檔案信息化管理的實現策略探討(1)

左力

摘 要：檔案信息化管理指的是在管理檔案的過程中，結合先進的管理方法，采用智能化的技術手段，實現檔案信息的科學性管理。隨著信息化時代的到來，需要運用智能化的檔案管理模式，節省人力、物力，有效的提高資源利用率，體現出檔案的作用。基于此，以下對檔案信息化管理的實現策略進行了探討，以供參考。

關鍵詞：檔案;信息化管理;策略;分析

對于檔案信息化建設而言，其是一個較為抽象的概念，其主要是把傳統的檔案管理方式變為信息化管理模式，從而實現數字化檔案管理以及網絡化檔案管理，并將檔案工作的信息傳遞、接收、存儲等過程與信息達到共享。換一句話來說，檔案信息化建設主要就是適用信息技術提高檔案現代化水平，對檔案管理的新情況，新原則進行相關思考，從而確立網絡環境中檔案管理和檔案服務的基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

1 檔案信息化管理的概述

近些年，伴隨著科學技術智能化的高速發展，也加快了檔案信息智能化管理的進程。同時建立現代化的檔案管理室也為檔案實現信息化提供了條件。以現代化的智能手段代替傳統意義上的檔案管理模式，以高效的智能化管理代替現有的紙制化保存，才是檔案管理實現的信息化的關鍵。檔案信息化管理的含義是將圖形影像、書本等紙制文件通過攝影、數據信息處理技術等，實現科技化，智能化，最終提高檔案的利用率和快捷性。檔案運用信息化管理模式，實現標準化，專業化，使檔案信息更加清晰化，最終實現資源的共有化。

2 檔案管理在信息化建設存在的問題分析

1）檔案管理信息化資源整合不夠。目前對于我國檔案管理信息化檔案建設而言。可以說是初步實現了檔案信息化建設，但是信息資源還沒有得到相應的整合。也缺乏長遠的規劃，出現的這些問題就導致了信息資源不能夠進行充分利用。在大數據時代，相關人員需要對檔案管理工作進行進一步的規劃，并利用互聯網以及高新技術實現信息資源的高效整合。

2）檔案管理系統不完善。檔案管理部門工作模式普遍存在漏洞，管理體系出現問題會導致檔案管理效率低下，若沒有科學技術加持，原有的檢索功能難以再適應用戶需求。管理系統不完善則會導致信息資源整合不力。當前，我國檔案管理雖已邁入信息化階段，但各檔案管理部門信息化進程不一，并未真正實現有效利用信息技術提高檔案管理效率。在大數據時代，檔案管理工作沒有進行科學合理地規劃，忽略檔案管理信息化的長足發展。沒有充分借助互聯網的信息優勢和信息技術的發展，構建完善嚴謹的檔案管理系統，使信息資源和數據共享互通。

3）數據的異構性。從目前情況來看，我國已經進入到了信息化的時代，更多的企業和機關單位也開始使用計算機技術，因此，越來越多的資料在以各種形式出現在網絡數據庫中。這樣的龔總模式以及儲存方式對相關工作人員帶來了極大的幫助，但是對于檔案管理人員而言，卻帶來了極大的挑戰。比如說，在辦公室中，大量的文件以及資料存儲在數據庫中，這樣就方便了辦公室人員對所需資料的提取和儲存;但是管理人員卻遇到了阻礙，因為在這些數據存儲的時候，檔案管理人員要將文件按照不同的屬性以及來源進行分類儲存。數據異構性就會影響到檔案管理人員的工作效率，對我國檔案信息化建設就會造成阻礙。

3 提高檔案信息化管理的策略

1）提升檔案信息的得利率。將檔案信息化管理加以運用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進各方面工作的開展與提升。檔案入庫、記錄檔案資源、對檔案信息進行保存只是過程，檔案資源的有效利用并體現出其價值才是檔案信息管理的目的。通過信息智能化手段的有效運用，將檔案的價值在最大意義上體現出來。將智能化的手段、數據庫、網絡資源融合運用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時隨地的進行檔案資料的管理和對檔案資源的利用。通過將檔案整合并運用信息化的管理模式，可以方便使用者隨時查閱檔案資料，充分發揮檔案智能化帶來的成效。

2）提高文件管理使用的機密性和安全性。國內的信息資源豐富多樣。因此，在信息時代的文件管理工作中，為了提高文件管理的機密性和安全性，有必要建立健全文件信息安全體系，做好管理工作。為了提高文件管理使用的安全性和機密性，有必要更新傳統的管理理念，增強網絡安全意識。防范非法入侵行為，避免偽造和竊取檔案信息。同時，管理部門還需要通過用戶認證加強文件信息管理，及時監控計算機網絡系統，保證文件信息的機密性和安全性。為了確保文件信息管理的安全性，文件管理部門需要加強文件管理，以防止犯罪分子入侵系統。增強用戶登錄名和密鑰的驗證，并使用密鑰管理方法提高系統的安全性。

3）完善檔案管理系統。有效建立和落實完整嚴密的檔案信息化標準，這是管理檔案工作所必需的。在新時代，檔案管理的現代化和信息化手段更加必要，需要完全、嚴格的文件管理系統，有效實現文件管理的現代化。首先要保障對檔案管理的資金投入，保證基本辦公設備的完善進而提高檔案管理人員的工作效率。要實現檔案管理信息化就要有一個嚴謹的檔案管理體系。檔案管理系統的建設要根據相關法律法規來制定，注重規章制度的落實，同時監督檔案管理人員確保檔案管理工作的效率。評價系統對完善檔案管理系統有著積極作用，評價能對客觀反映檔案管理信息化工作的現狀并對其中存在的問題進行糾正，達到確保檔案信息化的有效建構的目的。

4）提高檔案管理人員的整體素質。為了滿足信息時代檔案管理的需要，有必要通過各種手段和方式提高檔案管理人員的整體素質，推動檔案領域人才體系的建設。對于檔案管理人員的現狀，應實施統一培訓，通過定期培訓提高檔案管理人員的專業技能。確保每位檔案管理人員都能熟練使用信息技術完成檔案數據的錄入、查閱等工作。省、市檔案局作為政府職能部門，負責行政區域內的檔案事業，對行政區域內的機關、事業單位和機構的檔案工作進行監督和指導，切實擔負起督促各單位員工參加脫產檔案培訓的職責。在培訓方面，一些地方的檔案局就有很好的例子，開通了檔案遠程教育平臺，讓所屬檔案管理人員都能登錄平臺學習。檔案管理單位應該效仿這種做法，開通檔案遠程教育平臺，讓每一位想學習的檔案管理人員都能如愿以償地學習。此外，檔案管理單位應該鼓勵和支持基層檔案管理人員參加各種檔案培訓和交流工作。

5）強化檔案意識。企業領導對檔案管理工作的重視是推動企業檔案管理創新發展的主要動力。即只有領導的檔案管理意識得到加強，才能夠為檔案管理工作提供更大的發展空間，推動檔案信息化的建設進程。除此之外，相關工作人員也要加強檔案意識，不斷地對檔案管理工作進行探索，找到實現檔案管理與信息化結合的更好的途徑和方法，推動信息化的建設。

4 結束語

檔案管理工作是社會工作中的重要組成部分，各檔案管理部門需端正態度，除了內部要規劃檔案管理工作細節，更要注重適時引入專業人才以推動檔案管理信息化的發展。隨著信息化的高速發展，信息管理更要時刻改進以順應市場的需求。本文結合當下信息化發展趨勢，分析檔案管理信息化的現狀、面臨的困境及出路，希望能對相關工作者有所幫助。

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