淺談醫院人事檔案信息化管理系統優化措施

姚全利

摘 要：伴隨著信息技術的快速更新與完善，當今社會已經邁入了大數據時代，大數據時代的到來，對各個行業領域都會產生深遠的影響。醫院作為知識和技術密集型單位，人力資源是其發展與競爭的核心力量，而人事檔案管理作為人力資源管理的基礎組成部分，在醫院的運營與管理中發揮著非常重要的作用。本文立足于大數據的時代背景下，結合醫院人事檔案管理的現狀，分析推動醫院人事檔案信息化、數字化建設的重要性，探討建設人事檔案信息管理系統的相關措施，希望本文在醫院人事檔案信息化建設的過程中有一定參考價值。

關鍵詞：大數據;醫院;人事檔案;信息化管理

隨著我國醫療衛生體系的不斷改革與完善，醫院的人事管理工作日趨復雜，但其作用也更為關鍵。現階段的人事檔案管理工作模式已難以滿足多樣化的信息管理需求，推動人事檔案管理的數字化、信息化建設有利于對人力資源的開發，完善醫院整體的體系構建，進而使醫院取得更好的發展。

1 實現醫院人事檔案管理信息化的重要性分析

1.1 人事檔案管理對醫院人力資源開發意義重大

人事檔案記載了干部的個人經歷、政治思想、業務能力、工作變動等重要信息，為醫院領導層提供了人才信息和用人依據，同時，也是推動醫院人力資源配置改革的重要資料。對人事檔案的有效管理，關系到醫院的對人力資源信息的充分掌握與合理保存。醫院若要實現人力資源開發最大化，進而推動醫院整體的發展，必須建立一套科學有效的人事檔案管理機制，實現人事檔案管理的信息化。

1.2 人事檔案管理人才培養密切相關

醫院作為一個知識與技術密集型單位，其擁有的人才數量龐大。人事檔案管理影響著醫院內人才的身份信息認定、證件辦理、職稱申報、保險繳納、工資調整等一系列重要事務辦理。優秀的人事檔案管理系統可實時提供人才的相關信息證明材料，醫院人事部門在對人才進行培養與開發時，利用人事檔案信息系統可以縮短人事檔案信息的查找時間，進而提高自身的決策效率。

1.3 人事檔案管理信息化符合時代發展潮流

大數據時代背景下，多元化的人事檔案信息為現階段的人事檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。及時更新人事檔案信息的同時，要保證人事檔案管理的安全性，使得人事檔案管理工作日益復雜起來。利用計算機網絡與數據庫技術，推動人事檔案信息的數字化建設，在符合人事檔案管理的安全原則下，可實現人事檔案信息即時查詢、改動、保存的多元化要求。建立人事檔案信息系統符合當今社會的大數據時代背景，也響應著我國醫院人事檔案管理的改革口號，對推動我國醫療事業的發展有著重大意義。

2 醫院人事檔案信息化管理現狀的問題探究

2.1 醫院整體的信息化建設重視程度不高

專用于信息化建設的資金投入數量體現了一個醫院對信息化建設的重視程度。涉及資金投入，財務預算的質量關系到信息化建設目標的實現。以中國醫院協會發布的2018-2019年度中國醫院信息化狀況調查為數據基礎，從圖1可以看出，在我國推動醫院信息化建設改革的政策號召中，大部分每年均制定固定的信息化 建設預算的醫院占比為 66.53%（1270家），沒有信息化建設預算的醫院占比 33.47%（639家）。該比例體現了我國醫院在信息化建設的資金投入方面仍存在著預算體制不健全、資金投入決策模糊的弊端。

2.2 信息技術工作人員綜合素質較低

在推動醫院的人事檔案管理信息化的建設進程中，信息技術工作人員是推動這一改革的中堅力量。醫院作為專業能力要求極高的單位，負責其內部信息建設的人員應具備衛生醫療、信息技術、資源管理等主要業務的綜合能力，但從圖 2可以看出，現階段，我國醫院信息部門專業負責人的專業以計算機及工科專業占絕對優勢，占樣本總量的 64.75%（123人）;位居第二的是臨床醫學或相關專業，所占比例為 11.37%（217人）;管理類專業列第三位，占 8.28%（158人）。但復合型人才所占的比例偏低，這就容易造成在人事檔案信息化建設過程中，出現技術人員所搭建的信息管理系統難以滿足醫院人事信息管理過程中出現的實際需要，因此缺少綜合素質能力強的復合型人才成為醫院人事檔案管理信息化改革進程中的一大制約因素。

2.3 人事檔案管理觀念陳舊

與傳統的紙質人事檔案管理工作相比，建立人事檔案信息管理系統需要醫院投入專用的資金、引進相關的專業技術人才、建立醫院內部的權限協議等大量工作。現階段人事檔案管理還無法形成可量化的投入回報，因此部分醫院仍以紙質檔案為人事檔案管理工作的主要載體。因受紙質檔案自身的限制，在人事部門保管過程中易出現損壞、丟失現象，且當人事檔案內的資料需更新時，依賴于人工手段收集存放、查找檔案、更改信息的過程中，勢必會花費大量的人力與時間，甚至出現修改錯誤、資料丟失、內容泄露等問題。再者于人事檔案管理部門來說，其部門內的人員發生調動時，會影響醫院人事檔案管理工作的正常運行。所以，改變人事檔案管理的陳舊觀念，是人事檔案信息化管理建設進程中的重要任務。

3 建立醫院人事檔案管理系統的措施

3.1 加大用于人事檔案管理的資金投入

醫院需遵照《全國檔案系統信息化建設實施綱要》的相關規定與要求，設立專用于搭建人事檔案信息化管理系統的項目資金，為醫院人事檔案管理部門配備相應的軟件與硬件設備。人事檔案管理部門需擁有獨立的信息化機房，配有計算機、核心交換機、存儲設備、紙質檔案數字化設備等硬件資源，配備大型數據庫、高速寬帶、獨立且物理隔離的網絡等技術支撐業務。在大數據時代背景之下，隨著計算機網絡與數據庫技術的快速發展，人事檔案管理系統所需的硬件與軟件設備處于不斷地更新換代之中，而人事檔案信息化管理系統在使用過程中也需要不斷地維護、升級、修改，投入專項資金用于及時更新設備、維護系統的正常運營、升級系統的使用功能，符合人事檔案管理過程中的時效性、安全性、便利性要求。加大資金投入人事檔案信息化系統的建設，為人事檔案信息化管理改革提供了重要的經濟基礎，是醫院實現人事檔案信息化管理的重要保障。

3.2 注重相關專業的人才引進與培養

在醫院人事檔案信息化管理系統的構建過程中，加大對人才的引進與培養力度是推動人事檔案信息化改革的重要舉措。在人才引進層面，醫院需注重引進對象自身的綜合素質，為滿足醫院人事檔案管理的實際需求，且考慮到醫院工作的專業性、復雜性、綜合性，優先考慮擁有醫學相關專業、計算機相關專業、管理類

專業等的雙學位人才;對在職的人事檔案管理部門職員，經考核篩選出業務能力較強者，經醫院與開設相關專業的大學、機構、單位協商后，委派其外出學習專業技能知識。引進人才時提高入職門檻，對在職人員進行專業技能水平的提升，雙管齊下，為醫院人事檔案管理工作部門注入新的技術力量的同時，提高整體的管理業務水平。注重相關專業人才的引進與培養，從技術層面為醫院人事檔案信息化管理提供了重要力量與寶貴資源。

3.3 完善人事檔案信息化管理制度

建立一套是適用、便利、安全的人事檔案信息化管理制度，關系到醫院人事檔案信息化管理目標的落實。由于各個醫院的結構規模、地區政策、資源配置各不相同，所以在其人事檔案信息化改革的過程中，應尋求適合自身發展的管理制度。醫院人事檔案管理部門可利用編程語言（Java）構建信息系統的前端，以大型數據庫（Oracle）作為數據處理后端，使用專用接口（API）與各個科室建立網絡連接，由此搭建人事檔案信息化管理的系統平臺。平臺構建完成后投入使用，實現人事檔案信息易于管理的同時滿足檔案管理工作的安全性，應當對系統的使用人員進行分級授權，如圖3建立一套檔案信息修改的管理制度。通過個人提交申請后，取得所在科室、醫院領導層、人事部門三方面的審批通過后，由人事部門對個人申請進行執行，并向當地人事檔案備份單位發送檔案內容改動報告，以達到醫院與備份單位內檔案資料同步改動的目的。擁有嚴謹、科學、便利的人事檔案信息化管理制度，是醫院人事檔案實現信息化管理的必要條件，因此各醫院須在符合自身條件的前提條件下，建立符合自身實際需求的人事檔案信息化管理制度。

4 結語

綜上所述，大數據時代下醫院人事檔案信息化管理仍存在諸多問題。在此現狀的基礎之上，本文涉及的加大人事檔案信息化管理資金投入、注重相關專業人才的引進與培養、完善人事檔案信息化管理制度等內容，則提供了集體的醫院人事檔案信息化優化手段。落實人事檔案信息化管理的目標，加大醫院人力資源開發程度，進而提高自身的核心競爭力，這對于我國的醫療事業改革具有重大意義。

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