從商業(yè)綜合體檔案管理中探索物業(yè)管理的重要性

王卉

摘 要：以規(guī)范商業(yè)綜合體檔案管理為重點(diǎn)，通過(guò)對(duì)商業(yè)綜合體物業(yè)檔案管理狀況的深入調(diào)查與分析，針對(duì)物業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策，以提高物業(yè)管理水平為目標(biāo)，制定出一套適合商業(yè)綜合體檔案管理的方法。

關(guān)鍵詞：商業(yè)綜合體;檔案管理;物業(yè)管理

1 物業(yè)管理檔案收集整理基本實(shí)踐

當(dāng)前企業(yè)運(yùn)營(yíng)秉持著“精細(xì)管理促進(jìn)發(fā)展”的戰(zhàn)略思路謀求應(yīng)對(duì)多變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。在這思路的指導(dǎo)下，每個(gè)商業(yè)綜合體必須將加強(qiáng)檔案管理，作為重中之重。企業(yè)要本著“每個(gè)員工都是檔案管理的第一責(zé)任人”原則，鼓勵(lì)員工以主人翁精神，主動(dòng)學(xué)習(xí)并掌握檔案管理知識(shí)，積極學(xué)習(xí)、帶頭參與，共同營(yíng)造良好的檔收集與整理氛圍。

1.1 大局意識(shí)在前，預(yù)先布置安排

根據(jù)物業(yè)管理工程部、安全部、綜合部、客服部等工作性質(zhì)與特點(diǎn)，在工作中應(yīng)及時(shí)收集、不斷積累，做到在工作閉環(huán)時(shí)，檔案資料的收集整理工作也應(yīng)同時(shí)閉環(huán)。為什么必須用閉環(huán)的思路設(shè)立專(zhuān)職檔案人員來(lái)進(jìn)行物業(yè)管理檔案收集呢？是因?yàn)殚]環(huán)式管理體系是一個(gè)完整的管理體系，比如，一份重要的審批文件，涉及多個(gè)部門(mén)，如果沒(méi)有最終歸口，非常容易損壞或丟失，甚至在檔案目錄上沒(méi)有借閱記錄，以致無(wú)法追查檔案保管人和經(jīng)辦負(fù)責(zé)人。因此，一般以項(xiàng)目為單位設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，由專(zhuān)人管理是較好的管理策略。所以，在對(duì)各部門(mén)的專(zhuān)兼職檔案管理人員體要求中，必須明確具體的物業(yè)檔案歸檔范圍，為及時(shí)、完整、有效地收集檔案材料打下良好的基礎(chǔ)，并幫助企業(yè)管理者在經(jīng)營(yíng)管理運(yùn)營(yíng)中進(jìn)行決策。

1.2 居安思危，措施嚴(yán)控

作為商業(yè)企業(yè)物業(yè)管理部門(mén)在經(jīng)營(yíng)管理工作中，需設(shè)立信息檔案管理部門(mén)，重要工作職責(zé)為負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各方面工作，需要收進(jìn)各類(lèi)物業(yè)設(shè)備設(shè)施維護(hù)、環(huán)境養(yǎng)護(hù)、安全保障等信息、不斷匯總、及時(shí)整理。為了加強(qiáng)檔案管理，必須要求物業(yè)管理部門(mén)各班組都設(shè)有一個(gè)兼職檔案員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)各組相關(guān)資料、及時(shí)整理、保障各階段檔案的完整。并且每天將收集的動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行保管與及時(shí)歸檔，并列為工作考核的重要內(nèi)容。各班組檔案管理人員作為商業(yè)項(xiàng)目接收的成員，提高檔案人員的參與度，切實(shí)負(fù)起檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任，參加竣工移交工作全過(guò)程，負(fù)責(zé)與大型項(xiàng)目在竣工后，與建設(shè)工程單位針對(duì)專(zhuān)題檔案的收集、整理，確保檔案保管信息不留死角。

1.3 明確規(guī)范，保證檔案質(zhì)量

與建設(shè)工程單位在檔案移交管理中，商業(yè)企業(yè)的物業(yè)管理部門(mén)每個(gè)員工都處于高度忙碌和緊張的狀態(tài)，檔案收集整理工作稍不注意就會(huì)被忽視，其后果是許多資料散失無(wú)法彌補(bǔ)。因此從開(kāi)始就必須明確檔案收集的范圍，可以結(jié)合屬地檔案局要求，制定《檔案管理移交明細(xì)》，明確出需要接收的檔案內(nèi)容、保管年限、檔案生成日期與編制單位。在接收檔案過(guò)程中，物業(yè)管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，除紙質(zhì)文件材料外，對(duì)電子文檔、聲像材料以及實(shí)物的收集，保障資料完整。運(yùn)營(yíng)后，商業(yè)綜合體專(zhuān)職檔案員需要制定出《企業(yè)檔案保管規(guī)范》，明確企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中各部門(mén)需要收集整理的檔案明細(xì)，特別是物業(yè)管理部門(mén)，各個(gè)時(shí)期形成的檔案材料，并幫助各部門(mén)專(zhuān)兼職檔案人員建立檔案收集清單，定期做好對(duì)物業(yè)管理部門(mén)的指導(dǎo)和服務(wù)。在經(jīng)營(yíng)中通過(guò)微信、QQ、郵箱傳送的各類(lèi)文件，必須按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔保存，確保文件形成的質(zhì)量。

1.4 組織展示，保障多種服務(wù)

物業(yè)檔案是物業(yè)公司在服務(wù)業(yè)主過(guò)程中形成的具有一定保存價(jià)值的文件、資料等，在企業(yè)管理方面發(fā)揮著重要作用。檔案管理屬于一項(xiàng)實(shí)踐跨度較長(zhǎng)的工作，特別是一些有關(guān)時(shí)間或數(shù)據(jù)性的資料，如果每次都必須翻閱紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢(xún)，非常不利于檔案的保存，因此，在建立紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還需建立電子檔案。在物業(yè)管理工作中，必須將檔案管理工作作為重點(diǎn)，不斷加深檔案管理的理論知識(shí)灌輸，不斷提高檔案管理的質(zhì)量，為將來(lái)商業(yè)綜合體在各階段成果展示中起到更飽滿(mǎn)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

2 商業(yè)綜合體重大活動(dòng)中物業(yè)管理檔案收集與管理的探討

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案意識(shí)

建立健全檔案管理制度的目的是明確每個(gè)崗位的員工崗位職責(zé)以及工作計(jì)劃，責(zé)任者明確，操作性強(qiáng)。這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點(diǎn)，作為物業(yè)管理檔案人員，應(yīng)完善檔案臺(tái)帳，核實(shí)檔案資料的完整性，對(duì)于未填寫(xiě)完整的檔案資料退回相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)充完善，以確保重要檔案完整與查閱利用。管理制度應(yīng)明確檔案管理人員相應(yīng)的管理范圍，來(lái)防止在檔案借閱的過(guò)程中造成資料流失。商業(yè)綜合體在重大活動(dòng)運(yùn)營(yíng)中，會(huì)存在出現(xiàn)突發(fā)事件的隱患，也是對(duì)物業(yè)管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)。由于，突發(fā)事件發(fā)生，都會(huì)是突然的、沒(méi)有任何準(zhǔn)備的。而這些事件就其社會(huì)意義來(lái)說(shuō)，都很受人關(guān)注。此時(shí)，會(huì)出現(xiàn)企業(yè)在緊急情況之下，忽略檔案形成、收集等具體安排。但如果當(dāng)時(shí)不形成和收集，可能會(huì)造成無(wú)法追補(bǔ)的后果。要解決這個(gè)矛盾，一是靠制度建設(shè)，建立《檔案管理操作指引》《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》以及各類(lèi)重大活動(dòng)預(yù)案、工作方案等，明確檔案形成、收集、整理的范圍、方法和責(zé)任，使企業(yè)專(zhuān)兼職檔案管理員在任何緊急情況下，都能深刻繃緊檔案保管這根弦，知行合一。

2.2 建立健全重大活動(dòng)物業(yè)管理檔案的組織機(jī)構(gòu)

首先是要充分發(fā)揮經(jīng)常性的檔案網(wǎng)絡(luò)，包括專(zhuān)職檔案員及各部門(mén)的兼職檔案員的作用。這是做好物業(yè)管理在面對(duì)重大事件檔案的主要力量。尤其物業(yè)管理兼職檔案員，必須了解各類(lèi)事件的發(fā)生、進(jìn)展及其重要程度，并且熟悉該方面業(yè)務(wù)，能夠也應(yīng)當(dāng)開(kāi)展相應(yīng)的收集整理工作。其次是企業(yè)成立各類(lèi)應(yīng)急組織時(shí)，應(yīng)充分吸收檔案人員參與;檔案人員不僅要承擔(dān)分析匯總、上傳下達(dá)和對(duì)外宣傳的職能，還要負(fù)責(zé)主動(dòng)收集和整理歸檔。檔案員也要和各類(lèi)應(yīng)急組織保持經(jīng)常性的聯(lián)系，增強(qiáng)敏感性，提高主動(dòng)參與的積極性。

2.3 加強(qiáng)宣傳教育，全面提高員工的檔案意識(shí)、規(guī)范意識(shí)和制度意識(shí)

檔案是員工收集或記錄的真實(shí)資料，檔案的完整性的關(guān)鍵在于員工意識(shí)和素質(zhì)的提升。如果員工不了解檔案管理是其工作的重要組成部分這種意識(shí)，那么即使管理制度再完美，員工仍可能存在疏忽，導(dǎo)致檔案的真實(shí)性大打折扣，失去其應(yīng)有的作用。因此，要做好物業(yè)管理檔案的一個(gè)重要前提，就是統(tǒng)一檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，特別是非檔案管理人員對(duì)檔案的重視。企業(yè)負(fù)責(zé)人帶頭參與，從員工入職培訓(xùn)開(kāi)始加強(qiáng)，并不定期宣傳教育檔案管理的重要性，把商業(yè)綜合體物業(yè)管理檔案的重要性放到管理重點(diǎn)中，加大檔案管理培訓(xùn)力度，層層落實(shí)完善。

2.4 加強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用，為業(yè)務(wù)工作服務(wù)

商業(yè)綜合體必須對(duì)物業(yè)管理部門(mén)檔案在檔案收集中要充分利用形成的檔案資料進(jìn)行分析、總結(jié)、研究，對(duì)于提高本企業(yè)遇到重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和重要問(wèn)題進(jìn)行處置的能力水平，其意義都是不言而喻的。物業(yè)管理部門(mén)在明確將檔案移交到商業(yè)綜合體檔案室之前，最好以專(zhuān)題的形式，相對(duì)獨(dú)立地將所保管的檔案登記編號(hào)和排列，制作完整可查的檔案移交目錄。同時(shí)，做好物業(yè)管理檔案的開(kāi)發(fā)利用，也可以反過(guò)來(lái)提高有關(guān)人員的檔案意識(shí)，提高其收集整理的積極性。因此，應(yīng)該充分利用物業(yè)管理檔案進(jìn)入企業(yè)檔案室之前的短暫時(shí)機(jī)，邊整理、邊開(kāi)發(fā)利用，包括數(shù)據(jù)分析、信息比對(duì)、資料匯編、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等等。對(duì)于重要的或常用的材料，物業(yè)管理部門(mén)應(yīng)該提前做好備份留存。在收集范圍上，不能滿(mǎn)足于紙質(zhì)材料，而應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的實(shí)際，紙質(zhì)、電子文檔和聲像實(shí)物并重，尤其要注意網(wǎng)絡(luò)報(bào)告資料和電子郵件稿件的收集，反映其客觀真實(shí)的全過(guò)程。

物業(yè)檔案管理貫穿在商業(yè)綜合體運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程中，提高物業(yè)管理檔案管理的水平是為了促進(jìn)商業(yè)綜合體運(yùn)營(yíng)管理水平的提升。商業(yè)綜合體必須真正認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并為物業(yè)檔案工作提供各種支持，助力物業(yè)管理整體水平不斷提高。