新時代強化學校檔案管理工作的思考

杭吉

摘 要：隨著學校檔案信息化體系的不斷完善，加強學校檔案管理工作不僅是推動核心素質教育的重要舉措，也是提升學校教學質量的重要途徑。本文立足于新時代學校檔案管理模式的概述，闡述學校檔案管理工作所存在的問題，最后提出強化學校檔案管理工作的具體對策。

關鍵詞：新時代;學校;檔案管理;信息化

基于大數據技術在學校檔案管理中的應用，在新時代環境下，學校檔案管理工作不僅在形式上出現了變革，而且在內涵、功能以及服務對象等方面都具有外延性。隨著學校檔案管理信息化的發展，尤其是核心素質教育的推進對學校檔案管理工作提出了更高的要求，因此如何進一步推進學校檔案管理工作的開展，適應新時代的新要求，是每一個教育工作者所必須要思考的問題。

1 新時代學校檔案管理的概述

學校檔案通俗來講就是記錄學校直接產生的具有保管和利用價值的文字、圖片、實物、聲像等原始記錄。檔案管理則是組織管理學校檔案工作的方式，學校檔案管理模式必須要建立在服務學校教學工作的基礎上。結合實踐調查學校檔案主要分為紙質檔案和電子檔案。基于學校檔案的重要性，加強學校檔案管理工作具有重要的意義：首先加強學校檔案管理是對構建現代學校管理體系的重要舉措。隨著核心素質教育的實施和推進，尤其是生命教育理念的融合，構建現代教育管理體系是培養新時代人才的重要舉措。學校檔案是對學校經營管理、教學活動等諸多業務工作的記錄，通過對各項檔案的優化管理可以為促進學校經營管理工作提供重要的信息支撐;其次加強學校檔案管理是弘揚優秀校園文化，培育核心素養人才的重要舉措。學校檔案具有科學文化的歷史屬性，加強學校檔案管理工作可以進一步弘揚優秀的校園文化，體現學校師生的智慧結晶。例如學校通過加強檔案管理工作的過程也是對優秀校園文化匯總與宣傳的過程;最后加強學校檔案管理工作是推動檔案數字化建設，整合信息資源的重要手段。推動校園檔案信息化建設是適應大數據技術發展的必然舉措，通過強化檔案管理可以進一步整合校園的資源，實現資源共享，建設高質量的校園。

2 新時代學校檔案管理存在的問題

基于信息化技術的不斷發展，實現學校檔案信息化建設成為打造“數字化校園”“智慧化校園”的重要舉措。在新時代環境下，學校檔案管理工作迎來了前所未有的發展機遇，尤其是檔案雙軌制的深入推進，學校對檔案管理工作的重視程度越來越高，檔案管理信息化程度越來越大，但是我們必須要保持清晰的頭腦，認識到當前學校檔案管理工作所存在的問題：

2.1 學校檔案管理基礎配套設施不完善，信息化建設滯后

基于大數據技術在學校管理中的應用，推動學校檔案管理信息化發展是檔案管理工作的開展趨勢。構建檔案信息化體系不僅要求學校投入巨大的資金用于改造硬件設施，也需要學校加強檔案管理隊伍建設，以此支撐檔案管理信息化的發展。但是根據調查，目前學校檔案管理存在基礎設施不完善、信息化建設滯后的問題：一方面基于龐大的資金需求，學校檔案管理的基硬件設施存在很大的短板。檔案對于環境的要求比較高，但是基于義務學校配置不合理，導致學校的在校生越來越多，用于存放檔案的房屋越來越少，甚至部分學校連基本的檔案室都沒有;另一方面學校檔案信息化建設滯后。例如很多學校的檔案管理載體仍然是以傳統的老式電腦為主，檔案管理系統比較落后。

2.2 檔案資料保存不全，利用率不高

檔案是學校各項工作的原始記錄，加強對學校檔案的管理工作是保證學校各項資料完整性的重要舉措。但是目前學校在檔案資料保存及利用率上存在以下問題：一是學校檔案資料缺乏特色，尤其是忽視對本校具有優勢特色的資料的保存。目前大部分學校檔案管理的內容主要以基建、行政、黨務、財會、教學類檔案為主，其他門類的檔案數量很少或根本沒有。如照片檔案、聲音檔案、影像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，本學校的特色檔案更是寥寥無幾;二是學校檔案資料的丟失破損現象突出。目前學校檔案資料因保管不到位或者環境影響導致檔案資料的破損率比較高;三是檔案管理的利用率不高。目前學校對于檔案利用問題沒有引起足夠的重視，往往是檔案被保管后無人問津。

2.3 檔案管理制度不夠完善

學校檔案管理工作所包含的方面是很廣泛的，主要包括：行政管理、教職工管理、學生管理、教育教學管理、安全教育管理等等很多方面，學校應該將檔案管理列入學校工作計劃中去，根據學校的實際情況全面建立管理制度，對檔案管理實施規范管理。由于沒有完整、嚴格、規范的規章制度，所以很難確保學校檔案管理工作的順利有序進行。

3 強化學校檔案管理工作的具體對策

3.1 加強基礎配套設施建設，提升檔案管理信息化

面對大數據技術在檔案管理體系中的應用，學校必須要進一步提升檔案信息化建設水平：一是學校要加強資金投入，提高基礎配套設施的建設。檔案管理工作的提升必須要依賴于完善的基礎設施，因此一方面學校要加強與上級部門的溝通，爭取將資金用于進一步改造和完善檔案室。另一方面學校要加強對各種硬件的更新。例如針對學校檔案設備老化、故障頻繁的特點，需要及時購買高性能的計算機設備，以此支撐檔案信息化建設;二是要進一步強化檔案信息化建設，積極利用大數據、云計算等技術構建檔案信息管理體系，實現檔案信息的網絡化。

3.2 加強檔案資料保管，提高檔案信息利用率

檔案是學校教學管理的重要組成部分，檔案資料含有大量的信息，因此，一方面學校要加強對各種檔案信息的安全管理。學校檔案每年都會增加，因此學校要加強對各種檔案信息的安全管理，提高檔案信息的質量;另一方面要提升檔案信息的利用率。例如學校要定期對各類檔案信息進行分析，通過對歷史資料的對比剖析當前學校經營管理、教學活動、科學研究等諸多方面的不足，以此總結經驗，為推動學校的發展而提供科學決策的依據。與此同時，學校也要積極構建檔案檢索系統，通過快速檢索提高檔案查詢與利用的效率。

3.3 建立健全檔案管理機制，強化檔案管理監督

完善檔案管理制度是促進檔案管理工作的基礎，面對日益復雜的檔案管理工作，學校必須要建立嚴格的檔案管理制度：一是要健全檔案管理制度，從檔案鑒別、檔案征集、檔案的分類歸檔、檔案的裁剪裝訂以及檔案的借閱查看和檔案的責任追究多個方面建立起完善的規章制度，從而建立一套完善的檔案管理制度體系。在專業技術人員工作機制方面，要堅持集中統一、歸口管理的原則，實施學校檔案的集中、統一管理，避免由于檔案管理單位不一致造成檔案管理過于分散的情況;二是要強化檔案管理監督，進一步提升檔案管理考核評價體系。例如學校要組建教務處、紀檢室、檔案管理部等多元化的績效考核體系，實現對檔案管理工作的全面監管考核。

總之，基于檔案信息化管理的發展，學校必須要加強對檔案管理工作的管理，優化檔案信息整合，使檔案管理服務更能滿足學校各部門使用需求，檔案信息資源得到優質共享和高效傳遞。

參考文獻

[1]黃婷.從檔案功能特點探尋學校檔案管理新視覺——關于學校檔案管理與服務標準化的思考[J].中國標準化，2019年第17期.

[2]徐鋒.中職學校檔案管理存在的問題及對策[J].陜西檔案，2019年第1期.

[3]史大貴.在學校檔案管理中信息技術的應用[J].神州，2020年第3期.