信息化條件下優化勘察設計單位檔案管理的策略分析

張盼

摘 要：在檔案管理工作中，融入信息化元素，能有效地節約單位檔案管理成本，使得檔案管理更加的專業化和科學化，方便人員查閱檔案。在日常作業中，勘察設計單位檔案管理存在各種各樣的問題。文章主要分析了勘察設計單位檔案管理信息化的必要性，提出了信息化條件下優化勘察設計單位檔案管理的有效策略。

關鍵詞：信息化條件;勘察設計單位;檔案管理;策略分析

1 引言

目前，我國科學信息技術取得突飛猛進的發展，當前的社會環境正在發生變化。信息技術是現代社會度的重要資源，在勘察設計單位實施方案管理過程中，加大信息化技術的投入力度，將自動化辦公理念廣泛融入到檔案數字化管理過程中，解決勘察設計單位資料管理存在的問題。在現實工作中，由于受到檔案自身特點、信息技術等各類因素的影響，無法達到預期效果，文章主要圍繞信息化條件下優化勘察設計單位檔案管理策略進行分析，具有至關重要的現實意義，才能對檔案管理工作起到積極的推動作用[1]。

2 勘察設計單位檔案管理實現信息化的必要性

通常情況下，對于勘察設計單位來說，在進行檔案管理過程中應該使用現代化設備。然而，在日常作業中，勘察設計單位管理模式過于落后，滿足不了信息化的發展需求，無論是在管理體系，還是設備等方面都存在著各種各樣的缺陷，無法滿足迅速的社會發展需求。在信息化背景下，應該做好勘察設計單位檔案管理工作，能夠在最大范圍內提高勘察設計單位的經濟效益，加大檔案人員資料信息的管控工作，強化整體管理工作。在檔案管理過程中推進現代化建設，這對企業發展有著積極的促進作用，尤其是近幾年勘察設計機構，無論是在技術投入，還是檔案管理過程中都有著較大的進步。為了充分發揮資料信息應有作用，推動企業信息化進程，使得勘察設計機構檔案管理更加科學化和信息化，做好各類資源的歸納總結分類工作，在提高整體工作效益的同時極大地縮短查找時間，全面提高企業的辦公效率。傳統的紙制檔案無法滿足新時代的發展進程，不能夠幫助人員進行檔案查詢工作，在進行紙質材料存放和存儲過程中，會無形中加大人員負擔，在進行搬運和存放過程中也會消耗不必要的人力和物力[2]。

3 信息化條件下優化勘察設計單位檔案管理策略

目前，勘察設計單位在強化檔案現代化建設過程中，應該圍繞以下三個方面，提高人員專業化水平、落實科學的檔案管理方式、完善電子設備，全面提高勘察設計單位檔案管理。如圖1。

3.1 提高人員專業化水平

檔案管理工作主要是工作人員對現有的資源、物品等等進行管理，做好分類和總結工作，全面提高人員的可參與性。勘察設計檔案管理不僅包括人事檔案，還包括各種各樣的技術資料、人事資料等等。大部分的檔案具有一定的綜合性，而且檔案來源較為廣泛，不僅包括電子檔案紙質檔案，還包括相關的工作人員準入體系。因此，在日常管理過程中，應該選擇知識體系完善服務意識高的綜合性人才，定期的進行組織培訓活動，提高人員的信息化水平，優化檔案管理工作[3]。

3.2 全面落實檔案管理方法

目前，在現代化檔案管理方式落實過程中，必須要保證管理體系具有較高的流暢性。這在進行檔案管理信息化建設過程中應該參照企業檔案信息建設化意見，以及檔案法的基礎需求，對相關的內容進行分析，落實到位。在機構建設過程中，應該建立完備的檔案管理領導責任體系，將具體責任分配到個人。在確保檔案管理機構日常工作順利開展的同時，借助先進的現代化設備優化檔案管理內容，推進信息化建設。目前，隨著我國科學信息技術快速發展，在檔案管理過程中，應該做好檔案的維護工作。在檔案裝置上，應該進行防高溫、防潮濕、防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防霉菌的維護，做好電子材料、音頻資料等新型檔案資料的管理工作，全方位的實現檔案管理信息化。一般來說，檔案是勘察設計機構最主要的資源，它也是企業提高自身實力的一種方式，在進行檔案信息化管理過程中，可以借助信息化手段，強化檔案管理工作的質量[4]。

3.3 完善電子設備

勘察設計單位檔案管理工作主要是為了滿足現有的建設和生產需求，也是工程建設生產活動的基礎。在進行具體的工程建設過程中，應該結合檔案管理的各項內容，做好本部門資料信息的整理和收集工作，改變傳統檔案處于分散和無序狀態，能有效的緩解管理人員的工作負擔。在新時代背景下，應該加大檔案信息化建設，充分發揮檔案管理的重要作用，無論是檔案的數量內容等等，都要以提高實際利用率為主。因此，在進行檔案管理信息化建設過程中，應該完善電子設備，案室庫房電動密集架，自動恒溫恒濕監測系統，充分發揮數字信息化檔案管理的重要作用，加大日常設備的投入。首先，需要站在資金投入層面，加大檔案管理的維護工作，使得檔案管理方式的檔案管理工作更加完善，能有效地降低企業的檔案管理成本。其次，加大數字化管理設備的投入，還能優化檔案管理成本，降低人力物力財力的投入，能有效的緩解人員負擔，可以將紙質檔案有機地轉化為數字化檔案，做好信息資料的分類整合，搜集工作能夠及時的給人們提供所需要的信息。最后，需要進行數字化檔案的管理工作，現在的社會瞬息萬變，無論是數據，還是文字，應該建立標準的數字化模型，做好檔案文獻、信息資源的分類整合工作，引入計算機信息系統，圖紙掃描數字化，實現紙質與電子化管理的同時、做好數據信息的存儲，能有效地解決勘察設計單位空間存儲不足的問題[5]。因此，加大信息化管理模式，這是新時期社會發展的必然要求。在信息化時代的推動之下，信息傳遞方式發生各種各樣的變化，強化檔案信息管理工作，能夠全面提高資源的使用效率，進而提高工作效益。

4 結語

綜上所述，隨著勘察設計單位的發展，傳統檔案管理滿足不了系統統計和整理的工作需求，無法實現檔案信息資料的快速查找。信息化時代在進行勘查設計單位檔案管理過程中，應該加大技術、設備、人才的投入，有效地克服檔案在進行信息化建設過程中存在的問題，為企業發展注入源源不斷的活力。在進行檔案管理信息化轉變的同時，將單位檔案信息化的應用落到實處，充分體現檔案信息化管理的內涵，為檔案數字化信息建設貢獻自己的力量。

參考文獻

[1]王琤.信息化時代勘察設計單位檔案管理工作探討[J].才智，2019，（36）：222.

[2]王楊，李林芝，張妍宇.對林業科研設計單位干部人事檔案管理工作的思考——以國家林業局昆明勘察設計院開展干部人事檔案專項審核工作為例[J].林業建設，2019，（5）：32-34.

[3]張志芳.淺談勘察設計單位檔案資料管理 實現電子化信息化的必要性[J].卷宗，2019，（3）：58-59.

[4]梁江華.淺談信息化背景下勘察設計單位如何做好檔案的管理工作[J].價值工程，2019，32（13）：154-155.

[5]趙杉.淺談水利勘察設計單位科技檔案的現代化管理[J].四川水利，2019，31（5）：71-73.