大數(shù)據(jù)背景下行政單位電子檔案信息化管理探討

摘 要：隨著電子技術(shù)迅速發(fā)展，人們邁入了信息時(shí)代，信息化水平得到了空前的提升，大數(shù)據(jù)在信息時(shí)代則扮演十分重要的角色，它能夠?qū)κ挛镞M(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，更重要的是以電子版的形式對(duì)信息資料可以進(jìn)行長期的儲(chǔ)存，所以也被廣泛的應(yīng)用到了各行各業(yè)中。本文通過探討行政單位電子檔案信息化，結(jié)合時(shí)代背景分析其中存在的問題，其出相應(yīng)的對(duì)策，為檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子檔案;信息化;管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，可以使人們更加輕易地獲取信息，降低了信息獲取費(fèi)用，與此同時(shí)，電子檔案的安全管理也顯得十分重要。本人于2000年開始從事檔案管理工作，從事行政管理工作至今見證了大數(shù)據(jù)在電子檔案上一步步的發(fā)展，在2012年時(shí)，紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步歸檔，到如今的檔案數(shù)字化、信息化時(shí)代，在工作中出現(xiàn)不少問題，比如大家對(duì)電子檔案管理意識(shí)都比較薄弱，管理上比較繁雜，針對(duì)這些問題進(jìn)行分析，總結(jié)出解決方案，進(jìn)一步完善行政單位檔案管理信息化建設(shè)。

1 大數(shù)據(jù)下行政單位實(shí)施電子檔案信息化管理的背景

本單位作為國家和政府的行政機(jī)構(gòu)，在行政過程中，會(huì)有大量的文件資料產(chǎn)生，做好檔案規(guī)劃有著很大的意義。為了更好的管理單位各類檔案，大數(shù)據(jù)能夠有效地對(duì)接和支撐電子檔案信息化建設(shè)，迎合了需求，為早日實(shí)現(xiàn)信息化管理確定基礎(chǔ)。電子檔案資料涵蓋諸多方面，以許多形式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，比如有文件資料照片，實(shí)物，聲像，這些都可作為信息化資料檔案，需要移交給局綜合檔案室統(tǒng)一實(shí)行檔案整理歸檔。形式的多樣化也使得行政單位在整理檔案過程中有著許多的問題，整合速度相對(duì)而言比較緩慢，也對(duì)行政單位的硬件和軟件系統(tǒng)提出了挑戰(zhàn)。雖然在發(fā)展過程中受限于多種因素，但檔案信息化管理仍是主要發(fā)展方向，采用該種模式，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化后能夠大大提高檔案綜合管理能力、檔案整理歸檔質(zhì)量和更為便利地提供借閱查閱服務(wù)。

2 電子檔案信息化管理中存在的問題

2.1 相關(guān)人員對(duì)于檔案管理工作意識(shí)薄弱

檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)內(nèi)容，由于隨著時(shí)間的推進(jìn)，需要對(duì)單位不斷的進(jìn)行檔案規(guī)劃，所以是一項(xiàng)長期且需要持續(xù)投入的工作，而許多管理層人員并不重視這一工作，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，所以覺得檔案管理工作毫無技術(shù)，不值得花人力和大量的時(shí)間去進(jìn)行投入。檔案管理工作意識(shí)薄弱也體現(xiàn)在單位對(duì)檔案管理人員沒有培訓(xùn)，要求降低。檔案管理者在日常管理時(shí)也沒有主動(dòng)的意識(shí)，導(dǎo)致大量的檔案資料進(jìn)行了累積，回頭再進(jìn)行規(guī)劃就發(fā)現(xiàn)工作量巨大，而且資料的時(shí)效性也受到了現(xiàn)實(shí)因素的影響，大數(shù)據(jù)時(shí)代，使得電子檔案信息化十分便捷，但是也要科學(xué)地進(jìn)行統(tǒng)籌和持續(xù)的投入，這就需要相關(guān)人員加強(qiáng)檔案管理工作管理意識(shí)。

2.2 宏觀上沒有對(duì)電子檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)劃

行政單位作為國企單位在體制內(nèi)一般很少出現(xiàn)下崗和失業(yè)問題，所以受到的競(jìng)爭(zhēng)壓力并不是很大，這也就造成了行政單位獎(jiǎng)懲制度不完善，行政單位人員思想松散，在電子檔案信息化管理時(shí)，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃能力，管理人員沒有業(yè)績(jī)壓力從而不用心投入工作，管理層的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識(shí)也比較差，他們對(duì)于大數(shù)據(jù)帶來的新理念，并不愿意及時(shí)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作又比較輕視，因此，在選聘人才時(shí)，也沒有根據(jù)相關(guān)專業(yè)對(duì)人才進(jìn)行選拔，缺乏指導(dǎo)和規(guī)劃的電子檔案管理工作，許多領(lǐng)導(dǎo)由于對(duì)電子檔案管理工作不重視，在上級(jí)需要原儲(chǔ)備資料時(shí)，由于沒有科學(xué)規(guī)劃的電子檔案，導(dǎo)致查找起來比較困難，這樣不僅效率上比較低，電子檔案的質(zhì)量也不能夠得到有效的保障。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

高素質(zhì)的管理人才的引入，才能夠?yàn)殡娮訖n案信息化管理工作更好的服務(wù)，信息化管理系統(tǒng)的良好運(yùn)行，需要管理人員具備較扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，還要有大量豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是從現(xiàn)階段調(diào)查的人員比例來看，從事檔案管理工作人員多是即將退休的人員，年齡結(jié)構(gòu)上偏向老齡化，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用仍然不夠熟悉，對(duì)于檔案信息的錄入，也只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類保存，并不能夠完全勝任檔案管理工作崗位，在現(xiàn)如今信息化迅速發(fā)展，對(duì)人員綜合能力也就要求越來越高，電子檔案管理工作需要具備較好的計(jì)算機(jī)技術(shù)，各方面管理能力要求也就更加高，所以要加強(qiáng)答案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.4 檔案收集困難導(dǎo)致信息庫不完整

大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化需要收集各類資料，然而，單位內(nèi)其他人員如果對(duì)資料保存意識(shí)比較薄弱的，就會(huì)因?yàn)楸４娌坏卯?dāng)或者未保存有很多的資料發(fā)生遺失，使檔案信息庫變得不完整。隨著時(shí)代的進(jìn)步，對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求，對(duì)于檔案信息庫不僅在錄入上要嚴(yán)格抓起，還要對(duì)檔案后期的管理工作進(jìn)一步重視。由于人為操作，對(duì)電子檔案錯(cuò)誤錄入，丟失錄入，檔案前期后期管理工作上的疏忽的情況都會(huì)導(dǎo)致檔案信息庫不完整。

3 促進(jìn)行政單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 開展檔案管理工作用文化知識(shí)科學(xué)的進(jìn)行布置

為進(jìn)一步提高行政單位的檔案管理水平，需要綜合運(yùn)用多種知識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理，由于大數(shù)據(jù)在不斷的更新發(fā)展，新的知識(shí)也就隨之產(chǎn)生，為了確保檔案的完整性，行政單位需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不斷的培訓(xùn)，要求他們學(xué)習(xí)關(guān)于大數(shù)據(jù)的科學(xué)文化知識(shí)，檔案管理工作才能夠科學(xué)有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。運(yùn)用文化知識(shí)建設(shè)電子檔案是一條有效的途徑，也需要進(jìn)一步健全完善體系和制度，吸收和借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)和典型例子，進(jìn)一步有效優(yōu)化電子檔案信息化建設(shè)體系。

3.2 建設(shè)培養(yǎng)一批優(yōu)秀的人才隊(duì)伍

為了能夠讓電子檔案信息化得到新鮮的血液，就要對(duì)檔案管理人員的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，不能總是任用即將退休的老干部，也要利用自身優(yōu)勢(shì)吸納到更多的年輕人來從事這項(xiàng)工作。其次，還要對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，由于大數(shù)據(jù)需要管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)一有一定的認(rèn)識(shí)，為防止數(shù)據(jù)泄露造成檔案信息管理安全收到威脅，如果這就需要管理檔案的人員，有良好的信息安全意識(shí)，為了能夠更好的適應(yīng)檔案管理工作崗位，行政單位也要加強(qiáng)檔案管理工作方面知識(shí)的宣傳。只有加速人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，才能夠使檔案管理工作正常的開展和進(jìn)行，一批優(yōu)秀的人才隊(duì)伍也是檔案管理工作的重要保障。

3.3 強(qiáng)化檔案管理者的信息化意識(shí)

行政單位電子檔案管理過程中時(shí)常會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致工作不能有效推進(jìn)，所以需要強(qiáng)調(diào)人對(duì)于檔案工作管理的重視，要求行政單位的人員對(duì)文件進(jìn)行保存，如果發(fā)生了丟失，應(yīng)當(dāng)問責(zé)，這樣才會(huì)確保檔案信息由保真性，全面性。檔案信息在大數(shù)據(jù)背景下，內(nèi)容十分的繁雜，檔案管理者需要有信息化意識(shí)，更要有信息化手段對(duì)其進(jìn)行處理，通過對(duì)檔案進(jìn)行不同的分類，在查找時(shí)也會(huì)比較容易查找，也能夠有效節(jié)省資源浪費(fèi)，使管理效率大大提升，所以要進(jìn)一步強(qiáng)化行政單位人員的信息化意識(shí)。

4 結(jié)束語

通過上文，我們可以看到檔案管理信息化建設(shè)過程中存在著的問題，有人為導(dǎo)致的，也有行政單位自身的管理紕漏，體系不健全的問題，雖然存在著許多弊端，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，通過電子檔案信息化管理仍然是行政單位的首選，因?yàn)橐噪娮踊男问剑梢詫?duì)文件更流暢的流轉(zhuǎn)，能夠有效的解決一系列問題，本文提出的有關(guān)建議，希望能夠?yàn)樾姓挝贿M(jìn)一步發(fā)展提供幫助。

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作者簡(jiǎn)介

羅小玲（1981-），女，漢族，廣東東莞，本科，東莞市厚街中學(xué)，研究方向：行政管理專業(yè)。