辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

王芳

摘 要：當前醫院的醫療條件不斷改善，辦公環境也變得更加現代化，自動化的辦公環境是現代醫院的標配，對提高檔案管理效率具有良好的作用。醫院的患者數量多，保管好患者的檔案，為患者進行疾病治療等具有積極的幫助。為此本文結合辦公自動化環境的特征和優勢來分析醫院檔案管理的有效方法，致力于將醫院檔案管理的問題解決，提高醫院檔案管理的水平。

關鍵詞：辦公自動化環境;醫院檔案管理;應對策略

前言：當前我國醫療衛生體系的發展水平在不斷提高，應用的科學技術在不斷的增多，為此醫院檔案管理的數字化更加突出，檔案管理工作開始朝著現代化、電子化以及制度化的方向發展。醫院的檔案記錄了醫院的發展歷史，同時也為患者來院診治帶來了方便，為記錄和留存大量醫療科技成果具有幫助，其為醫學工作者開展醫學研究，提供了大量的數據。為此，加強對醫院的檔案管理，對醫院的發展來說非常重要。辦公自動化的環境，能夠充分利用互聯網技術的優勢，繼而實時在線、大量保存相關數據信息，對醫院的檔案管理提供了便利。

1 辦公自動化概述

隨著互聯網技術的發展和更新，辦公自動化越來越普及。自動化的辦公條件實現要借助計算機、網絡等設備，使得辦公室具備網絡信息傳輸的功能，能夠集信息保存、傳輸、接收等于一體。通過構建信息數據庫，繼而提高信息傳輸的穩定性與安全性，將傳統辦公模式的缺點糾正和改掉，目前傳統的紙質辦公形式開始被取代，具有現代化特色的自動化辦公深入到了社會生活的方方面面。

辦公自動化應用在醫院的檔案管理中，則具有多個方面的好處。首先，由于醫院作為公共場所，因此患者人數多，相關的檔案信息非常多，為了緩解醫患關系，需要對患者的病例，醫生的診治情況進行記錄，而紙質的記錄不易于保管，通過辦公自動化則能夠提高檔案信息保管的質量和安全性，節省紙質資源，繼而達到環保、綠色和高效的檔案管理效果;其次，辦公自動化在醫院檔案管理中便于信息的查找以及輸入，現代社會人必備的一項技能就是應用計算機，檔案管理實現辦公自動化，則能夠為信息的有效查詢提供便利，還能夠促進信息資源的共享，提高醫院與部門之間的交流和溝通，增強醫院檔案資源的利用效率，使得檔案信息能夠存儲更長的時間，并且在存儲形式上也能夠將信息、圖片以及視頻等進行保存，為檔案管理帶來了極大的方便。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

2.1 電子存儲的安全性問題

辦公自動化是借助互聯網來實現，雖然具有多方面的優勢，但是也具有一定的安全問題。因為醫院的檔案屬于比較私密的信息，不能隨意的泄露給其他人，然而網絡黑客的存在，導致醫院的檔案信息容易被泄露，患者的私人信息也容易被不法分子所謀獲，當前社會中很多電信詐騙就存在盜取醫院患者信息的問題，引發了較多的社會問題。

2.2 檔案管理的標準不一

為了提升檔案管理的效率，則需要 建立統一的管理標準，這樣信息在輸入和查詢上也更加方便。但是當前由于醫院工作人員的素質水平存在差異，在檔案保存上參差不一，檔案管理缺乏規范性，沒有進行系統的管理。在辦公自動化的條件下，很多員工僅僅對重要的信息進行電子存檔，然而紙質原稿卻往往容易忽視。

2.3 檔案管理人員的綜合素質有待增強

檔案管理屬于一項專業的工作，但是現階段，我國包括學校等在檔案管理上存在專業性不足的問題，醫院的檔案管理在技術方法、工作原則和采用標準上存在不同，為此也對檔案管理員工的綜合素質水平提升提出了更高的要求。老員工采用電子檔案辦公的能力偏弱，只有比較年輕一代的員工對計算機技術掌握比較牢靠，辦公自動化的操作頻率也相對較高。

3 辦公自動化環境下提高醫院檔案管理質量的策略

3.1 建立安全防火墻，增強對網絡的監管

安全性是醫院檔案管理的基本要求，也是維護患者權益的重要體現，醫院在辦公自動化環境下提高檔案的管理效率，首先要防止檔案數據被盜或者丟失的情況出現，避免網絡黑客對檔案管理系統帶來的攻擊，導致計算機信息出現泄漏，為此要加快建立安全防火網系統，利用更加先進的技術來減少系統存在的漏洞，避免醫院的信息被盜用。醫院要加快建立完善的網絡監督管理系統，通過對網絡信息系統進行加密處理，設置安全使用權限等，以此來降低檔案管理網絡存在的安全隱患，為醫院的檔案管理提供一個安全的環境。同時也要防止人為因素所導致的文檔信息丟失或者損壞，為此要強化網絡監督，檔案查詢的人員要進行登記，只有享有權限的人才能夠登錄檔案，繼而提高檔案管理的安全性和可靠性。

3.2 建立統一規范的檔案管理標準

要提高電子檔案管理的效率，建立統一的檔案管理與規范標準，使得文書管理同電子檔案管理具有統一的標準。通常情況下，文書管理、檔案管理所屬的部門是不同的，其中文書部門主要對文檔前期工作負責，而檔案部門主要是負責后期，即對文檔進行接收、規整和管理等，文書與檔案管理都需要建立規范的管理標準和體制，這樣二者才能夠有效地配合，提高檔案管理的效率，為醫院管理提供方便。在制定統一以及規范的檔案業務流程時，要確保管理流程的嚴格性、規范性和統一性，加強對工作人員的規范，增強電子檔案的管理效率。最后，要具備統一的技術操作標準，包括電子檔案和紙質檔案的管理上要使得技術操作標準是統一的和規范的。比如在設計流程時，要選擇那些性能優越且兼容性強的系統，這樣在技術標準應用上則可以提高處理的規范性。

3.3 增強對工作人員的培訓管理，提高綜合素質

現階段我國的醫療衛生事業發展進入了新的階段，新技術和新內容在醫院檔案中的應用，則使得檔案管理的效率有待提升。作為醫院，要加強對工作人員的培訓管理，堅持把握好檔案管理的人才關和招聘關，根據招聘流程來選拔出經驗豐富的檔案管理人員。另外，要提高對醫院工作者的培訓管理，提高其使用現代化辦公技術的能力，使在職員工能夠增強對現代檔案管理的認知與滲透，結合現代化的信息管理途徑，全面增強檔案管理的綜合素質。

4 結語

辦公自動化環境下，醫院的檔案管理是一項系統性工程，面臨著比較繁瑣的工作，為此需要醫院加大在檔案管理辦公自動化方面投入力度，使其具備更加扎實的技能，從而實現醫院檔案管理工作效率的提升。

參考文獻

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