做好醫(yī)院檔案管理保密工作的途徑

胡曉燕

摘 要：醫(yī)院檔案包含辦公室文檔、人事資料、病例檔案等，在方式方面不僅包括紙質(zhì)檔案，還包括電子數(shù)據(jù)檔案。檔案保管存在一定的繁瑣性，現(xiàn)存的檔案管理體系大都存在不足，如此給檔案數(shù)據(jù)的安全性帶來(lái)較大威脅。醫(yī)院有責(zé)任及義務(wù)對(duì)病人資料做好保密工作，醫(yī)院本身的辦公室文檔、人事資料等也存在較大的機(jī)密性，確保檔案的數(shù)據(jù)安全是醫(yī)院檔案保管工作的關(guān)鍵任務(wù)。文章對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要意義進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，并具體探討強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中保密工作的途徑，切實(shí)做好醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;保密

1 醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)保密的重要意義

在以往初始的醫(yī)院檔案保管方式中，檔案通過(guò)文字的方式記錄在紙質(zhì)載體上，人們可以很容易根據(jù)筆跡、印章和字體等分析和判定信息的原始性。信息系統(tǒng)背景下，醫(yī)院電子信息的原始要素越來(lái)越難以確認(rèn)，內(nèi)容作者很難保留原始的筆跡，很多檔案通過(guò)電子模式存儲(chǔ)在磁盤(pán)中，是虛擬形態(tài)的內(nèi)容，并沒(méi)有刻意判斷的痕跡，所以影響到檔案的準(zhǔn)確性。醫(yī)院檔案內(nèi)容根據(jù)種類(lèi)劃分具備一定的保密要求。信息保密系統(tǒng)的管理能夠提升檔案應(yīng)用過(guò)程的保密效率，尤其是部分牽扯到醫(yī)院學(xué)術(shù)探究成果和醫(yī)療處方等內(nèi)容，信息保密方式能夠提高檔案管理的準(zhǔn)確性。

在信息技術(shù)背景下，醫(yī)院內(nèi)電子檔案都是以電子信息的方式存儲(chǔ)于信息平臺(tái)內(nèi)，而這類(lèi)信息容易因?yàn)槿藶樵颉⒉环ㄕ叩男钜馄垓_現(xiàn)象、軟硬件問(wèn)題的技術(shù)性錯(cuò)誤與天然災(zāi)害等因素受到破壞與損失。而醫(yī)院檔案保管包含護(hù)患的保密性，因此信息保密方式在醫(yī)院檔案保管方面的使用可以有效防止檔案因?yàn)閬G失而產(chǎn)生泄密情況。比如，是醫(yī)院機(jī)密性檔案或包含學(xué)術(shù)論文和專(zhuān)利申請(qǐng)的發(fā)表，數(shù)據(jù)保密有效確保了其學(xué)術(shù)探究的私密性與先進(jìn)性。所以能夠避免醫(yī)院出現(xiàn)輿論譴責(zé)和面臨法律糾紛，有助于樹(shù)立與塑造醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)保密典范的社會(huì)形象，提高病人對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信任度。

此外，按照醫(yī)院檔案的屬性差異，能分成辦公室文檔、人事資料、臨床資料等;結(jié)合醫(yī)院檔案的各種形式，能將之分成紙質(zhì)檔案與電子文檔。醫(yī)院檔案內(nèi)容多樣，屬于醫(yī)院對(duì)醫(yī)療活動(dòng)、內(nèi)部管理和人才資源等資料的記錄，而且還可以為后續(xù)工作帶來(lái)依據(jù)。醫(yī)院資料大都存在保密性要求，像醫(yī)學(xué)成果的各項(xiàng)檔案，即醫(yī)院機(jī)密性?xún)?nèi)容，關(guān)系著醫(yī)院的專(zhuān)利申請(qǐng);人力資源檔案與醫(yī)療檔案，涉及了醫(yī)院職工與病人的私人資料，若保密工作不全面，不僅會(huì)使之個(gè)人權(quán)益遭到損害，并且還令醫(yī)院受到法律打擊，對(duì)醫(yī)院社會(huì)形象產(chǎn)生不良影響。所以，醫(yī)院要采取科學(xué)措施，盡量做好醫(yī)院資料的信息保密措施。

2 做好醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中保密工作的途徑

2.1 明確醫(yī)院保密檔案的范圍

要貫徹落實(shí)檔案保密工作，首先要針對(duì)醫(yī)院所有檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的分析和整理，明確規(guī)定哪些檔案資料屬于保密性資料，并且要根據(jù)保密資料的重要程度劃分保密等級(jí)。通過(guò)劃分保密檔案的范圍以及保密等級(jí)，可以對(duì)這部分資料采取不同的管理措施，利用各種技術(shù)手段和管理措施確保這部分保密檔案資料不被泄漏。

2.2 落實(shí)保密檔案管理規(guī)定

檔案工作人員都應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》和《檔案法》，完善檔案保密管理制度，并認(rèn)真研究貫徹和落實(shí)。通過(guò)貫徹執(zhí)行關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)以及本單位關(guān)于檔案管理的制度，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，履行檔案管理人員的職責(zé)，做好醫(yī)院檔案管理以及保密工作。

2.3 明確醫(yī)院檔案保密工作職責(zé)

醫(yī)院管理者對(duì)于檔案管理以及檔案保密工作要給予充分重視，以醫(yī)院檔案管理部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)為負(fù)責(zé)人，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)醫(yī)院檔案保密工作的開(kāi)展，確保醫(yī)院檔案保密工作的有效性。領(lǐng)導(dǎo)小組主要對(duì)檔案保密工作部署和落實(shí)提出明確要求，研究解決檔案保密工作中相關(guān)不足問(wèn)題。此外，還需要將檔案保密工作納入醫(yī)院年度管理工作計(jì)劃和考核內(nèi)容，為醫(yī)院檔案保密工作開(kāi)展提供組織保障。

2.4 做好保密檔案的歸檔以及保管

1）正確認(rèn)識(shí)檔案保管期限以及保密期限。檔案管理人員要正確理解檔案保管期限以及保密期限兩個(gè)概念，正確鑒別每項(xiàng)檔案資料的重要程度，確定檔案保管期限以及保密期限。一般保密檔案主要分為秘密、機(jī)密以及絕密三個(gè)保密等級(jí)，檔案管理人員要按照規(guī)定分別進(jìn)行保管，在上級(jí)管理部門(mén)做出明確指示之前不能自行更改保密期限、保管期限以及保密等級(jí)。我國(guó)的《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中明確規(guī)定各個(gè)保密等級(jí)的保密期限，秘密檔案不超過(guò)10年，機(jī)密檔案不超過(guò)20年，絕密檔案不超過(guò)30年。醫(yī)院檔案管理人員在對(duì)保密檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，要明確保密等級(jí)，同時(shí)在進(jìn)行保管時(shí)既要滿(mǎn)足保密文件的保管要求，同時(shí)也要滿(mǎn)足檔案利用的要求。2）強(qiáng)化保密檔案的日常管理。醫(yī)院檔案管理人員在日常的管理工作過(guò)程中，要嚴(yán)格履行保密檔案管理規(guī)定，對(duì)于借閱檔案的相關(guān)人員，首先要明確其是否擁有調(diào)閱保密檔案的權(quán)限。其次要嚴(yán)格執(zhí)行簽字程序，不能省略任何一個(gè)環(huán)節(jié)。此外，檔案管理人員要定期對(duì)保密檔案定期進(jìn)行檢查，清點(diǎn)保密資料的數(shù)量，查看檔案保存環(huán)境是否符合要求，發(fā)現(xiàn)保密檔案出現(xiàn)丟失、損壞以及檔案保管室環(huán)境發(fā)生變化，要及時(shí)采取措施，避免造成不良影響。對(duì)于在計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的文件資料，要設(shè)置密碼，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，防止檔案被盜，同時(shí)要明確規(guī)定存有保密檔案的計(jì)算機(jī)不能聯(lián)網(wǎng)。

2.5 強(qiáng)化檔案利用過(guò)程中的保密工作

1）加強(qiáng)檔案利用監(jiān)管力度。醫(yī)院醫(yī)療人員在借閱相關(guān)保密檔案資料時(shí)，檔案管理人員首先要確定借閱人員的身份，明確其是否具備權(quán)限，同時(shí)要了解其借閱的目的、用途等，同時(shí)檔案管理人員有義務(wù)向借閱者闡述關(guān)于保密檔案的相關(guān)規(guī)定，并且要加強(qiáng)借閱過(guò)程中的監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)借閱者存在不當(dāng)行為，要及時(shí)制止，并向有關(guān)部門(mén)報(bào)告。2）正確認(rèn)識(shí)檔案利用與保密之間的關(guān)系。對(duì)于保密檔案資料的利用必須以保密為前提，尤其是對(duì)于一些絕密檔案，必須要確保檔案的保密性，不能隨便供人參考和閱覽。

2.6 完善檔案管理設(shè)施

1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案室的保密建設(shè)。為了有效確保醫(yī)院保密檔案可以得到妥善的保管，醫(yī)院應(yīng)注重檔案室的保密設(shè)施建設(shè)。首先，檔案室應(yīng)該與檔案管理人員的辦公室分離，位置以樓層中間為宜。其次，借閱室和檔案室要分開(kāi)，避免檔案室多人進(jìn)入。再次，要安裝防盜門(mén)窗、安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保可以實(shí)現(xiàn)24小時(shí)無(wú)死角監(jiān)控。最后，要明確各個(gè)檔案管理工作人員的職責(zé)，對(duì)于無(wú)關(guān)人員一律不允許進(jìn)入檔案室，避免發(fā)生泄密事件。2）加強(qiáng)信息化保密手段。現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院在檔案管理工作中基本采用的是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理模式，大部分檔案資料在計(jì)算機(jī)當(dāng)中存有備份，所以信息安全也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。首先，醫(yī)院在采購(gòu)硬件設(shè)施時(shí)要確保各項(xiàng)硬件設(shè)施的質(zhì)量，避免由于硬件設(shè)施損壞，導(dǎo)致資料丟失。其次，關(guān)于計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，醫(yī)院要與品牌和口碑良好的企業(yè)進(jìn)行合作，開(kāi)發(fā)單獨(dú)屬于醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，這對(duì)于保障檔案資料的信息安全具有重要意義。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案保密工作是檔案管理中的重要內(nèi)容，由于醫(yī)院的檔案資料涉及范圍較廣，不僅關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，也關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)療人員的切身利益，同時(shí)由于醫(yī)院檔案資料對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)院管理者的決策具有極大的參考價(jià)值，相關(guān)檔案資料調(diào)閱比較頻繁，所以強(qiáng)化保密工作是醫(yī)院檔案管理的必然要求。

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