數字管理，雙重保障

摘 要：圖書館的紙質檔案管理工作在新時期面臨嚴峻挑戰，數字化管理轉型成為未來發展趨勢。對圖書館的紙質檔案的管理而言，普遍存在保護難、查找難和共享難的問題，明確數字化管理的轉型價值，提高圖書館檔案資源的利用率顯得至關重要。通過管理制度、人員素質、信息系統以及服務強化等多途徑，讓圖書館的數字化管理工作更具體、更全面，達到紙質檔案與數字檔案的雙重檔案保護目標。

關鍵詞：圖書館;紙質檔案;數字化管理;轉型思考

1 引言

伴隨著信息技術的快速發展，圖書館的檔案管理工作面臨轉型，數字化管理成為主流趨勢。縱觀圖書館紙質檔案的發展歷史，紙質檔案發揮了其自身價值，為社會文明的進步貢獻了重要力量。在今天，為了更好地達到資源的利用目標和檔案的存儲要求，數字化管理顯然成為一項必要選擇，作為一種全新的檔案管理模式，要與傳統的紙質檔案管理相呼應，讓檔案的價值進一步的呈現。為此，本次想要通過數字化管理的方式，帶動圖書館紙質檔案向著數字化方向轉型，達到雙重保障目標。

2 圖書館紙質檔案管理的現實困境

目前，圖書館的紙質檔案的數字化轉型正如火如荼的進行中，轉型的根本一方面是檔案管理工作的創新需求，現代技術能夠支撐檔案的數字化管理;另一方面，則是紙質檔案自身存在問題。具體表現為保護難、查找難和共享難的情況。紙質檔案的存儲和檔案的管理形式，在開展查閱活動和使用的過程中，極容易造成紙質檔案的磨損問題，檔案缺頁、損壞的情況時有發生，導致檔案本身的安全性受到威脅[1]。且在檔案的查找過程中，文獻資料獲取的方式不夠快捷，資源的查找和使用周期長。最為關鍵的問題是，隨著新時期信息使用需求的提升，圖書館的紙質檔案通常面臨著高頻率的使用情況，資源的提供與使用之間存在矛盾，紙質檔案管理的轉型升級顯得至關重要。

3 現代圖書館紙質檔案的數字化管理轉型價值

現代圖書館紙質檔案的管理已然面臨發展困境，數字化的管理轉型成為必然方向。目前，圖書館的數字化管理在不斷嘗試和探索，各類圖書館都在踐行與落實。結合現有的研究和數字化轉型的成功經驗出發，對其數字化管理轉型的價值具體明確，主要表現在以下幾個方面。

1）提高檔案資源利用與開發效率。圖書館的傳統紙質檔案，在查閱和使用的過程中，需要嚴格按照序列號進行搜索，查找，閱讀并歸還，整個使用過程所需要的流程較多，耗費大量不必要時間[2]。在這種情況下，檔案管理的時效性不高，檔案資源的使用存在不及時等問題，阻礙了檔案價值的利用與開發。為了減少問題的出現，紙質檔案的數字化管理顯得至關重要。相比于傳統的紙質檔案的管理模式，數字化檔案依托的是數字化信息系統，其中集成了檔案的查找、閱讀等基本功能，對檔案資源利用率的提升有重要意義，檔案資源的開發效率明顯提升。檔案資源的使用周期被縮短，紙質檔案的使用效率全面提升與強化。且在圖書館檔案信息的使用過程中，不受時間、空間和地點上的限制，開放性的圖書館檔案資料的使用，效率更高[3]。

2）實現檔案的保存與歸檔。紙質檔案是圖書館信息體系的主要組成部分，紙質檔案本身有其自身鮮明的特色與價值，對社會文明的進步有重要意義。對傳統紙質檔案的數字化的保護與歸檔處理，最大限度上的實現了對檔案信息的雙重保護，讓圖書館的館藏能力全面提升。數字化的管理模式的嘗試，紙質檔案的保存與歸檔，都是對傳統檔案的有效保護舉措。從當前的圖書館的數字化管理實踐中，檔案資源的保護，由紙質檔案和數字檔案的雙重保障，最大限度上提高了檔案保存的有效性，展現出良好的應用效果[4]。

4 現代圖書館紙質檔案的數字化管理轉型策略

現代圖書館的長遠發展，要以新的姿態應對新的管理模式，數字化管理作為必然選擇，值得探索與嘗試。目前數字化管理工作已經被應用到圖書館的檔案管理工作中，取得了良好的應用成效，望本次的數字化管理轉型能夠對現代圖書館提供參考與借鑒。

1）建立健全管理制度。圖書館紙質檔案的數字化管理轉型，建立完善的管理制度顯得至關重要。圖書館在堅持原有的管理基本框架的基礎之上，也要針對數字化的管理要求，制定符合數字化管理要求的管理制度。以管理制度的建立來規避初期階段因為管理經驗不足而容易出現的檔案管理問題。一是針對電子檔案管理的信息形成和存儲介質的特殊性，要適當改變傳統的管理方法和管理流程，圍繞數字化的探索展開管理工作;二是由于紙質檔案的長期管理已經形成完整的管理框架，需要針對數字化管理下的電子檔案形成統一的標準化規范，嚴格約束電子檔案使用的基本流程規范，讓數字化管理的價值得以充分展現[5]。

2）提升管理人員素質。受到圖書館傳統檔案管理方式的影響，檔案管理工作人員依舊是以紙質檔案的管理為核心，積累了豐富的工作經驗。想要讓這一群體逐步的適應數字化管理方向的轉型，還需要做好圖書館內部管理工作人員的培養。一方面，從圖書館內著手。圖書館本身要發揮出自身的主體性，為檔案管理工作者提供統一參與培訓的機會，讓這一群體熟練地掌握數字化管理模式，并對電子檔案的錄入、存儲和使用等各環節的操作有明確、充分的認識，熟練的使用檔案信息管理系統。思想理念和專項技能的全面轉變，才能夠確保圖書館紙質檔案的數字化管理發揮自身價值;另一方面，從圖書館外著手。圖書館紙質檔案的數字化管理，則是通過向電子檔案的轉型提高檔案的使用效率。圖書館要積極從外部引進優質人才，用以來幫助圖書館的數字化管理工作得以推進。內部強化，外部引進，全面提升圖書館檔案管理工作人員的綜合素質[6]。

3）科學運用數字化信息系統。隨著圖書館數字化管理轉型實踐，數字化信息系統備受關注，各圖書館都在結合自身的實際情況，引進檔案管理系統。具體包括接收、采集系統，用于完成各部門檔案工作的整理和錄入工作，同時兼具紙質檔案的電子檔案錄入功能，對于這些信息，都需要通過存儲系統完成保存，形成動態的電子檔案，方便提取與具體使用。最后通過前端平臺，借助系統完成對檔案相關資源的開發和利用。科學的使用數字化檔案信息管理系統，是數字化管理工作開展的基礎構成部分，也是達成數字化管理目標的前提條件。數字化管理系統的開發要符合圖書館的實際情況，助力現代圖書館的長遠發展。

4）加強資源共享與個性化服務。圖書館中檔案資源的使用，在現代圖書館的數字化管理中要突出共享與個性化的服務。為此，各圖書館要形成一個圍繞數字化資源共享與開發的新格局，打破傳統的封閉局面，形成一體化的管理模式，以共享的方式讓管理過程能夠展現其自身價值，滿足不同查閱者的使用需求，從根本上挖掘圖書館檔案資源的深刻價值。資源共享與個性化服務的打造，是未來圖書館長遠發展的根本支撐。

參考文獻

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[5]黃建軍.論城市圖書館的檔案管理數字化建設[J].山西財經大學學報，2019，41（S1）：32-34.

[6]范金怡.分析圖書館檔案管理及其數字化建設[J].科技資訊，2016，14（04）：99+101.

作者簡介

葉小英（1983-），女，漢族，廣西北海，大學本科，中學二級，玉林師范學院，研究方向：圖書情報與檔案管理。