從干部人事檔案專項審核工作看當(dāng)前人事檔案工作

摘 要：干部人事檔案專項審核工作是近幾年人事檔案工作的重點，針對在審核中發(fā)現(xiàn)的檔案材料存在關(guān)鍵材料缺失、基本信息記載不一致、不完整規(guī)范等問題。分析產(chǎn)生問題的原因，提出了提高檔案意識、完善制度機制、加強管檔隊伍的建設(shè)、加快推進檔案數(shù)字化等意見建議。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;專項審核;人事檔案工作

干部人事檔案是記錄干部成長和發(fā)展經(jīng)歷的重要材料[1]，是歷史地、全面考察了解和正確選人用人的重要依據(jù)。但近年來檔案造假事件屢見報端，造成了不良社會影響，損壞了干部工作的嚴(yán)肅性和公信力。從黨的十八大以來，黨中央高度重視人事檔案工作，先后分三批在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，通過對所有干部人事檔案進行全面清理和審核認(rèn)定，使檔案中涂改造假、信息不準(zhǔn)、認(rèn)定不規(guī)范、重要材料缺失等突出問題得到有效解決[2]。

貴州根據(jù)黨中央的安排和部署，積極開展了人事檔案專項審核工作，明確了審核對象從省管中層以上干部向普通干部職工全覆蓋。專項審核工作的開展，讓干部人事檔案被置于陽光下，吸取了養(yǎng)分，為人事檔案工作發(fā)展蓄積了能量，但也透露出某些問題。本文以貴州廣播電視大學(xué)（貴州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）近幾年專項審核工作為基礎(chǔ)，分析干部人事檔案專項審核中存在的問題及原因，提出解決措施，以期為做好人事檔案工作提供參考。

1 干部人事檔案專項審核中存在的問題

1.1 關(guān)鍵材料缺失

在專項審核實踐中，對每卷檔案進行逐一審查，發(fā)現(xiàn)每本檔案均存在不同程度的缺漏，尤其老同志的檔案材料缺失相當(dāng)嚴(yán)重。缺失的材料主要有：報考登記表、入團材料、轉(zhuǎn)正定級審批表、參加工作材料及工作調(diào)動材料等關(guān)鍵材料，這些材料的缺失使認(rèn)定工作非常困難。

1.2 基本信息填寫不一致

在審核中發(fā)現(xiàn)很多教職工基本信息前后記載不一致，尤其是年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等“三齡兩歷”信息。特別是年齡填寫比較混亂，普遍存在參工時間越填越早，工作經(jīng)歷越填越豐富等現(xiàn)象。

1）在出生年月的記載上。大部分由于組織掌握不準(zhǔn)導(dǎo)致填寫不一致，部分是陰陽歷換算差異導(dǎo)致填寫不一致，也存在少許因為入團、入伍、上學(xué)等有意更改導(dǎo)致的填寫不一致。2）在參加工作時間的記載上。大部分是因為檔案中本人填寫的材料按實際到崗時間填寫參工時間而組織填寫的材料按上級勞動人事部門審批時間填寫參工時間，一般上級勞動人事部門審批時間晚于干部本人實際到崗時間從而導(dǎo)致填寫不一致。3）在干部工作經(jīng)歷的記載上。大部分是因為時間長遠而記不清楚從而導(dǎo)致不同時間填寫的檔案材料記載的工作經(jīng)歷不一致，少數(shù)是因為教職工填寫的材料中記載的工作經(jīng)歷查找不到相關(guān)支撐材料，從而使本人填寫的材料和組織填寫的材料記載的工作經(jīng)歷不一致。

1.3 檔案材料不完整、不規(guī)范

檔案材料的完整規(guī)范是人事檔案管理的基本要求，在審核中發(fā)現(xiàn)，有的年度考核表和入黨志愿書本人未簽字、有的干部任免審批表缺考察材料，檔案中復(fù)印件沒有經(jīng)過核驗直接歸檔，部分材料未貼照片，有的干部履歷表家庭成員信息未填寫或無單位審核蓋章，或填寫時間晚于組織審核時間的邏輯錯誤等。

2 產(chǎn)生問題的原因分析

2.1 檔案意識淡薄，思想認(rèn)識不到位

人事檔案工作從無到有，經(jīng)歷了由粗放、雜亂到精細、規(guī)范的歷程。早期受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，從領(lǐng)導(dǎo)階層、人事檔案工作人員到廣大教職工，均存在不同程度的意識淡薄，使干部人事檔案管理的內(nèi)外環(huán)境很不理想。有的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為檔案管理工作只要看好故紙堆，保證檔案安全不丟失就行了，缺乏對檔案工作的整體規(guī)劃和建設(shè)投入。在人員的配備上，由于崗位設(shè)置上隸屬人事部門，故人事檔案員由組織人事部門工作人員兼任，無專職人員潛心研究、開展人事檔案管理工作，而兼職檔案人員也存在檔案意識不強烈，觀念淡薄，致使人事檔案工作無實質(zhì)性進展;加之教職工本人檔案意識淡薄，認(rèn)為檔案對自己發(fā)展作用不大，在組織人事部門要求填寫的各類歸檔材料時填寫隨意，從而導(dǎo)致不同材料基本信息填寫不一致，材料信息不完整、不規(guī)范等。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理工作是一項專業(yè)性、科學(xué)性很強的工作，也是一項繁瑣、細致的工作[3]。然而，很多單位卻沒有配備專職人事檔案管理工作人員，即使有也是非檔案學(xué)專業(yè)且以臨近退休人員居多，大多數(shù)由組織人事部門工作人員兼任，未接受過專業(yè)系統(tǒng)教育，整體素質(zhì)不高，對人事檔案工作不專業(yè)，工作開展不具有系統(tǒng)性、規(guī)范性和開拓性，并且人員極不穩(wěn)定，流動性大，根本不能滿足檔案管理工作的需要，被動開展工作，往往是來什么材料就收什么材料，等材料積壓很多后，集中整理歸檔，很少鑒別檔案材料內(nèi)容是否真實、信息是否完整、手續(xù)是否規(guī)范，也不會檢查檔案材料是否完整齊全，更不會對人事檔案工作提出具有建設(shè)性的規(guī)劃和建議。

3 做好當(dāng)前人事檔案工作的意見和建議

3.1 加大教育力度，提高檔案意識

人事檔案一般由組織人事部門管理，而檔案材料有很大一部分都在組織人事部門形成，所以組織人事部門應(yīng)將人事檔案管理相關(guān)知識納入本部門政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)內(nèi)容，增強他們的檔案意識，把好材料形成關(guān)。同時，將有關(guān)檔案法律規(guī)定和歸入檔案材料填寫要求納入新進人員入職培訓(xùn)內(nèi)容，提高他們的檔案意識，使他們知敬畏，慎下筆，保證以后填寫的歸檔材料內(nèi)容真實、完整，書寫規(guī)范。

3.2 完善制度機制，把好檔案材料入口關(guān)

檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案法律規(guī)定，結(jié)合自身實際，完善檔案收集、送交、鑒別、核查、傳遞、查（借）閱、保管保密及檔案管理人員工作職責(zé)等日常管理制度，以制度促管理。同時做好機制完善工作，建立干部人事檔案管理工作聯(lián)動機制，以干部人事檔案專項審核為抓手，使檔案管理部門與材料形成部門之間形成聯(lián)動，把好材料入口關(guān)，防止和減少新的檔案造假、檔案材料不完整齊全、制作不規(guī)范、信息不真實不準(zhǔn)確等問題。

3.3 加強管檔隊伍的建設(shè)

近年來人事制度改革不斷深化，干部人事檔案管理工作對管檔人員的要求越來越高。各單位要引起高度重視，一定將政治可靠、責(zé)任心強、作風(fēng)正派的優(yōu)秀人員選出來，特別應(yīng)吸納、招考檔案專業(yè)優(yōu)秀人員開展工作，配齊配強管檔隊伍，有針對性建立檔案管理人員工作激勵機制，加強人事檔案業(yè)務(wù)技能和理論知識培訓(xùn)。同時，打破傳統(tǒng)觀念，鼓勵人事檔案管理人員走出去，邀請專家學(xué)者來講學(xué)，多與同行溝通交流，拓展視野，以適應(yīng)新時期干部人事檔案管理工作需要。

3.4 加快推進人事檔案數(shù)字化

人事檔案數(shù)字化是開發(fā)檔案信息資源、防止檔案涂改造假、提高檔案利用效率的重要技術(shù)手段。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)為人事檔案帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，人事檔案工作應(yīng)順勢而為，將業(yè)務(wù)工作與信息技術(shù)有機結(jié)合，加快推進人事檔案數(shù)字化，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化。同時，檔案數(shù)字化后，不僅可以緩解部分單位管檔人員不足的困難，而且也能使人事檔案管理人員從部分繁瑣的工作中解放出來，有更多的時間和精力從事檔案業(yè)務(wù)研究，從而提高檔案服務(wù)效率和質(zhì)量。

參考文獻

[1]楊永剛.新時期領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)研究[J].山西檔案，2018（6）.

[2]楊國欣.淺談干部人事檔案專項審核工作[J].科技展望，2016（4）.

[3]明文梅.高校干部人事檔案“三齡兩歷一身份”認(rèn)定審核的有效途徑[J].中國冶金教育，2014（6）.

作者簡介

安明彩（1982-），女，土家族，貴州思南人，本科，助理館員，主要從事人事檔案管理工作。