]代安.醫院圖書檔案管理在網絡信息環境下的分析[J].現代國企研究，2018（02）：192.

[3]陳麗麗.醫院圖書、情報、檔案一體化管理分析[J].世界最新醫學信息文摘，2018，18（01）：173.

[4]孫艷.醫院圖書檔案一體化管理探討[J].中國管理信息化，2016，19（12）：200.

作者簡介

孫穎（1977-），女，黑龍江省佳木斯市，館員，研究方向：檔案資料管理。