高校人事檔案數字化建設研究

李松

摘 要：高校檔案數字化是滿足新時期高校教育改革的現實需要。本文在分析了高校檔案數字化可行性和現實意義的基礎上，針對當前高校檔案數字化建設的現狀，有針對性地提出解決措施，具有積極的現實指導價值。

關鍵詞：人事檔案;檔案數字化;檔案信息

根據《高校檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017）中的相關規定，高校人事檔案數字化是指采用掃描儀等設備對高校人事檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質上，能被計算機識別，數字方式可信、可取和可用的數字圖像或數字文本的處理過程。高校人事檔案數字化建設進程的推進，進一步提升了人事檔案管理的信息化水平。

1 高校人事檔案數字化現實意義

1）異地備份，防范檔案篡改。傳統紙質檔案修改會留有痕跡，雖然數字化后的人事檔案信息修改及編輯不會留有痕跡，影響人事檔案真實性，但可通過對其進行異地備份，有效解決檔案篡改問題。例如，將某機關的高校檔案數字化后的電子文件分別交由組織部、檔案局和上級教育主管部門進行備份，后期在利用過程中發現有可疑修改痕跡的，可與備份單位進行原掃描件核對，能夠徹底杜絕檔案被篡改問題。

2）保護原件，縮短查詢時間。傳統紙質檔案管理模式下，利用時會翻閱原始檔案，縮短檔案原件的保存壽命，檔案信息查找效率低下。但在信息條件下，利用計算機對檔案原件進行掃描成電子檔案，并對其進行數字化處理，制作干部人數檔案的數字化副本，原件在后期利用過程中不再受到侵擾，有利于原件的保護。

3）綜合評價，利于人才管理。隨著高校制度改革的深入，干部的選拔、任用發生了很大變化，在倡導國家治理體系治理能力現代化的大背景下，高校檔案數字化，實現了人事檔案資源的共享，通過對高校的人事檔案進行分析，掌握機關人事檔案的年齡結構、知識結構、學歷結構等，可以為高校人才現狀分析，緊缺人才引進作出科學的判斷，對干部的調整、選拔和任用提供第一手信息，提高人才使用和管理效率。

2 高校人事檔案數字化可行性

1）出臺標準，提供操作規范。隨著高校教育改革的深入，以及高校人事檔案管理的現實需要，高校檔案數字化進程顯著加快。根據《全國組織系統信息化工作規劃》的相關要求，中組部從2006年起開始研究包括高校檔案在內的干部人事數字化技術及實施辦法，并在2011年起正式采用統一采集軟件對中管干部數字檔案管理，《紙質檔案數字化技術規范》等系列檔案管理標準規范的陸續頒布實施，為高校檔案數字化提供了可靠技術保障。

2）專項審核，創造有利條件。近年來，國家加強了干部人事檔案質量的嚴格把控，為高校檔案數字化創造了有利條件。2014年以來，中組部進行兩次大規模的干部人事檔案專項審核工作，對干部人事檔案進行了一次拉網式排查和深度“體檢”，并對檔案材料查漏補缺，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”，即年齡（出生日期）、黨齡（入黨時間）、工齡（參加工作時間），干部的學歷學位和工作經歷，以及干部身份，通過專項審核將領導干部信息進行認定與固化。

3）技術進步，夯實應用根基。高校檔案數字化建設的關鍵和核心是數字化技術的發展、進步，及其在檔案管理領域中的實際應用。如高校檔案管理網站、局域網的建設為數字化提供過硬的網絡基礎;計算機、掃描儀以及專門的高校檔案信息管理系統，為數字化提供有力的軟硬件設備支持。此外，圖像數據壓縮技術、數據存儲技術、數據交換技術、數字證書等身份認證系統等等，一系列先進的技術應用，為高校檔案數字化提供了成熟的軟硬件條件。

3 高校人事檔案數字化現狀分析

1）數字化程度不高。長期以來，受到傳統的高校管理體制的影響，管理方式多以手工操作為主，人事檔案數字庫系統尚未完全建立，缺少專門的管理軟件，無論是硬件配置，還是軟件應用都難以保障新時代高校檔案管理的現實需要。近年來，加大了數字化進程，但之前已歸檔的高校檔案（“存量”）尚未實現數字化全覆蓋，錄入數據庫中的高校檔案信息更新不及時、不完整，以致高校檔案數字化水平較低，影響了高校檔案的查詢利用。

2）數字化能力不強。目前從事高校檔案管理隊伍的現狀分析來看，既熟悉高校檔案業務理論知識，又精通計算機管理、數字化技術應用的復合型人才十分短缺。人事檔案大多是從辦公室、人事科等人員兼任，缺乏系統的人事檔案業務培訓，數字化技術、通信技術以及計算機網絡技術的掌握和應用也需要一個相對較長的時間保障，需要在實踐中不斷提升動手能力，這些因素都成為制約高校檔案管理人員素能提升的重要因素。

3）數字化利用薄弱。檔案價值的發揮在于其利用。但從當前高校檔案數字化管理的現狀來看，一方面，用人單位對高校檔案信息掌握不全面，影響了高校檔案信息的查詢和利用;另一方面，高校檔案工作者對高校檔案的數據內涵資源沒有充分的開發，使后期高校檔案數字化缺少必要的信息支撐。高校檔案數字化管理所需的經費保障不足，設備軟件更新不及時，系統未定期升級，客觀上也是限制高校檔案資源開發利用的重要因素。

4 高校人事檔案數字化對策建議

1）內容：推動數字化進程。對已經歸檔的早期高校人事檔案進行專門的數字化，安排專人負責對其進行掃描、整理、編目，對“存量”人事檔案進行數字化。重點做好近期或者增量檔案的數字化進程，利用全國高校檔案專項審核成果逐步推進人事檔案數字化，先進行領導干部的（已做過專項審核，信息已認定一致）進行數字化掃描，然后再對普通職工（正在進行專項審核）的人事檔案進行數字化，豐富高校檔案數字化館藏資源。

2）基礎：加大數字化投入。要高度重視高校檔案數字化工作，給予人事檔案數字化管理必須的人、財、物的支持和保障。要結合機關人事檔案數字化管理的工作職責、工作任務和工作量，合理增添安排人手，解決人員短缺的難題;加大經費投入的保障力度，添置計算機、掃描儀、照相機等，購置正版的人事檔案管理軟件，以及相關的殺毒軟件等，確保高校人事檔案數字化管理所需的軟硬件條件。

3）隊伍：加強數字化培訓。人事檔案管理隊伍的專業素質是高校檔案數字化管理的保障和關鍵。檔案管理部門要高度重視檔案人員的業務知識培訓，樹立終身學習理念，注重隊伍的專業化素質提升。通過聘請數字化領域的專家前來開展講座等途徑不斷提高檔案人員的數字化管理水平，培養和吸收和用好檔案管理人才，尤其是一些具有檔案專業知識背景，具有良好發展潛質的青年人才，將其輸送至高校等專業機構接受系統培訓，提升檔案管理人員的綜合業務素能。

4）管理：完善數字化制度。針對高校檔案數字化管理現狀，創建一套符合組織人事部門實際需要的數字化檔案管理制度。要結合高校檔案管理工作的保密性、安全性要求高的特點，探索制定和完善高校檔案信息采集、紙質檔案與數字化檔案雙套制管理模式;完善高校檔案查詢利用制度，建立嚴格的數字化檔案檢索、查閱審批制度;做好檔案數字化管理系統的授權審批制度，嚴格審批用戶登錄，定期對計算機軟件系統進行終端授權，明確用戶責任權限。此外，還要積極探索數字檔案“日掃描周備份”制度，安排專人定期對高校檔案進行數據備份，確保應檔盡檔，應數字化盡數字化。

參考文獻

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