勞動人事檔案管理模式的完善創新研究

王超

摘 要：我國經濟的快速發展使得市場競爭越發激烈，也對勞動人事檔案管理工作提出更高要求，急需進一步對其管理模式進行完善與創新。因此，本文以勞動人事檔案管理模式問題為開篇，重點研究其完善與創新策略，以期為相關工作人員提供一定的參考與幫助，從而推動人事檔案管理良好發展。

關鍵詞：勞動人事檔案;檔案管理;信息化技術

在以往的人事檔案管理中，勞動合同與人事檔案是分別管理模式，導致檔案管理工作較為復雜，因此后期將二者合并管理并提升了相應的管理效率與質量。但在各企業體制改革進程中，往往會忽略勞動人事檔案管理模式的革新，而出現諸多問題。

1 勞動人事檔案管理模式問題

第一，對勞動人事檔案管理重視不足。部分企業在進行人員聘入時依舊存有只繳納社會保險，不建立勞動人事檔案，或檔案建立不完全的情況。并且在企業發展過程中，容易出現只重視企業效益，忽視人事檔案重要作用的情況，因而導致其發展受到一定的限制。

第二，對勞動人事檔案信息收集不全。基于勞動人事檔案受重視程度的不足，直接導致其管理制度的不健全，且相關工作人員也存有技能水平落后、經驗不足的問題，致使檔案信息不全面、不客觀、不科學。尤其是人事檔案評價方面，往往定性結論多過客觀描述，對個人工作能力、綜合素養、職業道德水平等缺乏科學評價。

第三，勞動人事檔案“軟設施”與“硬設施”問題。在以往的人事檔案管理工作中，由于企業對檔案的重視不足，檔案室往往被設置在地下室，陰暗潮濕不通風，檔案通常是紙質，極易產生發霉、蟲蛀，甚至是缺損、丟失，有的甚至連基本的燈光照明都無法保證。或是檔案管理人員信息化技術水平不足，導致電子檔案管理不夠妥善;還可能是在進行網絡檔案錄入時出現問題，導致紙質與網絡端信息存有出入，不利于后續使用[1]。

2 勞動人事檔案管理模式完善與創新研究

2.1 提升勞動人事檔案管理重視程度

對于企業人力資源管理來說，勞動人事檔案可系統、客觀地反映每一個勞動人員的資歷經驗、專業水平，更是吸納、管理、培養、開發人才的重要基礎，同時也是企業人力資源管理體系完善、優化的重要依憑。此外，隨著我國企業制度改革，傳統勞動人事檔案管理也應逐漸向現代化、系統化、科學化管理模式轉變，以便推動企業長遠、健康發展，并更好地適應市場經濟趨勢。因此，各個企業應充分認識到勞動人事檔案的重要性，并集中力度完善、創新檔案管理模式。

首先，應規范勞動人事檔案管理模式與具體執行流程，明確檔案管理工作人員的工作義務，并清晰劃分檔案管理與其他銜接部門的責任。其次，建立合理、科學的獎懲機制，優化人才資源配置，提升企業運轉效率，最大限度地避免管理工作中可能出現的不良問題。最后，應建立統一電子檔案庫與歸檔標準，減少檔案匯總、整理難度，提升工作效率，為企業人才選拔、開發等工作提供更多數據支撐，提升檔案調閱便利性。

2.2 完善整體勞動人事檔案管理模式

為應對市場競爭與復雜多變的特點，應重點提升檔案的真實性、創新性，并以此為基礎構建一系列勞動人事檔案管理制度，完善勞動人事檔案管理模式，如融合競爭機制、保障機制、監督機制等。清晰劃分檔案內容與管理權責，隨機或定期對勞動人事檔案信息進行真實性調查，并及時補充、及時更新檔案內容。其中，檔案材料與信息的科學性、規范性、完整性等是決定勞動人事檔案管理水平的重要影響因素。

基于此，首先應建立信息化電子檔案庫，并且應充分考慮勞動人事檔案管理中個人隱私保護需求，保證檔案信息資源被合理使用、安全保管。其次，還應對檔案進行科學地分類，明確勞動人事檔案管理方式與編目方式等，并掌握國家勞動人事檔案管理最新政策與規定等，及時完善勞動人事檔案管理不足之處。最后，在收集人事檔案資料期間，應進行詳細核查，在確認無誤之后要求其本人簽字，并且以現代監督制度為參考，當人事檔案其中信息出現疏漏、失真等不良問題，應及時追究相應人員與勞動人員本人的責任[2]。

以SZZ公司人事管理制度為例，其勞動人事管理檔案包含勞動人員個人基本情況（姓名、性別、年齡等）、知識情況（學歷、專業等）、能力水平情況（特長、專業證書等）、個人經歷（學習經歷、工作經歷等）、個人心理素質（性格評估、心理測試等）、工作相關信息（應聘/所屬部門、工作年限等）、收入情況（績效考核、工資津貼等）、家庭背景（家庭成員、緊急聯絡信息等）、部門管理意見（升職、調任等）等九個方面，并錄入了企業統一電子信息庫，以便管理人員及時調閱、更正，并設置答案監督懲處制度，處罰依據問題嚴重性執行200-2000元罰款，是目前勞動人事檔案信息較為完整、系統、科學的管理模式。

2.3 加強勞動人事檔案管理設施建設

勞動人事檔案管理設施建設可分為相關工作人員專業水平的“軟設施”與信息化技術的“硬設施”。一方面，當前是知識經濟時代，勞動人事檔案管理工作人員不僅要持續提升自身的專業能力、職業素養，還應轉變自身服務意識形態，加強信息化技術水平，從而促進企業人事檔案管理科學化發展。同時，在檔案管理人才應用方面，首先應明確不同專業的人才優勢，挖掘其中潛在價值，積極吸納各個專業領域中的優秀人才，如財務專業、電子技術專業等，加強勞動人事檔案管理的現代化程度，為企業培養更多專業人才，充分優化勞動人事檔案管理工作隊伍，切實發揮檔案管理功用。其次應對新晉人才進行全面的培訓與考核，精準定位其適用崗位與工作內容，而針對已在崗人員應定期展開專業技能培訓，共同為檔案管理部門與企業培養更多符合自身發展特點的專業人才，且對相應人員職業素養、工作責任感等方面進行綜合分析，重點提升其不足之處，從而提升檔案管理工作的規范性。最后，應建立科學、合理的績效考核與福利激勵制度，加強對高新人才的吸引力，并帶動企業內部工作人員的工作積極性與工作責任感。

另一方面，當前信息化技術早已融入大眾日常生活與工作之中，因此在勞動人事檔案管理模式中應同樣融合先進的信息化技術，創新檔案管理模式，不僅可以強化檔案基礎支撐服務效果，提升整體管理模式規范性，優化管理工作質量與效率，同時可提高企業綜合管理水平與核心競爭力。因此，以硬件設備的升級為前提，應加快信息化技術的應用，推動勞動人事檔案信息數字化管理發展進程，利用數據收集、分析、整理、調閱的便利性、高效性等，創新檔案管理模式，提升相應服務水平。第一，在日常管理方面，應用信息化技術，可對各種事項進行及時提醒，簡化工作流程，提升工作效率與質量。第二，信息化檔案管理平臺，需要對檔案管理人員進行身份授權后才能使用，秉持“專事專辦”的管理原則，進一步保證了檔案的安全性。第三，及時生成調閱、查詢等記錄，并自動生成表格，方便在出現檔案管理問題時，及時劃分相應責任。但需要注意的是，在推行信息化檔案管理平臺之前應進行系統的相關技能培訓，避免出現因操作失誤而導致檔案遺失、損壞，反而造成管理工作效率與質量低下。

3 結束語

總而言之，勞動人事檔案管理模式具有較高的機密性、專業性、政策性，因此需要充分掌握檔案管理內容，提升對這項工作的重視，并通過提升相關工作人員工作水平，完善相關管理制度，創新其管理模式，進一步深入探究勞動人事檔案管理工作核心，同時推動企業健康、長遠發展。

參考文獻

[1]林俏瑾.人事檔案數字化在人事管理中的重要性分析[J].辦公室業務，2019（16）：166-167.

[2]趙梓淇.人事檔案管理工作改進的思考[J].辦公室業務，2019（17）：143.