加強行政審批檔案管理利用的若干思考

張新宇

摘 要：隨著時代的發(fā)展，行政審批檔案的管理工作也要跟得上時代的進步，需要做到與時俱進，共同發(fā)展。那么，政府給出的加強管理工作的建議便是要完善工作的信息化以及規(guī)范化兩方面，并且還要做到對信息整合利用、對數(shù)據(jù)仔細分析、對資源的合理利用以及多方面的信息檢索探究。

關(guān)鍵詞：行政審批檔案;檔案管理;檔案利用

1 行政審批檔案管理與利用的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理觀念落后

檔案保存工作的存在意義便是為了以后有需要的時候，可以供需要的人或者是事，便于在很快的時間內(nèi)查閱想要找到的相關(guān)信息資料，可供人們隨時查找翻閱，但是對于當(dāng)下的工作人員來說，并不在意工作的意義，只在于工作的形式，只要保存了資料和檔案就是完成了工作的需要，所以想要更好地加強行政審批檔案管理工作，需要從員工根本的工作職能培訓(xùn)入手，讓其明白工作的重要意義。

1.2 檔案利用現(xiàn)狀分析

1.2.1 信息高度分散

檔案保存存在一些現(xiàn)實問題。由于行政審批涉及的行業(yè)以及部門比較多，由不同的部門進行管理和支配，所以由此可見資料的存儲過于分散，而且查閱起來又比較麻煩，需要各級領(lǐng)導(dǎo)的同意，給工作在一定程度上帶來了麻煩，無法在很短的時間內(nèi)查到需要的檔案和資料。這樣一來，資料分散保存的現(xiàn)象導(dǎo)致很難實現(xiàn)檔案管理工作的效率最大化。

1.2.2 系統(tǒng)難以兼容

因為行政審批開始到工作結(jié)束有一個漫長的經(jīng)過，需要經(jīng)歷多個繁瑣的過程，但是經(jīng)過一些機構(gòu)的改革之后，將分散的檔案進行了集中處理，所以經(jīng)手行政審批的工作人員是否能夠及時的完成行政審批的工作，取決于這些人的工作效率以及個人對工作的態(tài)度，這些工作的弊端都會在一定程度上出現(xiàn)客觀問題，會導(dǎo)致審批檔案相關(guān)的信息數(shù)據(jù)遺漏，甚至使檔案信息內(nèi)部數(shù)據(jù)割裂和過于分散。而且，由于工作不夠謹慎，所以行政審批的電子文件以及相對應(yīng)的紙質(zhì)文件，不能夠相對應(yīng)的保存，會出現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件不同時在檔的記錄。

2 加強行政審批檔案管理的策略

2.1 加強行政審批檔案信息化

2.1.1 加快行政審批電子檔案信息化建設(shè)

加強行政審批檔案管理工作，首先要加快檔案的信息化建設(shè)。就目前情況來看，加快行政審批的管理辦法是當(dāng)前政府進行的重點工作。電子檔案信息化速度的加快，也在某種程度上降低了紙質(zhì)文件保存的成本，同時在原來的基礎(chǔ)之上，延長了紙質(zhì)文件的使用率，提高了對檔案的保存質(zhì)量和完整性。

2.1.2 改善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強檔案管理工作也需要對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施進行改善。隨著信息化社會的發(fā)展，電子檔案信息化建設(shè)也是政府很重視的一項工作，會得到政府人員的高度關(guān)注。同時，電子信息檔案的發(fā)展也是將來的必然趨勢，所以現(xiàn)在就需要著手于檔案事業(yè)工作的措施進行研討。電子信息的內(nèi)容主要包含了對網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境的建設(shè)，還有計算機硬件的環(huán)境建設(shè)以及系統(tǒng)安全軟件建設(shè)等方面。

2.2 行政審批檔案規(guī)范化管理

加強行政審批檔案管理工作，還需要對管理工作人員的工作守則進行規(guī)范化處理。具體改進措施實施如下：

2.2.1 管理人員的篩選、監(jiān)督和評估

管理人員是管理部門工作的一把鑰匙，管理部門的工作進展以及工作效果如何，都取決于這把鎖的鑰匙，如果鑰匙保存的好，那么檔案管理以及工作的進展就會很可觀，但是一旦這把鑰匙出現(xiàn)問題，那么管理工作也就會存在風(fēng)險，給整體的工作帶來了很大的麻煩和損失。所以，這就要求企業(yè)必須加強對工作人員的管理和規(guī)范化要求，以便達到整個管理體系的規(guī)范化管理。同時在人員選拔上還要謹慎挑選，沒有責(zé)任心的人，還有工作不夠仔細認真的人是不予任用，經(jīng)過嚴格篩選以及培訓(xùn)之后才可以正式上崗工作。而且，對于已經(jīng)上崗工作的人員，還要加強其日常工作的監(jiān)督，確保他們養(yǎng)成專業(yè)的工作素養(yǎng)。

2.2.2 完善管理人員的獎懲制度

對工作人員的選拔問題解決之后，還要在日常生活中設(shè)立工作考評制度以及獎懲制度。制度的設(shè)立都是為了更好地保障管理工作的穩(wěn)定正常進行，同時，這也是完善一個企業(yè)規(guī)范化制度的過程。制度的設(shè)立是用來約束工作人員的工作態(tài)度以及工作素養(yǎng)，獎勵可以促進工作人員的工作積極性，相反，懲罰便是為了約束工作人員嚴格遵守工作守則，起到懲戒的作用，可以防止以后的工作中不再出現(xiàn)類似的錯誤情況，較少犯錯的概率。政策則是對表現(xiàn)良好的員工進行表彰，這是一種激勵也是一種樹立榜樣的做法。

3 加強行政審批類檔案利用的策略

3.1 整合行政審批檔案資源管理

加強行政審批檔案的利用率，首先需要進行資料以及檔案的整合管理。分批管理則會加大管理人員的工作量，所以將檔案以及資料進行統(tǒng)一管理，不僅可以促進檔案的以及資料的使用率，還在一定程度上減少了資料管理的工作，同時也有助于檔案管理部門的工作人員的工作效率。并且，注定行政審批工作，還有檔案信息的管理工作也是一種提高部門管理規(guī)范的一種具體表現(xiàn)。同時，還要對于借閱檔案以及資料的工作人員要及時進行登記，以保障檔案的安全性還可以明確的標(biāo)記此檔案是否被及時的歸還。

3.2 統(tǒng)一行政審批檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

加強行政審批檔案的利用還可以通過對數(shù)據(jù)兼容問題的解決。解決了審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)的問題和檔案管理之間的數(shù)據(jù)兼容問題，也是加強行政審批的檔案管理工作。解決二者之間的問題也就是加快了信息傳遞的速度，加快了審批的節(jié)奏，審批人員以及檔案管理人員能夠及時地對接工作，還可以及時地轉(zhuǎn)移審批人員的相關(guān)審批意見，便于審批工作的進行。在此同時，統(tǒng)一行政審批的管理系統(tǒng)，也是對管理部門的一種促進作用，在審批部門與檔案管理部門之間進行數(shù)據(jù)交換以及信息共享的時候，可以滿足各個部門對信息以及資料的利用需求。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是人力資源管理中的基礎(chǔ)工作，其的合理高效安全的管理具有重要的現(xiàn)實意義，因此，在檔案管理工作中，要不斷的與時俱進，及時對檔案管理模式進行改進，優(yōu)化，使檔案管理工作與時俱進得以良好的額發(fā)展。

參考文獻

[1]郭柳軍.行政審批類檔案利用研究[J].檔案時空，2019（2）：16-17.

[2]郭柳軍.行政審批檔案信息化管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（6）：36-37.