文書檔案信息電子化管理探討

劉丹鳳

摘 要：在檔案工作中，文書檔案信息是一項重要的管理內容，能夠將相關決策、問題處理、基本建議等方面過程及成果加以客觀反映，電子化管理的高效落實，能夠滿足各方需求。就文書檔案信息電子化管理的價值進行闡述，進一步探究文書檔案信息電子化管理方法，旨在促進文書檔案信息電子化管理目標的順利實現。

關鍵詞：文書檔案;信息電子化管理;存儲備份

通過電子化的方式來對文書檔案信息資源進行管理，能夠保證管理水準，便于發揮文書檔案信息的應用價值，保證檔案資源的準確性、完整性與可靠性，信息資源的需求得以滿足，為各項工作的開展提供支持。知識經濟時代下，信息內容更加豐富，應用電子化的方式來管理文書檔案，具有一定可行性。

1 文書檔案信息電子化管理的價值

1.1 文件傳遞更為安全快速

傳統文書檔案信息管理方式下，一旦操作的規范性不足，極易出現文件丟失或者泄露等情況，傳統依靠郵政系統傳送文件，這一方式下往往會受到距離的制約，導致文件傳遞的速度及安全無法得到保證。而通過電子化管理方式的應用，能夠充分網絡技術的應用價值，快速且安全的傳遞文件，為文書檔案歸檔、檢索及利用都帶來極大的便利。

1.2 促進文書檔案信息交流共享

以手工方式來管理文書檔案的過程中，往往是通過文件柜來對文書檔案進行保存，資源限制的情況較為普遍，這就會造成不必要的資源浪費，并且后期需要查閱及利用文書檔案的過程中也存在一定難度。而通過現代化的方式來對文書檔案信息進行管理，自案卷級和單途徑管理逐步轉變為文件級和體系管理轉變，不再局限于檔案外部特征管理，而是重視內外部特征的協調化管理，從而達到良好的文書檔案信息管理成效。以計算機信息技術為支持，協調應用網絡技術，將檔案信息與載體分離，提高文書檔案信息的利用價值，與其他信息系統之間相互協調工件，促進彼此之間共聯，將文書檔案信息的各項記錄提供出來，確保文書檔案得以高效利用，文書檔案信息電子化管理工作質量也得到保證。以電子化管理方式為支持，能夠保證信息資源調閱的時效性，及時進行響應和脫機處理，免受時空限制，確保查全率和查準率得到有效保證。

1.3 穩定保存電子文件

通過對比紙質至檔案載體與電子文件載體來看，后者的使用壽命要優于前者。在紙質檔案存儲過程中，纖維素的性質往往會對紙張的耐久性產生一定影響，受到外在因素比如高溫、酸、氧化劑等條件的影響，纖維素極易遭到破壞，出現水解反應或者氧化反應，這就極易影響文書檔案管理工作質量，甚至造成信息丟失、泄露等問題，嚴重影響文書檔案信息資源價值的發揮。而在電子化管理方式下，可通過先進化、成熟化的設備來讀取電子文件，進行妥善保存，對于電子載體的選擇必須要與實際文書檔案信息管理需求相符合，以確保VCD、DVD、U盤、移動硬盤等使用功能得到有效發揮。

1.4 提升工作效率

采用信息電子化的方式來對文書檔案實施管理，能夠高效的處理信息，一定程度上彌補傳統手工操作的不足，保證收集完整，降低疏漏概率。傳統手工整理方式下，極易出現字跡模糊、書寫不規范、漏抄漏寫等情況，而在信息電子化管理方式下，文書檔案得以規范整理，分類合理，統計準確，疏漏和失誤得到有效防范，有效的節省了時間和精力，促進了文書檔案管理工作效率的顯著提升。以計算機軟件為支持，能夠高效開展收集、儲存、分類、查閱等工作，為文書檔案各項工作的有序開展提供了良好的支持。

2 文書檔案信息電子化管理方法

2.1 收集歸檔

在電子化管理模式下，文書檔案信息管理更具便捷性和高效性，在文書檔案信息的收集與歸檔方面有著充分的體現。一般情況下，以計算機網絡系統為支持來收集并整理文書檔案信息，實際操作較為復雜，電子文件形成到歸檔的整個期間內，存在被修改、刪除的風險，這些操作都不會留下痕跡。針對此種情況，在應用電子化管理方法來對文書檔案信息進行管理的過程中，相關部門應當及時收集電子文件并立即歸檔，向綜合檔案室移交，以保證管理的集中化。與此同時，在對文書檔案信息進行歸檔的過程中，需附屬動靜態數據信息，以原件屬性信息、生成環境記錄等為靜態數據信息，以創建、審定、歸檔、接收等處理過程記錄為動態數據信息，這就能夠提升文書檔案信息收集歸檔的規范化和有效性，促進文書檔案實際價值的最大化發揮。

2.2 存儲備份

以計算機軟硬件為支持，電子檔案得以實現，一般通過主流存儲格式來對不同類型文件進行歸檔，通過格式轉換的方式來處理非通用格式的電子文件。為確保文書檔案信息管理的規范性和可靠性，自應用電子化管理方式的過程中，必須要選擇成熟化且具有可發展性的存儲設備，在脫機保管的方式來保管機密電子檔案。檔案管理系統運行過程中，必須要建立備份及恢復系統，保證其運行的有效性，做好系統、數據庫、網絡及電子原件的備份工作。于磁光介質上通過脫機方式來對電子檔案進行保存的過程中，一般為一式兩套，必要情況下對第三套進行復制，以滿足封存、查閱利用及異地保存的現實需求。

2.3 雙套制保管

檔案具有原始記錄的特性，電子化管理方式下檔案便于修改，難以防偽，尤其是在復雜的網絡環境下，檔案存在丟失、泄密等隱患，導致人們認為紙質檔案更具原始性和說服力。因此在文書檔案信息電子化管理的過程中，可采取雙套制保管的方式，以紙介質和磁光介質為載體加以協調應用，一起歸檔，此種方式下兩套檔案的內容相同，這就能夠保證紙質檔案內容的原始性，電子文件也具有良好的利用價值。

3 結語

在信息時代下，為確保文書檔案信息安全，必須要正確應用電子化管理方式，提高單位文書檔案管理成效，確保文書檔案信息的應用價值得到充分發揮。文書檔案信息電子化管理具有一定系統性和長期性，未來工作中要逐步提升檔案管理人員的素質技能，保證檔案信息安全可靠，從而確保信息服務的高層次化和價值性。

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