人事檔案信息化管理探究

白楊

摘 要：隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增長(zhǎng)和網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，人類已全面進(jìn)入信息化時(shí)代，人事檔案管理領(lǐng)域內(nèi)興起一個(gè)信息化建設(shè)概念。信息化技術(shù)在人事檔案管理過程中的全面普及與應(yīng)用，不斷有助于人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的全面提升，且在某種程度上能夠?yàn)闄n案安全與穩(wěn)定提供可靠保障。鑒于此，文章從人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性角度出發(fā)，深入挖掘現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境下，傳統(tǒng)人事檔案管理所暴露出的弊端與缺陷，并結(jié)合實(shí)際有針對(duì)性、有目的性的提出一系列現(xiàn)代信息化建設(shè)策略與路徑，以期通過信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變當(dāng)前人事檔案管理方法和工作模式，進(jìn)而促使單位整體工作質(zhì)量和效率的全面提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化;管理

人事檔案具有記錄單位人員發(fā)展經(jīng)歷、更新職位信息的特點(diǎn)，人事檔案是一個(gè)人主要經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、品德作風(fēng)等詳細(xì)文件材料，里面包含有個(gè)人家庭、學(xué)習(xí)、生活各方面情況介紹，屬于個(gè)人隱私，是保密性極高的資料。人事檔案是事業(yè)單位管理中容易忽視的部分，也是單位檔案管理重要的組成部分。隨著科技的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的更新，深化人事檔案管理已經(jīng)離不開現(xiàn)代科技的技術(shù)支持和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。因此，在人事檔案信息化建設(shè)的過程中要注重網(wǎng)絡(luò)安全和人事動(dòng)態(tài)化管理等問題，而做好人事檔案信息化管理，可從以下幾個(gè)方面努力。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。主要是表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，順應(yīng)行業(yè)發(fā)展內(nèi)在要求。信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)行業(yè)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，人事檔案管理工作中涉及大量信息，傳統(tǒng)管理方式工作效率較為低下。積極開展信息化建設(shè)工作，將能夠更好提升人事檔案管理效率，促進(jìn)該項(xiàng)工作朝著社會(huì)化、開放化方向發(fā)展[1]。第二，切實(shí)保證人事檔案的安全性。傳統(tǒng)人事檔案管理，主要是紙質(zhì)檔案資料，其在長(zhǎng)期的保存、管理和利用環(huán)節(jié)會(huì)容易受到蟲類、潮濕等因素的影響，還易丟失和損毀。使用信息化技術(shù)手段，開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠有效保證各類信息資料的安全，為后續(xù)開展檔案資料的查閱和使用活動(dòng)提供良好支持。第三，有效提升人事檔案管理的整體水平。在信息化技術(shù)手段支持下，數(shù)字化處理各項(xiàng)人事檔案信息資料，工作效率逐步提升，還能夠充分共享信息資料，簡(jiǎn)化工作流程，促進(jìn)整體人事檔案管理工作不斷完善，提升人事檔案管理工作的實(shí)施效果。

2 人事檔案信息化管理

2.1 提升信息化檔案系統(tǒng)專業(yè)水平

人事檔案信息化進(jìn)程的關(guān)鍵是配備一套安全可靠的系統(tǒng)，該系統(tǒng)要能夠幫助從業(yè)人員快速整理和啟用人員檔案信息，幫助從業(yè)人員能夠利用最短的時(shí)間完成檔案信息的更新和整合。首先，要加強(qiáng)系統(tǒng)的基礎(chǔ)配置，系統(tǒng)相關(guān)的硬件和軟件要能跟上檔案管理需求。其次，檔案系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作，實(shí)現(xiàn)模式整合最大程度地滿足檔案管理人員對(duì)于檔案整理、調(diào)取、轉(zhuǎn)移的需求。同時(shí)，對(duì)于單位內(nèi)部的紙質(zhì)版檔案資料要及時(shí)地做好電子化操作，即能夠有效地完成系統(tǒng)錄入、儲(chǔ)存、調(diào)取、查閱等一系列一體化工作。此外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代最有價(jià)值的就是各項(xiàng)資料和文件的數(shù)據(jù)化，且單位在檔案實(shí)現(xiàn)信息化后要盡量減少紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存，在日后工作中盡量做到紙質(zhì)檔案與電子檔案雙儲(chǔ)存。對(duì)于涉及個(gè)人隱私的檔案信息在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)要做好權(quán)限管理設(shè)置，保證內(nèi)容在不損害職工個(gè)人的情況規(guī)范化查閱。

2.2 轉(zhuǎn)變和更新工作理念

現(xiàn)階段檔案管理部門首先要不斷轉(zhuǎn)變和更新自身工作理念，高度重視信息化建設(shè)在人事檔案管理方面的重要性，堅(jiān)持信息化建設(shè)的指導(dǎo)方針，促進(jìn)管理工作順利開展并取得良好成效。其次，檔案管理部門可以定期組織座談會(huì)，研究如何更好發(fā)揮人事檔案管理信息化建設(shè)的作用。檔案管理部門相關(guān)人員要注重加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深入研究信息化建設(shè)的實(shí)施路徑，創(chuàng)新管理方式和手段，高度重視先進(jìn)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用成效。再者，檔案管理部門在引進(jìn)信息化建設(shè)理念和方法的過程中，要結(jié)合單位的實(shí)際情況，強(qiáng)化工作實(shí)踐，有效應(yīng)用信息化技術(shù)手段，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，始終遵循著循序漸進(jìn)的原則，加大技術(shù)研究方面的投資力度，針對(duì)管理內(nèi)容和管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善和改進(jìn)。

2.3 擴(kuò)大資料收集范圍以豐富信息化檔案管理內(nèi)容

相較于紙質(zhì)檔案管理，信息化的人事檔案管理優(yōu)勢(shì)較為突出。例如，無需較大空間便可完好保存音頻資料和視頻資料，使得人事檔案管理在內(nèi)容上不斷豐富。因此，新環(huán)境下單位或企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)需投入大量人力、物力，系統(tǒng)掃描傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案完成相關(guān)錄入工作，確保對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同儲(chǔ)存。此外，還需錄入人事檔案中相關(guān)人員的著作內(nèi)容、形體特征、科研蒸鍋等資料，建立一份相對(duì)全面生動(dòng)的人事檔案，做好后期人才儲(chǔ)備工作。

2.4 加強(qiáng)信息安全建設(shè)

在信息化時(shí)代，其數(shù)據(jù)安全也受到了一定威脅。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，其線上存儲(chǔ)的方式更容易被惡意利用。人事檔案具有私密性及法律效應(yīng)，如被盜取，對(duì)于個(gè)人及社會(huì)都有一定的危害。就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，其應(yīng)對(duì)信息安全問題主要包括防火墻及外網(wǎng)隔離方式。在利用信息化管理人事檔案時(shí)，其電腦用網(wǎng)應(yīng)當(dāng)與公司網(wǎng)絡(luò)分離，將其作為一個(gè)獨(dú)立模塊預(yù)防網(wǎng)絡(luò)截?cái)唷３酥猓瑧?yīng)當(dāng)做好文件云端備份，避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰造成文件的丟失或損壞。

2.5 加大軟件和技術(shù)開發(fā)力度

提升人事檔案管理信息化建設(shè)工作的整體實(shí)施水平，需要注重相關(guān)管理技術(shù)，持續(xù)加大人事檔案管理信息化軟件和相關(guān)技術(shù)的研發(fā)投資，給科研工作的有效開展提供良好支撐。信息操作平臺(tái)是開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作的載體，因而要注重對(duì)其進(jìn)行研究，對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)過程中的各項(xiàng)操作軟件加以更新和優(yōu)化，使其適應(yīng)不斷提升的檔案管理需求。科學(xué)構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，明確系統(tǒng)多方面的實(shí)際應(yīng)用功能，包含查詢、格式管理、交換、信息維護(hù)以及代碼功能等。開展信息化管理人事檔案的過程中，數(shù)據(jù)系統(tǒng)中存在著大量的人事工作數(shù)據(jù)，要不斷優(yōu)化和升級(jí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，全面提升數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的實(shí)際服務(wù)質(zhì)量和使用效率，同時(shí)要開展定期維護(hù)工作，科學(xué)應(yīng)用安全技術(shù)，做好病毒查殺，使得該項(xiàng)系統(tǒng)具有良好的安全性、統(tǒng)一性。

2.6 重視檔案利用和深度開發(fā)

人事檔案管理的最終目的是讓檔案服務(wù)于工作，能夠?yàn)閱挝坏穆毠ぬ峁┓?wù)，所以在檔案的實(shí)際管理中要重視其實(shí)用性。事業(yè)單位在單位內(nèi)部干部職位調(diào)動(dòng)、職工崗位流動(dòng)、人員工作歷程調(diào)查、職稱評(píng)定等都需要用到人事檔案資料。通常人事檔案資料被認(rèn)為是為提供單位內(nèi)部決策和參謀的第一手資料。在人事考核中，檔案資料也發(fā)揮著重要依據(jù)作用，對(duì)于職工在任期內(nèi)的工作情況和單位人員優(yōu)化具有重要意義。為了發(fā)揮人事檔案服務(wù)于科技創(chuàng)新項(xiàng)目的作用，信息化分類中可以建立如職員榮譽(yù)、媒體報(bào)道、科研著作等專題檔案，幫助單位檢索。

3 結(jié)語(yǔ)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息化建設(shè)是各大企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，人事檔案管理作為企業(yè)發(fā)展及社會(huì)運(yùn)行的重要部分，不應(yīng)該成為企業(yè)管理的短板，因而其管理模式也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)。綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下人事檔案管理的信息化建設(shè)存在著人力與物力的缺陷，與此同時(shí)，信息化管理體系也存在不足。因此，為了信息化建設(shè)能最大限度促進(jìn)人事檔案管理智能化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)加大投資力度，注重人員培養(yǎng)。與此同時(shí)，高層管理者應(yīng)當(dāng)正確定位信息化建設(shè)地位，在信息化技術(shù)的利用上做到張弛有度，實(shí)現(xiàn)人事檔案的柔性管理。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗波.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息化建設(shè)上面臨的問題及對(duì)策——基于檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè)，2017（18）：96-97.

[2]武慶文.新形式下人事檔案管理的信息化建設(shè)分析與研究[J].人力資源管理，2014，12（9）：263-263.