新時代下企業檔案信息資源的開發與利用分析

朱良毅 杜昕

摘 要：本文從企業檔案信息資源開發利用的重要性出發，對目前企業在實現檔案信息資源開發利用中存在的一些主要問題進行了分析，并提出了加強企業檔案信息資源標準化等有效對策。

關鍵詞：企業;檔案信息資源;開發利用

在新時代的今天，企業檔案信息越來越受到各企業的重視。目前，對于檔案信息的開發與利用已不再局限于提供檔案原件、檔案復制品、檔案匯編、表冊等舊方式，而是出現一些新的時代特征，例如檔案部門對知識管理的重視，并通過建立電子商務平臺將檔案資源整合產生知識化產品等。

1 企業檔案信息資源開發利用的重要性

1）推動企業檔案事業發展。就目前現狀而言，很多企業對于檔案信息只是一味地注重對信息的收藏，但是卻忽視了對檔案信息的利用。要想讓企業能夠更好的實現檔案信息資源開發利用，那么就要對傳統檔案工作觀念進行一次根本轉變，這樣不僅可以簡化利用檔案的手續，開闊利用檔案的領域，而且在廣泛的企業實踐中，也必將能夠促進檔案事業向更高的水平發展。

2）輔助企業領導控制和決策。企業檔案可以更好地反映企業的發展歷程，是企業重要的資產，可以輔助企業高層決策。同時，檔案信息資源的連續性，又為企業的人、財、物和信息的控制提供了知識監督體系，為企業危機控制提供支持。例如企業會計檔案對財務運轉的控制，科技檔案對企業知識產權的控制等。

3）促進企業市場拓展。企業檔案客觀形象、真實具體地再現企業在科研、生產、建設、管理等各方面的工作，真實記錄企業建設各個時期發展的面貌和歷程，它們可以更好的為企業之后的發展提供信息資本。企業檔案信息資源的開發利用做到位，在招投標、產品營銷、制定發展策略和企業轉型等方面，兼具很好的憑證及信息支持作用，是企業開拓市場的堅強后盾。

2 企業檔案信息資源開發利用的問題分析

1）缺乏數字化建設的統一標準。傳統的檔案管理基本上都是采用紙質檔案進行管理，但是隨著網絡化和數字化的不斷加深，檔案信息管理也開始向紙質檔案和電子文件并舉的模式發展。在這個重要的檔案信息管理的轉變時期，全國并沒有一個統一的技術規范，這便使得企業檔案信息資源數字化建設無法順利的進行。對此，國家便制定了相關的標準，比如《紙質檔案數字化技術規范》。如今，企業檔案信息資源數字化采用的方法便是先進行信息的錄入，再對信息進行拍照，最后通過掃描儀進行上傳。因為信息錄入的快慢不同，相機和掃描儀給出的圖片質量不同，占用的空間大小也不一樣。因此，建立統一標準是企業檔案信息資源數字化建設的必然要求。

2）開發利用與知識產權的矛盾。企業檔案信息資源開發離不開檔案管理者的努力，它是檔案管理者的智慧結晶。因此，企業要重視起知識產權的保護。但是，如果把企業檔案信息資源都認定成為企業的知識產權，那么對于企業檔案信息資源利用率便會受到嚴重的影響;反之，如果把一些沒有確定知識產權的檔案信息，在網絡上提供利用，那么就會使得這些檔案信息無法得到知識產權保護。因此，對于該如何把檔案信息進行產權的認定，這個度很難進行把握，而且也沒有明確的法律法規進行限定。因此，在網絡時代企業檔案信息資源開發利用與知識產權保護之間的矛盾還沒有得到有效解決。

3）缺少復合型人才。檔案信息管理工作并不是一項簡單的工作，這項工作對于工作人員有著較高的要求。但是，目前很多企業的檔案管理人員并不是很符合檔案管理者的要求，他們知識結構相對較為單一，雖然他們對于傳統的檔案管理工作做的很好，但是在如今的新環境下，他們現有的知識結構和能力還有所欠缺。而且，目前很多檔案管理者負責的僅僅是對檔案信息進行刪除更新等工作，一旦系統出現問題，檔案管理者便不知如何處理。因此，要加強對檔案管理者相關技術培訓，讓相關工作者可以成為綜合性人才，更好的為企業檔案信息管理獻出一份力量。

4）利用意識薄弱。在美國，如果檔案機構沒有把相關的檔案信息及時的向外提供，那么這家檔案機構很有可能會被告上法庭。但是在我國，我們根據網站的瀏覽量便可以發現，我國目前對于企業檔案信息資源利用的意識并不是很大。其實主要的原因便是，人們對于企業檔案機構并不是很了解。現在企業檔案機構的主要任務還是堅持把黨政職能服務放在首要位置，館藏的檔案信息基本上都是各種黨政文件，民生類的檔案信息相對較少。正是因為這種狹隘的服務層面使得公眾無法正確的認識企業檔案工作性質。而且，公眾如果想利用企業檔案，手續會比較復雜繁瑣，因此公眾不愿去利用企業檔案信息資源。

3 企業檔案信息資源開發利用的對策研究

1）加強企業檔案信息資源標準化。在網絡的大環境下，人們收集信息的渠道變的越來越多。面對眾多的信息資源人們更加看重一些高質量的信息資源，因此，企業檔案信息資源在進行開發利用的時候一定要把高質量放在重要的位置，這樣才能夠讓企業檔案信息資源變的更具有吸引力，才能夠吸引到更多人進行訪問，讓需要的人可以獲取到準確無誤的資源信息。所以，企業檔案信息資源最好要做到統一標準，這樣才能夠為網絡環境下企業檔案信息資源開發利用提供保障。其中特別要統一信息資源數字化建設工作的內容以及載體的標準，確保企業檔案信息資源質量和規范化的管理，只有這樣才能保證正常、高效地提供利用。

2）制定網絡環境下開發利用法規。在網絡環境下，各種信息魚龍混雜，而且對于網絡這種虛擬世界，企業很難實現有效的管理。因此，企業檔案事業主管部門要及時的對相關制度規定以及法律進行制定，這樣才能夠更好的對企業檔案信息資源開發利用進行維護，同時還需注意法律法規的制定不能和其他法律有沖突，最好能夠做到無縫銜接，讓制定出的法律可以更加合理，從而促進和實現網絡環境下相關的企業檔案信息資源開發利用法律體系不斷的完善。企業擁有一套權威有效的法律體系，可以使企業檔案信息資源開發利用在新時代下做的越來越好。

3）培養復合型企業檔案管理人才。如今的互聯網時代，知識每日都在更新換代，這便在無形之中對企業檔案工作者提出新的要求，因此，相關工作者的知識結構要及時的進行改變和完善。當企業檔案工作者能夠擁有一個較為全面的知識結構，那么檔案信息管理工作便能做的更好，如果工作人員僅僅依靠以前的知識結構，那么對于檔案信息開發便不會做到很全面，使得檔案信息利用也不充分，而且對于已經開發的信息資源便很難進行有效的管理，自然而然便無法更好的完成檔案信息管理工作。因此，在檔案信息管理中，相關工作者的知識結構也是至關重要的，對于相關工作者的知識結構進行調整變的必可不少。所以，企業要定期對相關人員進行培訓，保證檔案信息管理工作順利進行。

4）加強企業檔案信息資源的利用服務。在如今的互聯網時代，企業檔案網站作為企業檔案信息資源的一個重要提供窗口，使得企業獲得相關的檔案信息變的更加高效便捷，同時這種網絡服務平臺也日漸成為當下最流行的一種便捷服務方式。同時，在對企業檔案信息網站進行創建的時候一定要把“人”放在第一位，要堅持以人為本，充分考慮用戶感受，堅持用戶至上，對于用戶的需求要進行及時的了解，這樣才能夠更好的滿足用戶的需求。對于網站的各個功能要盡可能的做到用戶好上手，好操作，讓用戶可以更流暢的訪問與利用。因此，網站在設計的時候，不僅要考慮到版面的設計，還要考慮到各個功能的設計，同時還要及時的對網站設計進行評估，讓網站可以變的更加完善，從而更好的滿足用戶需求。

參考文獻

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