加強企業檔案管理體系建設措施

摘 要：企業檔案是企業研發、生產經營、科學管理等活動中總結、歸類、收藏所形成的企業的寶貴財富，對企業的生存與發展起著重要的作用。加強企業檔案管理體系建設，在依法治檔的基礎上做好檔案保障性體系構建，并合理運用信息化技術手段，實現企業檔案規范管理與有效利用。

關鍵詞：企業檔案;體系建設;措施

1 依法建立與完善企業檔案管理組織與制度體系

我國《企業檔案管理辦法》是由國家檔案局、國家經委、國家計委聯合頒布的，本辦法是以國務院關于加強企業管理和改善檔案工作的要求為基調，以進一步加強企業檔案工作為前提，以企業提高經濟效益服務為目的所制定的。建立企業檔案歸檔管理制度包括建立歸檔管理規定和各部門歸檔范圍，參照上級單位的制度制定，企業可根據實際工作情況逐步制定和完善本企業的《檔案管理辦法》，設立檔案保管、查詢、鑒定、銷毀、統計、利用、應急預案、保密等各項管理制度，歸納包括檔案工作規章、檔案管理制度和檔案業務規范三大制度體系，以及文書、科研、基建、設備、會計、實物、聲像、產品等業務檔案管理規則。

檔案工作規章是按照企業實際工作出發來明確檔案工作在企業管理工作中的重要地位和作用;檔案管理制度是企業主管檔案工作的職能部門制定的企業檔案管理規定;檔案業務規范重在規定企業檔案管理的具體操作辦法。在三項制度體系建設中，要注重實際可操作性，不斷去改進、優化各項制度中存在的問題，保障制度的有效發揮，真正做到“依法治檔”，確保企業檔案管理工作規范運行。

2 企業檔案管理體系構建

檔案是一個企業的歷史記載和發展見證，每一個企業都離不開檔案。企業擁有科學規范的檔案管理體系關系到企業的長遠發展，如何加強企業檔案管理體系建設是亟待解決的問題。

一是高度重視檔案工作的價值。檔案工作是通過收集、整理、歸檔企業發展、項目管理運營中帶有文字、圖紙、聲像等具有保存價值的各種載體的文件材料，檔案工作的基礎來源于收集，目的是方便利用，服務于企業的經營管理決策。企業檔案是一個企業的整體發展狀況和經營成果的縮影，企業領導者要充分認識到檔案工作所具有的巨大價值，將檔案工作納入企業重點工作之列，促進檔案管理工作成效與企業經營管理的雙向結合，發揮企業檔案工作的職能，在企業形成檔案工作重要性的統一認識，保證檔案工作的順利開展。

二是配強配齊檔案工作人員隊伍。企業根據工作實際要成立檔案管理職能部門，設立檔案管理工作領導小組，領導小組成員要由企業相關領導、檔案職能部門、各項目部門負責人組成檔案工作的領導小組，并配備與企業研發、生產管理、經營等相適應的專職檔案管理人員和各項目相關的兼職人員，按照“統一領導、分級管理”的原則，選擇思想素質高、業務能力強、踏實敬業、勤奮鉆研的人員充實到檔案管理隊伍當中，加大檔案管理人員的業務培訓，不斷提升檔案業務技能，為檔案管理體系建設提供堅實的組織保障。

三是提供完備的物質保障。檔案管理工作的有序開展還需要檔案室硬件設備的有力支撐，正規檔案室、檔案庫房、業務技術用房、閱覽及陳列室、檔案保管裝具、安全保護設備、技術設備等基礎物質條件，除此之外，為進一步規范和提高企業檔案管理工作，企業可以引進查閱記事本等先進智能檔案管理設備，查閱記事本可以詳細記錄查閱、復印相關檔案的時間、檔案號、單位名稱和查閱人信息等，使檔案管理更加嚴謹規范。由于檔案資料涉及企業機密，企業需要配備一定的安全防護措施，更大程度保障檔案的安全，不斷提升檔案工作管理水平。

四是細化檔案工作管理體系。檔案管理工作在企業的價值體現需要依托“領導重視，全員參與、依規辦事、發展創新”的工作原則，制定出科學的檔案管理制度與檔案管理規定。企業要立足于檔案管理的經驗總結，制定具體細化、可操作性強的管理措施，將檔案管理納入企業重點發展規劃和計劃之中，細化到各部門的工作開展范疇之內，構建起“制度完善、管理規范、操作方便”的檔案管理長效機制，制定適合企業的《檔案管理制度》、《檔案工作規章》、《檔案考核制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案管理系統操作制度》等一系列制度，同時細化檔案業務規范和檔案收集渠道，包括《檔案整理規范》、《檔案分類編號辦法》、《特殊載體檔案管理規范》等，在嚴格執行上級管理制度的同時，及時梳理和改進企業現有的各項檔案管理制度，針對不健全、不合時宜的管理制度進行及時的完善與修訂。

五是規范檔案管理流程。企業檔案管理人員要對管理流程有明確的認識，在堅持實事求是的原則基礎上，按照一系列流程完成企業檔案管理的程序，定期下達《歸檔任務書》，認真收集具有保存價值的文件、聲像資料，從檔案的收集整理、立卷歸檔、保管統計、借閱等環節進行全面梳理和歸類，以高度負責的態度做好資料分類歸納和裝訂完整，目錄、頁碼清晰，檔案臺賬詳細登記，以確保檔案收集齊全、整理規范，保管有序，方便借閱和利用。檔案職能部門和領導小組要定期進行檔案管理規范檢查，從檔案的歸納、整理及上傳，以及企業各項目的資料收集和整理逐一檢查指導，并對檔案管理人員提出要求，按照相關制度進行編制目錄、統一編號及歸檔。在檔案管理工作嚴格實行責任制管理，明確責任到個人，不斷加強檔案管理的制度建設，提高企業檔案管理的質量。

六是提高檔案資源實用價值。構建企業檔案管理體系的目的是發揮檔案資源在企業中的價值與使用價值，針對企業中檔案建設中存在的各類問題，如僅僅局限于檔案業務工作、檔案工作流于表面與形式、檔案工作缺乏實用性與創新新等問題都是反映了檔案資源在被極大的浪費。每個企業應該根據自身不同的需要設定不同的檔案管理體系，并把檔案資源真正作用于企業管理與發展決策當中，統籌協調各部門和全體企業員工認識到檔案資源的重要性，提高檔案資源的“利用率”和適用性，讓檔案資源真正在企業有用武之地。

七是完善信息化技術管理。隨著信息時代的不斷深入，檔案管理工作也必將邁入信息化、科學化的新時代，檔案工作發展的方向和最終目的是實現檔案資源的全面整合和網絡共享，通過采用檔案信息化管理建立企業與企業外合作單位、企業與企業內所屬各部門的相互鏈接，通過創建數字化檔案室與檔案登記備份，構建檔案信息的網絡化收集、管理、存儲、服務等各環節的管理體系，加大檔案的使用價值，實現企業內外部信息的統一化管理。在檔案管理工作中，要求檔案管理的專職人員在熟悉紙質文件檔案管理的相關業務技能基礎上，也要熟練掌握檔案管理的信息化技術，全面提高檔案管理業務操作水平。同時，企業要做好安全管理與責任追究制度，包括將電子檔案安全保管體制和電子檔案與紙質檔案雙配套的保障措施，安全有效的實現檔案管理的電子化和信息化，促進檔案管理工作更高效發展。

3 結束語

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。隨著檔案改革工作的深入，企業檔案管理體系建設的不斷完備，企業將從價值、制度、人力資源、硬件配備、信息技術開發等全方位持續推動檔案管理工作的改進和向前發展，隨著檔案管理工作的進一步發展，檔案管理體系建設將得到不斷的完善和提高，企業檔案將不僅是對企業經營活動和管理變動的歷史記錄，更是企業發展決策的有力依據，越來越多的企業將認識到建立科學規范的企業檔案管理制度，正確安全的管理企業檔案，并作為企業發展中的重要后備力量，從根本上促進企業健康、持續發展。

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作者簡介

丁平（1974-），女，漢族，陜西西安人，本科，副經濟師，中國石化銷售陜西公司，研究方向：辦公室秘書職業技能、企業檔案管理研究。