基層單位文件檔案管理現代化路徑

馬艷紅

摘 要：關于基層單位文件檔案管理，在實際的管理過程中可以將管理層定級，根據管理人員級別的差異，賦予不同的管理權限。每位基層單位文件檔案管理員工都要對檔案負責，要形成完善的監督機制，遇到管理不恰當的地方要勇于指出。而相關的管理人員也要及時聽取正確的意見，在工作中及時查缺補漏，這樣才能完善我們的工作，不斷從理念、人員、系統等方面全面提升管理，讓文件檔案管理工作能夠轉型升級。鑒于此，本文就做好基層單位文件檔案管理工作方面存在的問題和相關路徑做簡要探討。

關鍵詞：基層單位;文件檔案管理;途徑

在某種程度上，一個單位的文件檔案管理工作是否科學規范關系著這個單位的業績和管理水平的高低。所以在基層單位文件檔案管理工作的管理人員必須要意識到此工作的重要性，要嚴格按照相關規范進行文件檔案管理，在不斷的探索道路上改進和創新文件檔案管理工作的思路，只有這樣，基層單位文件檔案管理工作才能夠穩步發展。

1 基層單位文件檔案管理的概述

基層單位文件檔案管理主要指縣級以下的企業單位、民間組織等的文件檔案管理。國家在選拔人才時所參考的重要機制就是基層服務體系，所以必須要做好基層單位文件檔案管理的工作，才能夠將人才合理分配，才能夠讓人民群眾在自身利益遭受侵犯時有法律可以保護。在基層單位中進行文件檔案管理工作，是一個比較復雜的管理體系。文件檔案管理工作的內容非常多，主要包括行政檔案、科技檔案、會議檔案等等，而在這些檔案中又有很多的圖片，文字，錄像等組成，所以文件檔案管理的工作非常多樣化。另外在文件檔案管理工作中，對于收集和保存檔案資料有非常嚴格的要求。工作人員要對這些事件的發生過程分類收集好，但是一般保存都是以紙質的形式存在，所以就增加了文件檔案管理工作的難度。

基層的文件檔案管理工作的另一項重要作用在于開創新的思維模式，我們要認識到，檔案的管理工作不再僅僅只是一個人的事，而是大家的事情。在當今社會，檔案是我們每個人，個人履歷的縮影，亦是重要的證明材料。我們每個人都應對自己的檔案負責任，并不是交予單位就可以棄之不管了。在新的檔案管理方法中，管理人員可以充分調動大家的積極性，讓大家也參與管理。這種管理并不是一種對管理人員的“分權”，而是要提升員工的責任感與參與感。例如，可以讓員工定期與管理人員溝通，看看有什么材料需要補充。尤其是在員工的調任、入黨等重要的時間節點，員工對自己相關材料的熟悉程度一定是要強于管理人員的。這時就需要管理人員與員工兩方之間相互溝通、及時補充，這樣可以最大程度的保證員工檔案的完整性與準確性。

2 基層單位文件檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理制度不完善

基層單位文件檔案管理工作的制度不完善，導致工作人員會臨時變換。同時，有些工作人員在管理檔案工作的時間比較長，會讓他們產生嚴重的疲勞狀態。尤其是如今的信息技術在文件檔案管理中的應用，已經跟不上時代發展的步伐，而產生很多文件檔案管理問題，并且沒有針對化的對策能夠有效解決這些問題。所以當前的基層單位文件檔案管理工作中，老齡化趨勢非常嚴重，使得這一工作，不能夠繼續向前發展。

2.2 管理檔案人員素質低下

隨著時代的發展，在基層單位進行文件檔案管理工作的人員老齡化趨勢越來越嚴重，他們無法跟上如今信息發展的速度，所以在管理基層檔案時沒有專業的知識，會給這一工作帶來非常大的困難。更不用說管理檔案時的專業知識也在更新發展，若是不能夠及時掌握此技術，就會限制基層單位管理工作的開展，使得基層單位也不能夠健康發展。

2.3 基層單位對于內部的文件檔案管理不夠重視

當前的很多基層單位僅僅將文件檔案管理工作錯誤的定義為簡單的整理資料，并沒有從管理方面對文件檔案管理工作進行精準定位，所以就無法將文件檔案管理工作落實到位。盡管時代還在快速的發展，但是文件檔案管理工作并沒有因此而更新和改變，所以使得文件檔案管理工作遲遲得不到發展。除此之外，由于基層單位的不夠導致負責此工作的相關部門地位也比較低，這也限制了基層單位文件檔案管理工作的進一步發展。

3 基層單位文件檔案管理工作路徑探索

3.1 創新管理理念

要想讓文件檔案管理工作開始有創新意識，必須要創新管理理念要加強對工作人員的宣傳教育，幫助他們理解自身的崗位對于基層單位發展的重要性，同時也要讓他們正確認識到文件檔案管理工作并非一個人的責任，而是要共同合作。同時，必須要讓上級領導重視文件檔案管理工作。讓管理人員能夠按照相關的規定進行高效分配，對各種檔案資料進行歸納和整理，同時也要培訓好這些工作人員，給予他們一定的監督和指導，讓他們能夠有學習和交流的機會。所以基層單位又將一些管理環節納入文件檔案管理的工作當中。比如職能考核和績效管理，根據這些環節制定出比較規范的文件檔案管理，才能夠讓每個工作人員正確意識到文件檔案管理工作的重要性。只有讓這些工作人員認識到，無論在生產過程還是在管理檔案的工作中都要符合相關規范，才能夠保證文件檔案管理工作的順利開展。所以基層單位要將檔案數據和實際生產的績效聯系起來，根據其他因素予以獎懲。只有這些因素發生變化，才會促進工作人員的主觀理念發生改變，進而就可以使文件檔案管理的工作人員做到人人有責。不斷創新工作理念，深化文件檔案管理工作的改革和創新，就可以形成良好工作范圍的文件檔案管理工作，最終就能讓文件檔案管理工作更加現代和科學化。

3.2 創新管理系統

由于傳統的管理模式，都是依靠人工的操作，所以比較落后。但是在新時期內，要根據網絡和信息技術來創新文件檔案管理的平臺系統。工作人員要正視傳統文件檔案管理工作當中存在的不足之處，利用這些先進的技術來彌補，這樣就可以提高文件檔案管理工作的質量和效率。但是在創新文件檔案管理系統時，必須要規定好相關的規范化操作，只有建立起比較完善的統一化管理體制，才能夠讓文件檔案管理更加智能化。由于整理檔案數據的全過程不僅僅需要一個部門的工作，而是需要全體部門之間的合作。由于存儲檔案數據時不僅需要信息技術的支撐，還需要各部門之間的合作才能夠讓文件檔案管理系統更加優質。所以要想讓文件檔案管理工作更加高效，必須要提高網絡管理的可靠和安全性。只有建立起足夠有效的安全管理制度和應用好各種信息化管理技術手段，才能夠跟上技術的發展步伐，讓信息技術應用到文件檔案管理工作當中，實現文件檔案管理工作的高效性和科學性。通過這樣的轉變，我們可以糾正和改變先前工作中的一些錯誤的方法，總結以前管理工作中出現的問題，這樣可以使我們更好的彌補自身工作的不足，進而提高我們的工作效率、實現我們的管理目標。

4 結語

通過全文的分析可以知道，在基層單位當中的文件檔案管理工作是不能夠被忽視的，但是往往會有很多單位忽視這一環節。在進行文件檔案管理工作過程當中，如果采用比較單一刻板的形式，長期下來就會限制基層單位管理的效率，跟不上新時期創新趨勢的步伐。所以必須要改變管理檔案工作的理念，從工作人員的工作理念進行創新，這樣才能夠讓基層單位文件檔案管理發揮自身的價值，幫助基層單位在管理和運營方面能夠可持續發展。

參考文獻

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