新時(shí)代檔案管理制度優(yōu)化探析

摘 要：在新的歷史條件下，檔案管理必須緊跟時(shí)代的步伐，通過(guò)轉(zhuǎn)變思想觀念、借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)自身更好的發(fā)展。本文分析了新時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出了優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理工作的建議，以期能夠?yàn)閮?yōu)化檔案管理制度，做好新時(shí)代檔案管理工作提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案管理;信息技術(shù)

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有明確的原始記錄作用的固化信息。包括社會(huì)實(shí)踐中作為歷史記錄保存以備查考的各類信息以及用其它方式和載體保存的具有一定價(jià)值的實(shí)體文件。大到國(guó)家事務(wù)，小到個(gè)人生活，幾乎所有工作都離不開(kāi)檔案管理工作，且在未來(lái)檔案管理還會(huì)繼續(xù)發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也必須不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

1 新時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 思想重視程度不夠

部分基層單位對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有從思想上充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性和檔案管理的重要意義，一定程度上影響了單位的檔案管理工作。在學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的過(guò)程中，不能嚴(yán)格按照法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定和要求開(kāi)展工作，導(dǎo)致單位檔案管理比較混亂，不能有效發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用。

1.2 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作薄弱

當(dāng)前，部分基層單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，存在喊口號(hào)多、實(shí)際執(zhí)行差的問(wèn)題，基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)工作非常薄弱。比如，有的單位雖然建立了內(nèi)部檔案管理制度，但是落實(shí)不到位甚至根本不落實(shí);有的單位檔案管理人員身兼數(shù)職，或者沒(méi)有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作上投入的精力不足，導(dǎo)致檔案整理不規(guī)范、組卷不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，檔案管理比較混亂。有的單位在未開(kāi)展檔案鑒定工作或沒(méi)有履行法定程序就擅自銷毀應(yīng)歸檔留存的原始資料等。

1.3 檔案信息化建設(shè)比較落后

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理必須積極適應(yīng)新時(shí)代檔案工作發(fā)展的要求，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。雖然近年來(lái)我國(guó)檔案管理信息化程度不斷提升，但是從整體情況來(lái)看依然存在短板，部分基層單位受到種種因素制約，檔案信息化建設(shè)比較之后。比如，有的基層單位依然習(xí)慣于停留在紙質(zhì)檔案管理的階段，對(duì)于檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí);有的雖然引入了先進(jìn)的設(shè)備或軟件，但是長(zhǎng)期棄之不用;有的從客觀上就根本無(wú)法滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。

1.4 檔案資源開(kāi)發(fā)利用不充分

檔案資源的價(jià)值在于其蘊(yùn)含的豐富的信息資源，只有把這些豐富的資源利用起來(lái)才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。但是在實(shí)際工作中，部分基層單位只注重檔案的收集、整理和保管，錯(cuò)誤地認(rèn)為只要檔案資料保管齊全、分類準(zhǔn)確就是履行了職責(zé)，而忽視了對(duì)其信息資源的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)際上是本末倒置，沒(méi)有真正發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

2 檔案管理的優(yōu)化的思路與策略

2.1 建立和完善檔案管理制度

必須通過(guò)建立和完善科學(xué)的檔案管理制度促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化水平，檔案管理制度的建立必須遵循科學(xué)的原則。要堅(jiān)持科學(xué)性與合理性，使規(guī)章制度能夠滿足本單位、本部門(mén)檔案管理的需要。要確保簡(jiǎn)明扼要，可操作性強(qiáng)，能夠在檔案管理實(shí)踐中更好的發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范作用。要堅(jiān)持制度面前一律平等，制定的規(guī)章制度既要要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守，部門(mén)單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)帶頭嚴(yán)格遵守，確保用制度規(guī)范檔案管理工作，保持制度的持久性。要適當(dāng)引入激勵(lì)機(jī)制，在制度中明確獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于嚴(yán)格遵守制度的工作人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不遵守制度、不按照制度開(kāi)展檔案管理工作的進(jìn)行懲罰，做到獎(jiǎng)懲分明。

2.2 建設(shè)高水平檔案管理隊(duì)伍

檔案管理工作最終要通過(guò)人去完成，提高人員整體素質(zhì)和能力對(duì)于優(yōu)化檔案管理工作具有十分重要的作用。要提高基層單位，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)，在基層單位，領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度往往是決定檔案管理工作能否有效推進(jìn)的決定性因素，所以必須強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。針對(duì)具體負(fù)責(zé)檔案管理工作人員，要經(jīng)常對(duì)其開(kāi)展專業(yè)化培訓(xùn)，不斷提升其檔案管理的能力，為進(jìn)一步做好檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。要提高相關(guān)人員依法管理檔案的認(rèn)識(shí)和水平，嚴(yán)格按照《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)開(kāi)展檔案管理工作。

2.3 不斷加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理必須積極適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，扎實(shí)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。檔案的信息化建設(shè)，既要立足于收集、整理、保管檔案信息，更要著眼于開(kāi)發(fā)和運(yùn)用各類信息，讓信息發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，從而更好的造福人民群眾。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)從資料的收集、整理、使用三個(gè)環(huán)節(jié)入手，著重做好以下工作。首先，要及時(shí)準(zhǔn)確的收集信息。基層單位應(yīng)當(dāng)扎實(shí)做好檔案信息收集這一基礎(chǔ)性的工作，把好檔案信息第一道關(guān)口，為后期的檔案信息整理、使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保檔案信息沒(méi)有錯(cuò)誤和紕漏。其次，要充分運(yùn)用各類先進(jìn)技術(shù)。要使用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將原始檔案資料轉(zhuǎn)化成文字、圖片、視頻等形式的電子數(shù)據(jù)資料，按照分門(mén)別類的原則，輸入相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化、數(shù)據(jù)化。最后，要大力開(kāi)發(fā)和運(yùn)用檔案資源。通過(guò)借助現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源的共建共享，為使用者提供更加便捷的服務(wù)。

2.4 高度重視檔案保密工作

檔案管理還有一項(xiàng)特殊的要求，那就是必須做好保密工作，部門(mén)單位必須嚴(yán)格按照保密要求做好檔案的保密工作。首先，有條件的單位要建設(shè)專門(mén)的檔案管理庫(kù)房，安裝防盜門(mén)窗，防止檔案出現(xiàn)失竊。不具備建立專門(mén)檔案管理庫(kù)房的單位，也應(yīng)挑選安全性高的地點(diǎn)作為存放檔案的地點(diǎn)，并做好防盜工作。其次，檔案管理應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)管理，調(diào)用和借閱檔案必須按照制度出具相應(yīng)的手續(xù)，否則一律不許外借。最后，要區(qū)分保管檔案和保密檔案，保管檔案主要指本單位員工的人事檔案或者單位的工作檔案等，而保密檔案則是指根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，帶有“密級(jí)”類的檔案，必須對(duì)不同的檔案進(jìn)行區(qū)分，采取不同的保管方法。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作具有十分重要的意義，在信息化的時(shí)代，檔案管理工作必須積極適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的要求，充分運(yùn)用科學(xué)技術(shù)成果，實(shí)現(xiàn)自身更好的發(fā)展。在這一過(guò)程中，作為檔案管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前存在的突出問(wèn)題，并針對(duì)這些存在的問(wèn)題加以改進(jìn)，唯有如此，檔案管理工作才能發(fā)揮更大的作用，實(shí)現(xiàn)更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

高煥杰（1984-），女，本科，中級(jí)，山東陽(yáng)谷，聊城市東昌府區(qū)檔案館，檔案管理。