大數據下文書檔案管理及其信息化應用

摘 要：隨著我國現代化建設水平的不斷提高，對各個領域的發展帶來了全新機遇，文書檔案管理工作亦是如此。將計算機與信息技術應用到文書檔案管理工作當中，不僅能夠長久保存各項檔案資源，還能夠保證信息資料的真實性與完整性。在大數據背景下，文書檔案的管理與利用依舊存在許多細節問題，應轉變傳統檔案管理思想，對管理內容與方式進行創新，將檔案管理工作真正融入到市場經濟當中，提高檔案資源利用率，提升企業核心競爭力。

關鍵詞：大數據環境;信息化管理;文書檔案

1 大數據環境下文書檔案管理的內容

1.1 數字化管理

通常情況下，文書檔案主要以紙質為主，其中記錄海量的文字信息，因信息錄入時間較長，對相關工作人員的工作耐心與責任意識提出較高要求。因文書檔案中包含的信息量較大，并且內容復雜，錄入信息時極易出現錯誤，為信息查找工作的開展帶來難度。因此，將現代信息技術應用到文書檔案管理工作當中，借助計算機技術不僅能夠降低工作難度，還能夠提高工作效率與質量。在大數據背景下，對紙質檔案進行數字化處理，是數字化管理所具備的主要特征，為信息的保存與管理帶來便利。

1.2 安全化管理

在大數據背景下，將現代信息技術應用到文書檔案管理工作當中，能夠從根本降低對檔案元件的損壞，并延長檔案元件的保存周期。但受自身與外界各項因素的影響，會直接影響到文書檔案信息化管理工作的開展。在當前的大環境下，信息安全問題得到廣泛關注，企業應根據實際發展情況，對管理技術進行創新，優化管理方式，改進完善管理信息化系統，構建規范的安全管理體系，減少因人為因素產生的影響，避免為企業的發展帶來不必要的損失。

1.3 網絡化管理

為實現紙質檔案向數字化檔案管理過渡，需借助龐大的網絡平臺，利用計算機對其進行全方位管理。互聯網技術的應用，不需要受時間與空間等因素的影響，可對其進行應用與修改，提高電子檔案的便捷性與合理性，查閱自己所需要的信息。另外，在處理檔案資料的過程中，相關工作人員還應根據檔案的性質對其進行詳細分類，在管理系統中輸入自己所需要查找的信息，搜索引擎自行檢索，提高檔案網絡化管理的便利性與高效性，實現信息資源共享。

2 現階段企業文書檔案管理存在的問題

2.1 尚未給予高度重視

受傳統工作理念的影響，企業領導者習慣性將經濟效益作為發展的關鍵，忽略了各項重要的支撐性基礎工作，文書檔案管理工作并沒有得到領導者的高度重視，只是對檔案進行簡單的保管，尚未投入足夠的人力與物力，檔案管理工作逐漸成為企業降低成本效益的主要選擇對象。因檔案管理工作沒有得到高度重視，直接影響相關部門的協調配合，缺乏必要的交流互動，難以明確檔案管理工作的重要性，影響企業文書檔案管理工作質量的提高。

2.2 缺乏完善管理模式

相關管理工作得到企業領導者的高度重視，在企業的發展歷程中應用先進的管理模式，滿足后期各項工作開展的需求。企業文書檔案在日常工作中具有重要作用，但因缺乏完善的管理模式，在具體的工作中沒有給予監督與指導。在具體工作中因各項制度的約束，文書檔案管理人員無法更好的遵循相關規則，工作存在較大的隨意性，直接影響到文書檔案工作效率。

2.3 工作人員能力有限

因文書檔案管理這項工作具有較強的專業性，但是在具體的工作當中，部分企業尚未配備專業的檔案管理人員，因缺乏系統的培訓，對于檔案管理認知有限，只是將檔案進行簡單的搜集與整理，無法從根本提高檔案管理工作質量。另外，因缺乏對文書檔案的重視，也會阻礙企業檔案管理工作的開展，尚未深入開展數字化管理工作，難以實現檔案資源共享，為企業今后發展產生不同程度的影響。

3 大數據背景下文書檔案管理的策略

3.1 構建專業的管理隊伍

在信息化背景下，為檔案管理人員的工作能力與專業素養提出了更高要求，文書檔案管理逐漸向著信息化與數字化方向過渡。檔案管理人員在開展相關工作時，不僅要采取科學的管理方式，還應具有信息化意識與計算機應用能力，滿足大數據背景下為文書檔案管理工作提出的要求。第一，對檔案管理隊伍進行合理規劃，在文書檔案管理的現代化進程中，保證檔案管理工作的合理性與科學性，加強復合型人才的培養，滿足文書檔案信息化管理的要求。第二，定期開展專業培訓工作，既要增強檔案管理人員的基本能力，還應提高其專業素養與計算能力。

3.2 樹立信息化管理理念

從某種程度來看，人的思想意識會決定行為舉止，具有重要的引導作用，在文書檔案管理的信息化建設過程中，應對信息化的管理理念進行正確引導。在我國現階段的文書檔案管理工作當中，應緊跟時代發展的需求，積極引入現代科學技術，相關領導人員明確文書檔案管理的重要性，對其全面了解之后加大創新，轉變傳統工作理念，減少在思想與意識等方面的禁錮。與企業的實際發展情況相結合，樹立現代化的管理思想，從根本保證文書檔案管理工作質量，為后期各項工作的順利開展提供保障。

3.3 搭建科學的管理平臺

為確保我國文書檔案管理工作的現代化進程，實現信息化管理模式，應根據實際情況構建科學合理的平臺，為文書檔案工作的順利開展提供保障。縱觀當前實際情況，應將信息數據庫的功能與優勢充分發揮出來，進一步開發文書檔案管理軟件，減輕文書檔案管理人員的工作強度，提高文書檔案管理水平與管理質量。第一，構建文書檔案加工系統，針對文書檔案中的初級加工范圍，對其進行系統設計。第二，構建文書檔案儲存系統，因文書檔案當中涉及大量的信息資料，借助計算機建立文書檔案資源的數據庫。第三，構建文書檔案保密系統，保密工作在文書檔案管理中具有重要作用，甚至影響文書檔案管理水平。

4 結語

在大數據背景下，為文書檔案管理工作的開展提出了嚴格的要求。因此，為滿足時代的發展，應給予文書檔案信息化管理高度重視，將現代信息技術應用其中，構建完善的信息化管理系統，為企業的發展提供多元化的服務，將檔案信息的優勢充分發揮出來，既能夠滿足文書檔案管理工作的順利開展，還能夠提高文書檔案管理質量，促進企業持續發展。

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作者簡介

姚麗莎（1988-），女，漢族，海南省海口市，人力資源主管，助理館員，本科，研究方向：人事檔案管理。